Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Тема, в отличие от инициалов автора и даты, факультативна. Хотя ее указывать обычно полезно, некоторые файлы не настолько значительны, чтобы пользователь тратил силы на введение темы. Например, сохраняя обычное письмо от Джона Смита, я могу просто назвать его js-0925.txt, а если в течение дня он послал их несколько, то я воспользуюсь нумерацией: js-0925–1.txt, js-0925–2.txt и т. д.

Расширение

Большинство программ Windows автоматически добавляет расширение файла (например, txt или pdf из примеров названий выше) при его создании, так что пользователям не приходится его вводить. На компьютерах с Mac расширение обычно не нужно, если файл будет использоваться только на Mac. Но если пользователи Mac хотят поделиться своими файлами с пользователями Windows, следует вручную добавить расширение, поскольку Windows оно необходимо, чтобы знать, каким приложением его открывать [32] .

32

Пользователи Mac должны знать такие приложения:.doc для файлов Word, ppt для файлов PowerPoint, xls для файлов Excel, txt для текстовых, pdf для файлов PDF и. htm или. html для используемого в интернете HTML. Не понимаю, зачем операционной системе в XXI веке нужны расширения файлов, созданные для компьютеров 1960-х годов, но так уж есть.

Подчеркивания в названиях файлов

Хотя изложенная схема именования файлов обычно удобна, есть несколько особых видов файлов, ради которых стоит сделать исключение. Имена этих файлов можно начинать с подчеркивания.

В любой папке обычно бывает файл или два, которые вы открываете гораздо чаще остальных. И названия этих популярных файлов можно начать с подчеркивания, чтобы они при сортировке по имени оказывались в самом верху списка. Таким образом, добраться до таких файлов будет проще и быстрее. Когда вы заходите в папку и нажимаете клавишу пробела, сразу выбирается верхний файл, и теперь его можно открыть одним нажатием клавиши.

В своих папках для проектов, например, я часто создаю файл под названием _contact («_контакты») с контактной информацией всех, кто причастен к проекту. Без такого специального файла контакты могли находиться в самых разных местах – в адресной книге, в общей базе данных или вообще на каком-нибудь сайте. Файл _contact упрощает мою задачу: каждый раз, когда мне нужно найти чью-то почту, телефонный номер или почтовый адрес, я точно знаю, где его искать. Более того, данных в этом файле ограниченное количество, как ограничено число участников проекта. Вместо того чтобы искать в адресной книге среди нескончаемого списка контактов, я открываю _contact и сразу нахожу нужного человека. Эту хитрость можно использовать и для создания, например, файла расписания _schedule («_расписание»), если часто приходится сверяться с расписанием проекта. Но помните, что файлы с подчеркиванием работают только тогда, когда они являются исключением, а не правилом. Чем меньше таких файлов в папке проекта, тем они важнее.

Текущие файлы: файлы основы и файлы-журналы

Отличительное качество файлов с подчеркиваниями, помимо собственно их названия, состоит в том, что пользователи постоянно их редактируют. Именно поэтому имена этих файлов не содержат даты. Напротив того, файл, названный в соответствии со схемой именования, содержит в названии дату создания, потому что это «однодневка» или моментальный снимок информации за конкретный день.

Есть два вида текущих файлов – файлы основы и файлы-журналы. (Все файлы с подчеркиваниями относятся к текущим, хотя не все текущие файлы нужно начинать с подчеркивания.)

Файл основы – это любой файл, который пользователю нужно постоянно редактировать, вносить в него изменения и сохранять их в том же файле. Имя файла основы не содержит даты, поскольку информация в нем может относиться к разным датам. Например, файл _contact, описанный выше, – файл основы, поскольку пользователь может постоянно его редактировать, чтобы контактная информация оставалась актуальной.

Особый тип файла основы – это файл-журнал. Это файл основы, разделенный на отдельные записи, организованные в хронологическом порядке, почти как обычный дневник. Чаще всего недавние записи находятся наверху, так что пользователь может добавлять новую информацию и смотреть последние записи, не спускаясь в конец документа. Ниже следуют более старые записи. Разделяться записи могут собственно датами. Например, файл-журнал под названием Book progress («Ход книги») может содержать несколько этапов работы над книгой.

06/15/13

отредактировал главу 9,

добавил замечания по расположению

06/14/13

отредактировал главу 8,

проверил цитату в Википедии

Вот некоторые файлы-журналы, которые я храню у себя на компьютере:

1. «_просмотренные фильмы»: этот файл я веду много лет. В нем содержится название каждого фильма, который я посмотрел с момента открытия файла, и краткий комментарий к каждому. Разделители в этом файле – не дни, как в примере выше, а годы: фильмы текущего года наверху списка, затем прошлогодние, затем позапрошлогодние и так далее. У меня есть и такой же файл «_прочитанные книги».

2. «_здоровье»: это файл-журнал, в который я вношу все свои заболевания или недомогания и дату проявления симптомов. Многие прилежно ведут аналогичные записи о своих машинах, но я считаю, что личный журнал здоровья куда важнее. Он не требует никаких специальных программ, кроме текстового редактора для создания файла ASCII. (Растет движение за то, чтобы пользователи отмечали все данные о своем здоровье: см. сайт quantifiedself.com.)

Файлы основы и файлы-журналы удобны во многих отношениях, но их основной недостаток в том, что потерять их может быть очень обидно. Поскольку пользователь постоянно обновляет один и тот же файл при внесении правок, предыдущие версии файла не сохраняются автоматически. Это отличает их от обычных файлов-«однодневок», за которыми естественным образом тянутся следы предыдущих версий, к которым можно будет обратиться, если что-то пойдет не так. (Например, все черновики отчета будут сохранены в папке проекта как разные файлы, возможно, даже с разными датами создания.) Одна неудачная правка файла основы или файла-журнала может изменить или удалить солидную часть информации. Поэтому важно часто делать резервные копии самых важных файлов основы и файлов-журналов [33] .

33

О резервных копиях подробнее говорится в главе «Другие полезные советы», но простой способ сделать резервную копию файла – послать его на бесплатный почтовый ящик на Yahoo или Gmail. Укажите название файла и текущую дату в поле «Тема», вложите файл в сообщение и отправьте его. Например, в теме будет значиться «Просмотренные фильма 02–25–07», а сам файл «Просмотренные фильмы» будет прикреплен к пустому сообщению.

Последние мысли об именовании файлов

Возможно, кто-то удивится: зачем забивать себе голову какой-то схемой именования, если файловая система компьютера сама назначает метаданные для каждого файла. Например, компьютер хранит и отображает дату и время последнего изменения каждого файла. Эти данные действительно порой полезны, но ненадежны. Иногда дата изменения файла меняется, даже если вы просто открывали его для просмотра, не внося никаких поправок. А если файловая система выходит из строя, то восстановление файлов из резервных копий может повлиять на даты изменения всех файлов. Если использовать схему именования, то инициалы автора, дата создания файла и его тема останутся в названии.

Пользователь, владеющий цифровой грамотностью, никогда не станет полагаться на то, что файловая система, приложение или любая другая программа станут работать должным образом, а вместо этого сконцентрируется на самих битах. Ведь цифровые данные пользователя – это, в конце концов, наиболее важное, что есть во всем компьютере. Аппаратное оборудование может сломаться, программное обеспечение – стать неактуальным. Может случиться что угодно, но если файлы пользователя носят правильные названия, хорошо организованы и имеют резервные копии, беспокоиться не о чем. Система именования файлов внедряет достоверные данные в название каждого файла, гарантируя, что любой пользователь сможет эффективно использовать файлы. Цифровая грамотность освобождает пользователя от привязки к любому конкретному устройству или программе. В сочетании со схемой хранения, о которой пойдет речь в следующей главе, правильно подобранные названия файлов позволяют пользователю уверенно заявить: «Имею биты, готов путешествовать».

Глава 11 Хранение файлов

Разные типы файлов лучше организовать различным образом. Например, фотографиями лучше всего управлять в специальном приложении для фотографий (iPhoto или Picasa) посредством метода, уже описанного в соответствующей главе. Музыку хорошо упорядочивать в таких программах, как iTunes. Но это удобно не для всех файлов. Часто мы создаем и получаем такие биты, для которых отсутствует специальное приложение.

Допустим, вы написали личное письмо, распечатали его и послали обычной почтой тетушке Мардж, но исходный файл вам по-прежнему нужен. Первый шаг, разумеется, состоит в том, чтобы дать файлу правильное с точки зрения цифровой грамотности название. Но этого недостаточно: поскольку в дальнейшем вы собираетесь хранить его на компьютере, нужно сделать так, чтобы его можно было потом легко найти. Приложения типа iLetter, с помощью которого можно было бы упорядочить личные письма, не существует. Файл должен где-то существовать, следовательно, необходимы места для его хранения, которые не управляются специальными приложениями.

И такое место существует – это файловая система, приложение, которое хранит и упорядочивает все типы файлов. Она есть на любом компьютере – Mac, Windows, Linux. Некоторые веб-приложения предлагают онлайновые файловые системы, которые позволяют хранить и организовывать файлы в онлайн-режиме. Даже приложения типа iPhoto и iTunes на самом деле используют для упорядочения файлов компьютерную файловую систему, но показывают файлы в более удобном виде, чем это делала бы сама файловая система. Это как стирка белья в отеле класса люкс. Гостиница пользуется теми же стиральными машинами и моющими средствами, что и вы у себя дома, но при этом персонал доставляет готовую одежду отглаженной и безупречно сложенной.