Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
Шрифт:
• исходящие письма (сообщения, которые пользователь пишет и адресует другим членам команды, менеджеру или клиенту);
• заметки с совещаний, которые пользователь делает в текстовом редакторе или Word и сохраняет на жесткий диск;
• заметки с совещаний, которые делают другие члены команды и рассылают по электронной почте как вложения;
• черновики отчетных документов (контракты, таблицы, презентации) и последующие их редакции;
• согласованные, одобренные и представленные версии этих документов.
Для управления этими информационными потоками большинство пользователей, увы, принимают решение, которое кажется наилучшим в краткосрочной перспективе: оставляют биты там, где те были изначально созданы. Это «организация по умолчанию» –
• входящие письма остаются в почтовом ящике вместе со всей остальной входящей почтой, имеет она отношение к проекту или нет;
• исходящие письма остаются в папке «Отправленные» вместе со всеми остальными отправленными пользователем письмами, имеют они отношение к проекту или нет;
• заметки с совещания находятся там, куда Microsoft Word решит вдруг поместить файл, когда пользователь нажимает кнопку Save («Сохранить»), – обычно это рабочий стол или забитая папка Documents («Документы»), где уже могут находиться самые разные файлы, обычно не имеющие отношения к делу;
• отчетные документы – черновики, редакции и финальные версии – могут оказаться вообще где угодно, в зависимости от того, в какой программе они создавались; они могут храниться в качестве вложения в почтовой программе, на рабочем столе, в корневой папке Documents («Документы») или в пространстве общего доступа, которое используется командой проекта: интранете, экстранете [36] или рабочем пространстве на базе веб-приложений.
Итак, при организации по умолчанию файлы разбрасываются по множеству разных мест, так что найти нужный файл сложно и занимает много времени. Если кто-то спрашивает: «Где последняя версия того файла PowerPoint, над которым мы работали всю прошлую неделю?», то сотрудникам приходится проверять папку «Входящие», особые папки для писем по проекту, рабочие столы и интранет – и это только наиболее вероятные места хранения. Более того, возможно, придется сравнивать версии пользователей, чтобы понять, какая из них нужная. Без самодисциплины при хранении файлов документ может оказаться где угодно, под каким угодно названием и среди сколь угодно большого количества совершенно ненужных файлов.
36
Корпоративный портал или другая защищенная часть интранета. Прим. науч. ред.
Напротив, хранение файлов в папке проекта в файловой системе обеспечивает быстрый и простой доступ к ним. Это сродни безотказному методу никогда не терять дома ключи – всегда, едва переступив порог, класть их в одно и то же место. Если что-то должно находиться в одном конкретном месте и пользователь всегда кладет его именно туда, то вопрос о том, чтобы найти этот предмет позже, просто не стоит. Цель грамотного с точки зрения цифровой грамотности управления файлами, таким образом, состоит в том, чтобы сократить число возможных мест нахождения данного файла, а в идеале вообще хранить все файлы, имеющие отношение к проекту, в одной папке.
Учитывая различные рабочие среды и разные требования, которые накладываются на пользователя или команду проекта, цель свести все к одной папке порой недостижима. Например, в командах проекта от пользователей порой требуется хранить некоторые файлы на своем компьютере, а другие – в общем рабочем пространстве. Но даже в этом случае нужно помнить о цели – сократить количество возможных мест нахождения данного файла. Если же речь идет об индивидуальном пользователе, то идеала часто можно достичь.
Резюмируя, отметим два основных преимущества данного подхода.
1. Проще найти данный файл проекта, поскольку он может
оказаться только в одной папке файловой системы. Нет необходимости искать во всем компьютере. А когда пользователь открывает папку проекта, имена файлов, присвоенные по принципу цифровой грамотности, значительно упрощают поиск нужного файла.2. Файлы, которые хранятся в файловой системе, легко перемещать, в отличие от электронных писем, которые находятся в почтовом клиенте и ограничены только этим приложением. Файлы легко переносятся в пределах файловой системы. Легко делать их резервные копии, делиться ими с друзьями или коллегами или перемещать на другой компьютер, даже на другую операционную систему [37] .
37
При переносе файлов есть два очень ценных инструмента: архиватор, который создает сжатый zip-архив из множества файлов, и USB-накопитель (флешка), на котором файлы физически перемещаются на другое устройство.
Еще один способ сократить количество возможных мест нахождения файла – избегать использования подпапок.
О подпапках
Подпапок внутри папок проекта в целом лучше избегать, они полезны только в определенных ситуациях. Это правило, возможно, трудно соблюдать тем пользователям, которые любят чрезмерную организацию папок – на подпапки, на подподпапки и т. д. Вообще-то от такой многоуровневой иерархии мало пользы. Цель цифровой грамотности состоит в том, чтобы сократить время на организацию труда, дабы увеличить время на более полезные занятия – например, собственно на труд и жизнь вне работы. Обычно подпапки не улучшают систему цифровой грамотности, если файлы и так названы соответствующим образом и все находятся внутри одной и той же папки проекта.
Однако есть и исключения. Подпапка-другая могут порой служить для конкретных нужд. Например, папка проекта может содержать одну или несколько подобных подпапок.
• Папка Оld («Старое») для настолько старых файлов, что они больше не имеют значения, но все же должны быть сохранены. Если проект рассчитан на много лет, то вместо папки «Старое» могут выступать годовые папки – «2011», «2012» и т. д., в которых находятся файлы проекта за эти календарные годы. (К тому же это позволяет не вводить год в название файла, поскольку их нахождение в соответствующей папке и так будет говорить само за себя.)
• Папка Deliverables («Отчетность») для документов, которые были представлены клиенту и приняты им (или руководителем, или другим получателем.) Названия этих файлов не должны включать слово Final («Финальный»), ведь нахождение файла в папке «Отчетность» и так подразумевает, что это последние версии файлов. Если завести такую папку, то гораздо проще будет найти самые важные документы проекта и отличить их от множества ненужных черновиков, раскиданных по проектной папке. Однако должно быть железное правило: переносить файл в папку «Отчетность» можно только после того, как клиенты подтвердят, что приняли его в качестве итогового.
• Папка Сlips («Вырезки») содержит информацию о проекте в прессе: это может быть либо упоминание имени клиента, либо статья по относящейся к проекту теме, к которой полезно обратиться впоследствии. В этом случае папка «Вырезки» функционирует как категориальная, она содержит поток информации конкретного типа, и названия файлов в ней могут быть менее жесткими. О категориальных папках мы поговорим далее.
Категориальные папки
В отличие от папок проектов, в которых содержится много различных типов файлов, относящихся к одному проекту, в категориальной папке существует только один тип файлов. Хотя иногда категориальная папка может находиться внутри папки проекта (как в случае с папкой «Вырезки», приведенном выше), большинство категориальных папок расположены на первом уровне корневой папки вместе с папками проектов.