Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Еще одно преимущество размещения текста прямо в теле письма, а не в документе Word, – размер файла. Как и в случае с форматами изображения и звука, один из способов оценить текстовый формат – измерить количество битов, с помощью которого передается нужное сообщение. В теле письма сообщение занимает 122 байта. (Каждый символ письма передается одним байтом, который состоит из восьми битов.) Если в Word набрать только повестку совещания, без приветствия и подписи, то получится файл, который весит почти 30 килобайт, то есть 30 тысяч байт, а значит, такое же сообщение отнимает в 200 с лишним раз больше оперативной памяти [23] .

23

Тест проведен с программой Microsoft Word для Mac 2011, версия 14.0.0.

Текстовые форматы: Word

У многих вызывает справедливое недоумение, почему же Word создает такие большие файлы для простых сообщений. Ответ таков: Microsoft Word не предназначен для создания цифрового текста, он создает бумагу.

Когда в середине 1980-х годов появился Word, персональные компьютеры мало чем отличались от навороченных печатных машинок. У большинства пользователей не было доступа к электронной почте или интернету, поэтому почти единственной причиной что-то набрать на компьютере была последующая распечатка на бумаге. Word стал одним из самых популярных инструментов для печати компьютерного текста, так как он включал такие функции, которые до него были доступны только в профессиональных мастерских: разные шрифты, линейки, ориентация документа и т. д. [24]

24

Тогда многие пользователи впервые столкнулись со шрифтами. Термин «шрифтовая перегрузка» получил новое значение примерно в это время: многие пользователи Word стали писать письма к Рождеству, рассылки новостей своего района и другие документы, причем каждое предложение было набрано при помощи разных шрифтов, кеглей и стилей.

Прошло двадцать лет, а Word во многом все тот же. Хотя у него прибавились и другие функции, по сути своей это все еще инструмент для распечатки отформатированного текста на бумаге. Неудивительно, что в некоторых версиях Word первое, что видят пользователи при открытии нового документа, – две масштабные линейки сверху и слева от основного текста. Линейки имеют значение только для размеров бумажного листа, на котором будет распечатан текст. В цифровую эпоху это анахронизм [25] .

25

Особенно неприятное напоминание о различной канцелярии появилось в конце 1990-х, когда Microsoft добавил в Word и другие офисные программы Клиппи – анимированную скрепку. Она появлялась неожиданно и непрошенно и с готовностью предлагала пользователю что-нибудь сделать. Необоснованное вторжение в работу было настолько противно пользователям всего мира, что в течение нескольких лет Microsoft все же убрал Клиппи или, по крайней мере, отключил этого «помощника» по умолчанию.

Конечно, мировые корпорации сейчас изводят больше бумаги, чем когда-либо. Часто это объясняется всего лишь недостатком цифровой грамотности: пользователи печатают файлы, просто потому что не знают, как организовать файлы в цифровом варианте или выложить их в интернет. Как и другие непродуктивные методы работы, которые мы обсудили ранее, это можно устранить, как только большинство пользователей овладеет цифровой грамотностью. Полностью «безбумажный офис», возможно, недостижим для большинства компаний, но сократить потребление бумаги с текущих уровней, разумеется, можно.

Тем не менее бывают исключительные ситуации, когда текст должен быть напечатан на бумаге. Наиболее яркий пример, на мой взгляд, – юридический контракт: его нужно распечатать, чтобы можно было расписаться. Разделы и подразделы языка договоров отлично подходят к возможностям форматирования в Word, и большинство юристов с другими программами и не работают. Но у обычного пользователя мало причин превращать цифровой текст в бумажный. Создание и распространение текста на битовой основе быстрее, проще, дешевле, экологичнее и вообще лучше, потому что такой способ не требует корчевать деревья и пользоваться химикатами. В цифровую эпоху Word чаще всего служит неправильным выбором для создания текста.

Еще одна проблема с Word – его многочисленные версии, несовместимые между собой. Точнее говорить о форматах документов Word, поскольку каждая новая версия Word (а они появляются примерно раз в два года) выходит вместе с новым, несколько отличающимся форматом. Предыдущие версии Word не могут открыть файлы в новых форматах, и пользователи вынуждены покупать новые, улучшенные версии, даже если не нуждаются в появившихся в них функциях. Этот «эффект замка» Microsoft использует уже много лет, продавая миллионы экземпляров своих программ.

Но какой же тогда наилучший формат файлов для цифрового текста? Если документы Word слишком тяжелые и неэффективные, есть ли альтернатива? Пользователям нужно что-то более серьезное, чем «текст в теле письма», особенно учитывая, что большинство текстов создаются все-таки не в процессе написания электронной почты. К счастью, такой формат есть. Он называется ASCII, и им пользуются почти всегда с момента появления компьютеров.

Текстовые форматы: ASCII

ASCII (произносится «аск-и-и») примерно соответствует буквам, цифрам и символам на компьютерной клавиатуре: от A до Z, в верхнем и нижнем регистре, цифры от 0 до 9 и наиболее часто употребляемые знаки препинания. Текст, который создается с помощью таких символов, известен как текст ASCII, а файл, состоящий только из символов ASCII, – как файл ASCII. Расшифровка аббревиатуры ASCII не имеет значения, но если вы хотите впечатлить технаря, то она такова: это American Standard Code for Information Interchange (американский стандартный код для обмена информацией).

ASCII – самый простой возможный текстовый формат, так как он состоит только из текстовых символов. (Поэтому ASCII часто называют форматом «только текст».) Файлы ASCII не содержат шрифтов, стилей, цветов или форматирования. Вот почему ASCII-сообщение настолько меньше по объему, чем документ Word с тем же текстом. В документы Word входят данные для печати.

ASCII создан раньше, чем Microsoft Word: он был разработан в 1970-1980-е годы для зарождающегося интернета [26] . Простота формата ASCII очень ценилась, потому что канал передачи был еще слабым. (Нынешние файлы Word оказались бы для него просто огромными.) Сейчас почти любое устройство, которое вообще распознает цифровой текст, читает и ASCII: компьютеры, наладонники, мобильные телефоны, даже сам Microsoft Word – одним словом, все, что работает с текстами. Этот формат не наделал много шуму в прессе и не обогатил создателей, зато стал одним из самых полезных и широко распространенных технологических средств.

26

Фильм «Матрица» содержит отсылку к ASCII: компьютеры главных героев показывают постоянный поток зеленых символов на черном фоне – картина, знакомая всем, кто пользовался компьютерами до середины 1980-х.

Эти два текстовых формата фактически противоположны друг другу: ASCII небольшого размера, элегантен и совместим со всем. Word тяжелый, медленный, созданный без заботы о пользователе. Как и формат AAC, поддерживающий DRM, Word создавался с мыслями о прибыли. Единственный владелец формата Word – это Microsoft, поэтому ни одно программное приложение не может читать или писать в Word, если Microsoft этого не разрешит. (Такие инструменты, как Google Docs, могут делать это только потому, что их создатели сумели расшифровать структуру формата, чтобы их программы были совместимы с Word.) ASCII, напротив, – общественное достояние, этот стандарт доступен бесплатно и используется десятилетиями.

Создание ASCII

Большинство пользователей создают текст в формате ASCII, даже не зная об этом, когда пишут электронные письма. Все почтовые клиенты могут создавать текст в ASCII, многие из них – по умолчанию. (Письма в ASCII отправляют и большинство наладонников, мобильных телефонов и других устройств с возможностью передачи текста.)

Но создание ASCII – это не обязательно отправка письма. Иногда пользователям просто нужно набрать текст – заметки с совещания, к примеру, – чтобы сохранить его для себя или распространить дальше, но при этом не печатать. Для этого необходима программа, которая направлена на создание и сохранение текстовых файлов без пересылки их по почте. Это текстовый редактор — приложение для текстовых файлов в ASCII. Для каждой платформы есть несколько вариантов: