Интегрированный тайм-менеджмент

• Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в компьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией. Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам, однако, упускать из виду те задачи, которые вы сочли наиболее важными.

• Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтанных реакций и непродуманных решений.

• Защита. Реальный план — действенное орудие защиты вашего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге или экране монитора, вы получаете основание для «интеллигентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту.

СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА

По сути, рабочее пространство, где все можно найти за минуту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Некоторые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне вероятно, вы не используете их по максимуму.

Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональные стенографисты использовали скоропись — систему символов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются этой системой записи в протоколах судебных процессов.

В Microsoft Word имеется опция AutoCorrect — «автозамена» (или QuickCorrect — «быстрая замена» — в WordPerfect), которая позволяет и нам наравне со стенографистами ускорять процесс впечатывания текста. К примеру, введя всего лишь две буквы «кз», мы получаем на экране словосочетание из двух длинных слов: «кредиторская задолженность». Изначально опция автозамены предназначалась для исправления типичных опечаток, неизбежно возникающих при быстром наборе текста, однако в качестве «печатной стенографии» она гораздо эффективнее, поскольку существенно упрощает работу с клавиатурой. Набив руку и призвав на помощь ассоциативную память (вот вам еще один пример, где пригодится память, не загруженная визуальным хаосом и мыслями о предстоящих встречах), вы очень скоро будете пользоваться сотнями «стенографических значков», тем самым удвоив или даже утроив скорость набора текста [21] .

21.

Если опция AutoCorrect или QuickCorrect вам вообще незнакома, полезные советы о ее использовании вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com

Программа распознавания речи. Так называемый диктограф переводит устную речь в печатный компьютерный текст и оценивается нами как важное средство нашей методики. Во-первых, это прекрасная замена процессу печатания. Если ваша скорость работы на клавиатуре оставляет желать лучшего, масса времени тратится впустую, пока ваши пальцы отчаянно стремятся поспеть за вашими мыслями. Диктограф же, воспринимая и передавая текст со скоростью речи, позволит составить и отредактировать документ гораздо быстрее и качественнее.

Второе преимущество диктографа как средства управления временем касается его эргономичности. Поскольку клавиатура не нужна, ваше тело и мозг действуют в свободном режиме. Вы можете «писать», меряя шагами кабинет, глядя в потолок или в окно и даже усиленно работая педалями велотренажера. Руки и плечи не устают от работы с клавиатурой, спина не болит от сидячего положения, мышцы не затекают. Сознательная и подсознательная области вашего мозга также избавлены от перенапряжения, а глаза — от необходимости неотрывно смотреть на экран.

Отсюда заметное снижение общей усталости и ее частого спутника — стресса. Даже если вы печатаете со скоростью профессиональной машинистки, диктограф дает возможность отдыхать вашему телу, а значит, помогает свободному полету творческой мысли.

Программу распознавания речи, конечно, нужно сначала установить на ваш компьютер. Некоторое время уйдет на то, чтобы приспособить программу под характерный тембр вашего голоса и темп речи, а также желаемую громкость. (Низкий уровень звука и микрофон делают возможным использование диктографа даже если рядом работают другие люди.) Словом, определенное время вам потратить придется, но программа распознавания речи наряду со многими другими методами, описанными в этой книге, быстро докажет свою эффективность, повысит производительность и принесет удовлетворение от работы. Помимо всего прочего, программа распознавания речи обладает способностью учиться: запоминая характерные особенности вашей речи, она работает все чище и точнее, т. е. чем больше вы ею пользуетесь, тем лучше она становится.

Программа хороша не только для создания романов. Согласитесь, как удобно надиктовать сразу три, четыре, а то и больше имейлов в один файл и воспользоваться мышкой лишь в самом конце, чтобы вырезать каждое письмо и вставить в отдельный имейл [22] .

КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)

Мы уже упоминали о КПК (английская аббревиатура PDA — Personal Digital Assistant) как об одном из инструментов ведения календаря и списка контактов. Однако наладонник способен на большее, поскольку его технические параметры позволяют использовать основные приложения, такие как Microsoft Word и Excel, не говоря уже о телефонной и электронной связи. А это значит, что вы можете работать вне стен кабинета. Кафетерий, к примеру, — прекрасное место, где никто не отвлечет вас от выполнения кое-каких мелких задач на компьютере. Вы также можете работать с электронной почтой там, где вас застал новый имейл, и даже задержки поезда в пути или авиарейса не снизят вашей продуктивности. (Правда, подобный доступ к делам везде и всегда имеет и оборотную сторону, выражающуюся в работоголизме. Мы поговорим об этом в главе 15.)

22.

Различные программы распознавания речи и рекомендации по их использованию вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Вы когда-нибудь обнаруживали перед самой встречей, уже находясь в пути, что забыли нечто нужное? Не приходила ли вам в голову мысль: «Совершенно не помню, запер я дверь на замок или нет?» Не случалось ли вам, уже передавая проект клиенту, засомневаться, вставили ли туда крайне важный фрагмент? Если хоть раз такое с вами произошло, то вам знакомо и ужасное чувство: земля уходит из-под ног, сердце колотится, а все мысли только о том, как спасти положение. Пока вы пытаетесь придумать, что делать дальше, стресс усиливается, выключая из работы те самые области мозга, которые отвечают за действия в экстремальных ситуациях.

Несмотря на то что рутина повседневной жизни для каждого становится привычной, всегда есть вероятность что-нибудь упустить. Естественная тяга человека к стабильному ритму увеличивает шансы того, что в какой-то момент вы о чем-нибудь забудете или увидите в ситуации то, что стремитесь увидеть, а не то, что происходит в реальности.

Эту человеческую слабость можно обратить в силу с помощью контрольных списков для событий, состоящих из последовательного ряда шагов (сборы в поездку, подготовка к совещанию, график работ над проектом), которые можно предсказать, распланировать и затем произвести шаг за шагом.

• Контрольные списки помогают учесть все необходимое для успешного завершения проекта.

• Контрольные списки избавляют вас от необходимости полагаться на краткосрочную память, которой, как мы уже убедились, фотографическая точность не свойственна.

• Освобождая краткосрочную память от рутины, вы направляете энергию интеллекта на задачи творческие, стратегические, рентабельные.

• Контрольные списки гарантируют соответствие действий и качества.

• В свою очередь соответствие действий и качества открывает дорогу для передачи обязанностей менее квалифицированному работнику, поскольку вы можете разложить свой опыт на доступные для вашего заместителя компоненты. Поручив работу другому человеку, вы можете направить собственную энергию и опыт на более ценную в материальном или деловом смысле работу.

• Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важное.

• Контрольные списки можно менять и уточнять после завершения каждого дела (процесс постоянного совершенствования), и со временем они будут становиться все лучше.

В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные списки?

• Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнечные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то запропастились?