Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
Шрифт:
Дорогой Соседушка.
Максим… (забыл как по батюшке, извените великодушно!) Извените и простите меня старого старикашку и нелепую душу человеческую за то, что осмеливаюсь Вас беспокоить своим жалким письменным лепетом. Вот уж целый год прошел как Вы изволили поселиться в нашей части света по соседству со мной мелким человечиком, а я все еще не знаю Вас, а Вы меня стрекозу жалкую не знаете. Позвольте ж драгоценный соседушка хотя посредством сих старческих гиероглифоф познакомиться с Вами, пожать мысленно Вашу ученую руку и поздравить Вас с приездом из Санкт-Петербурга в наш недостойный материк, населенный мужиками и крестьянским народом т. е. плебейским элементом. Давно искал я случая познакомиться
Не прост старичок, ох как не прост! Хоть и пишет он, что не знаком с читателем лично, а из письма получается, что они с профессором прямо близкие души. Для обоих наука — «мать родная», оба, будучи людьми высокого полета мысли, вынуждены прозябать на «недостойном материке, населенном мужиками и крестьянским народом». Как тут откажешь в интеллектуальной беседе?
Старичок записывается в близкие и знакомые, подчеркнув свое сходство, общность с адресатом, — и мы в своих письмах можем последовать его примеру. Если уж между ним и профессором нашлось сходство, то и нас с получателями наших писем, скорее всего, что-нибудь да роднит. Мы участвовали в одних и тех же проектах, читали одни и те же статьи, встречались на одной выставке — а значит, уже не чужие.
Главное — найти точки соприкосновения, а потом придумать, как с этих точек вырулить на предмет разговора.
Допустим, мы предлагаем свою новую продукцию одному из существующих клиентов. Он уже столько у нас купил — какие же мы чужие? Стоит ему об этом сказать:
Вы один из самых давних наших клиентов, поэтому именно Вам мы решили в первую очередь предложить…
Еще пример: нам нужно обсудить с начальником вопрос нашего дальнейшего карьерного роста. Под крылом этого человека мы трудимся уже давно, это нас связывает — и об этом можно напомнить:
Под Вашим руководством я вырос в компании АВС от рядового курьера до менеджера регионального отдела службы доставки. Поэтому именно с Вами я хотел бы обсудить возможности своего дальнейшего профессионального роста.
А теперь возьмем случай, когда никакого реального «родства» между нами и адресатом нет. Например, адресат просто посетил наш стенд на выставке «Сантехническое оборудование-2010» и между делом оставил визитку. Не бог весть какая связь, но и ее можно использовать:
Учитывая интерес, который Вы проявили к нашей продукции на выставке «Сантехническое оборудование-2010», мы хотели бы пригласить Вас…
Проявил интерес — значит, уже свой, а свои обычно принимают приглашения…
Стараемся понравиться
Хорошо, с влиятельными и близкими все ясно. А как можно записаться в ряды тех, кто нравится? Вспомним опять послание к соседу-профессору. Написавший его помещик-энтузиаст не только подчеркивает «родство душ» с адресатом письма — он еще и непрерывно отвешивает комплименты. Профессор у него и «драгоценный соседушка», и «жрец науки», а его «знаменитое имя и звание… увенчанное ореолом популярной славы, лаврами, кимвалами, орденами, лентами и аттестатами» ни больше ни меньше как «гремит как гром и молния по всем частям вселенного
мира сего видимого и невидимого т. е. подлунного».Невольно вспоминается басня Крылова «Ворона и лисица»: «Плутовка к дереву на цыпочках подходит; вертит хвостом, с Вороны глаз не сводит и говорит так сладко, чуть дыша: «Голубушка, как хороша! Ну что за шейка, что за глазки! Рассказывать, так, право, сказки. Какие перышки! какой носок!..»»
Можно по-разному относиться к комплиментам, называть их бессовестной лестью, но адресат под их действием частенько роняет вожделенный сыр прямо нам в руки, а значит, не стоит сбрасывать этот прием со счетов. Как ни крути, а комплименты — это один из самых простых способов понравиться, а следовательно, их стоит использовать в деловой переписке.
Собственно, комплименты мы уже использовали: письмо директору горно-обогатительного комбината из второй главы этой книги начинается как раз с них:
Уважаемый Павел Иванович!
Ваше предприятие — одно из крупнейших в крае, и Вы, как его руководитель, входите в деловую элиту нашего региона…
Естественно, подразумевается, что эти комплименты правдивы и мы действительно пишем руководителю предприятия-лидера, а не «начальнику водокачки». Хвалить нужно за реальные заслуги. И вот тут порой начинаются сложности. Участники тренинга иногда возражают мне: «И сколько
раз можно сказать директору, что его предприятие крупнейшее, а он сам — деловая элита? Ну раз, ну два, а потом комплимент примелькается, а других достижений у него нет…»
К счастью, достижения есть всегда, просто они не обязательно эпохальные. Адресат выступил в телепередаче? Отличный повод для комплимента. У него вышла статья или книга? Еще лучше. Его предприятие получило Государственную премию? Совсем хорошо. Тем более что такие разовые достижения позволяют нам разнообразить свои попытки понравиться: вместо того чтобы просто хвалить, мы можем поздравить.
Допустим, мы узнаем, что компания адресата победила в правительственном конкурсе грантов на развитие экономики Севера, — и тут же используем это для лид-абзаца:
Позвольте от души поздравить коллектив Вашего предприятия с получением государственного финансирования по программе развития экономики Севера и предложить содействие в этом масштабном проекте…
Читатель нашего письма видит, что его работа нам интересна, мы отмечаем его достижения, — и начинает испытывать к нам симпатию. Чего мы, собственно, и добивались.
Убеждаем, что пропадем без адресата
Итак, можно понравиться, расточая комплименты. А можно попробовать растопить сердце читателя письма и вызвать у него гордое чувство собственной незаменимости. Вот мы с вами уже, кажется, изучили вдоль и поперек письмо Ваньки Жукова, а между тем в нем кроется еще один полезный для нас прием. Помните, что пишет Ванька деду после поздравлений и пожеланий?
Милый дедушка, Константин Макарыч! ‹…› Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался.
Вот вам и явное указание, что Ванька пропадет без деда, — и еще один вариант лид-абзаца в классическом виде.
Мы в своих письмах тоже можем последовать Ванькиному примеру. Допустим, нам снова нужно попросить у горнообогатительного комбината денег на благотворительность, а комплимент про деловую элиту уже использован. К тому же мы опасаемся, что на этот раз нам откажут: кризис на дворе, какая там помощь! В таком случае можно разыграть карту незаменимости адресата.