Интегрированный тайм-менеджмент

• «У меня ровно четыре минуты до...» — информирует собеседника, сколько у него времени на беседу. Считайте эту фразу мини-повесткой дня: «Совещание продлится ровно четыре минуты, так что давайте начнем».

• «Чем могу помочь?» — обеспечивает позитивный тон беседы, демонстрируя вашу готовность помочь собеседнику, насколько позволят рамки разговора.

С приближением обозначенного времени можно воспользоваться похожими, правильно сформулированными фразами, например «Мне пора — телеконференция начинается», чтобы закруглиться с беседой, не обидев абонента (даже если никакой телеконференции у вас в этот день нет).

У некоторых людей возникают сложности с придумыванием подобных полуправд для завершения беседы; если вы из таких людей, воспользуйтесь примерами фраз, которые не лягут слишком тяжелым бременем на вашу совесть и которые вы сможете произнести убедительно:

• У меня через четыре минуты совещание.

• Меня ждет шеф.

• Меня вызывают по параллельной линии.

• Я занят — замещаю коллегу.

• Батарея мобильника садится.

• Клиент на пороге.

• Давай обсудим это через пару деньков — пятница подойдет?

Суть в том, что при огромном ежедневном количестве звонков масса времени расходуется из-за импровизированного характера живых разговоров. Обозначив правила разговора как в начале, так и в конце, используя социально приемлемые оправдания и позитивный тон, вы сможете удержать беседу в разумных и предсказуемых границах. Выгода этого метода очевидна:

• Вы быстрее подбираетесь к теме разговора.

• Вы меньше времени тратите на телефонный разговор.

• Вы не только эффективно используете время, но и сохраняете хорошие отношения с собеседником.

• Во время I-образного планирования вы достигаете большей точности в вычислении предполагаемой занятости на телефоне.

Да-да, конечно: к некоторым звонкам данный метод неприменим — например, если на проводе важный клиент или ваш шеф. Не забывайте о правиле 80:20 из главы 7. Цель не в том, чтобы применить этот метод ко всем без исключения звонкам; однако если вы воспользуетесь им в большинстве случаев, то добьетесь гораздо большего, чем если будете бездействовать.

НЕЖДАННЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ

Многие из нас работают в офисах открытого типа, где пространство разделено перегородками. У некоторых и письменный стол один на двоих с коллегой. Вот почему для большинства предметом вожделения является кабинет с дверью. «Закрыв дверь, я хотя бы поработать смог», — объясняют они свое желание. Но оказывается, что у работающих в собственных кабинетах схожие проблемы, поскольку чаще всего дверь оказывается бесполезной по одной или нескольким из следующих причин:

• Коллеги и посетители все равно постоянно заходят в кабинет.

• Сотрудники то и дело подсовывают под дверь служебные записки.

• Сотрудники подсовывают под дверь служебные записки, а затем еще и имейлы отправляют — по поводу оставленного под дверью документа.

• Обладателя кабинета делает беззащитным политика открытых дверей в фирме.

В отношениях с людьми, которые вас постоянно отвлекают, возникает дилемма: как не выглядеть неприступным, при этом не превратившись в вечную жертву грабителей времени. Сохранить равновесие не так просто. Нам ведь хочется выглядеть в глазах окружающих деловитыми, увлеченными и готовыми всегда прийти на помощь, а это желание вынуждает нас ставить интересы коллег выше своих собственных. Мы делаем это не задумываясь — либо из вежливости, либо следуя корпоративному духу. Мы позволяем себе эту слабость, потому что просто не видим иного выхода. Чтобы восстановить справедливость, пора воспользоваться методом «интеллигентного отказа».

Представьте, что коллега заглядывает к вам в кабинет с вопросом: «Минутка свободная есть?» Что вы ответите? «Ну, конечно. Заходи. Какие-то проблемы?» Вам кажется, что подтекст ваших слов такой: «Я всегда готов помочь, я ведь профессионал». Однако коллега слышит иное: «Ну, конечно. Твое время ценнее моего — давай, не стесняйся, трать, сколько хочешь». Вы поставили интересы коллеги выше собственных. Как только вы позволили кому-нибудь вклиниться в блок вашего времени, отведенного для определенной работы, — считайте, что-то нужное вы уже потеряли безвозвратно. Положа руку на сердце — вам вовсе не хочется разговаривать с нежданным визитером (работы и так по горло), однако и отваживать коллегу не хочется (не дай бог, разозлится или обидится). Да и в глазах всего коллектива не хочется выглядеть грубияном. А минутка, само собой, растягивается куда дольше минуты. Так что же делать? Предлагаем несколько вариантов.

Напомните коллеге о своем времени отдачи. Этот период отведен после вашего «краеугольного времени» специально, чтобы те, кому это необходимо, получили ваше внимание (см. главу 6).

Воспользуйтесь методом шестидесятисекундного допуска. Как было сказано в главе 6, если вопрос коллеги отнимет не более одной минуты, стоит его выслушать. Если же проблема более серьезная — попросите зайти в ваше время отдачи. Не забудьте сначала на производственном совещании (см. главу 14) объяснить коллегам понятия «краеугольного времени», времени отдачи и т. д.).

Всегда имейте наготове фразы для старта и финиша беседы. Тем самым вы сразу очертите временные рамки разговора и обеспечите себе достойный путь к отступлению. Не обязательно обосновывать свой «отход» совещаниями или телефонными звонками. С посетителями, которых особенно трудно выпроводить, попробуйте варианты:

• обратитесь с просьбой разложить бумаги по файлам;

• начните собирать документы со стола, чтобы выйти из кабинета — в копировальную комнату или к вышестоящему начальству.

Отстраняйте гостя, уважая его достоинство. Даже если «краеугольное время» не наступило или уже прошло, а коллеге требуется ваше внимание — попросите зайти попозже. В таком случае на уже известный вопрос: «Минутка свободная есть?» следует ответить: «Вообще-то у меня срочный отчет, но в 11.15 я к тебе загляну». Вы даете посетителю слово выслушать его в иное время, довольно скоро, плюс демонстрируете уважение к коллеге: отстраняете его от лишней (своей) заботы и помогаете ему сохранить при этом лицо.

Крайне важно, однако, выполнить обещание. Сказано — в 11.15, значит, в это время вы должны быть у коллеги.

Заметьте, желательно, чтобы в 11.15 именно вы зашли к коллеге, а не он вернулся к вам в кабинет. Почему? Да потому что, будучи инициатором, вы вправе завершить визит, когда удобно вам, — иными словами, вы держите ситуацию под контролем. Если же коллега вновь зашел к вам, распрощаться с ним во второй раз может оказаться непросто.

По-вашему, этот метод никуда не годится? Напрасно вы так думаете. Вспомните специалистов, от которых только подобных действий и ждут. У президентов компаний, дантистов, терапевтов, юристов вряд ли найдется для вас время в момент вашего появления: к ним нужно записываться. Разве вы не удивитесь (а возможно, и встревожитесь), если ваш терапевт лично ответит на звонок? Принимать по записи людей, которым необходимо с вами поговорить, — значит выгодно и эффективно использовать свое время. Такой способ кажется вам высокомерным? Напротив, он демонстрирует ваше умение отделять главное от второстепенного, а также готовность прийти на помощь коллегам — но на ваших условиях. Помните: важно не то, что вы говорите, а то, как вы это делаете. Отказывая посетителю, вовсе ни к чему быть грубым или резким. «Нет» произнести гораздо легче, если сразу же предложить альтернативное время для общения: