Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности

В рамках западных методологий тайм-менеджмента, которые ориентированы в первую очередь на планирование и контроль, выявить резервы времени бывает довольно сложно.

Поэтому хронометраж, как основа управления временем, дает два важных преимущества перед западными технологиями:

1. хронометраж позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий

2. хронометраж не требует жесткого планирования, так как западные методологии, отличающиеся чрезмерной порядочностью, довольно часто дают сбои в непредсказуемой обстановке.

Главная задача хронометража – увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать эффективность происходящего.

Методология хронометража заключается в следующем. Записывайте дела и длительность их выполнения при каждом переключении внимания. Оптимальная точность учета – 5-10 минут.

По мере того, как вы выработаете привычку фиксировать свои действия, через несколько дней частота фиксации сократится до одного раза в 1–2 часа. Наиболее простой способ учета времени – фиксация времени начала и окончания любого действия в тайм-шите: [2]

2

Специальный отчет, в котором указывается, сколько времени потратил специалист на ту или иную работу.

Второй, несколько сложный способ учета – фиксация времени начала и его продолжительность. К такому методу фиксирования лучше переходить, когда у вас выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня:

Сразу следует отметить, что компьютеризация такого процесса несколько осложняет ведение хронометража.

Во-первых, вы привязываете себя к компьютеру, и многие дела, которые будут внесены по памяти, не будут нести той актуальности, если бы вы их зафиксировали сразу.

Во-вторых, специализированные программы более подходят для планирования рабочего дня, а не для фиксации происходящих событий.

Поэтому на самых ранних стадиях хронометража его эффективность при использовании компьютера значительно снижается. Лучше для этих целей пользоваться обычными бумажными носителями: ежедневником, блокнотом и т. д.

Если вы первое время забыли внести в тайм-шит какое-то событие – не стоит расстраиваться и бросать начатое дело. На первом этапе это вполне нормально, просто продолжайте вносить данные с того момента, когда вы об этом вспомнили.

Со временем такие «неучтенные участки» будут сокращаться, а через несколько дней сведутся к нулю.

Метод хронометража позволит вам отследить непродуктивные расходы времени, например, поиск нужного человека, незапланированные и нецелесообразные разговоры и т. д.

Любищев ввел такие понятия как «время-нетто» – сумма длительности всех полезных работ, и «время-брутто» – длительность всего периода учета. Отношение этих двух величин (время-нетто/время-брутто) – ваш личный коэффициент полезного использования времени, а разница между временем «нетто» и «брутто» – количество «отходов времени» за день:

«Время-брутто»: 150 минут

«Время-нетто»: 60 минут

КПД – 40%

«отходы времени» – 90 минут.

Мы видим, что полтора часа ушло впустую, и вместо того, чтобы заниматься более важными делами из категории А (см. предыдущий раздел), мы были заняты решением задач, не имеющих особой важности или значимости.

Конечно, наиболее сильное препятствие хронометражу – это перенасыщенность менеджера информацией, контактами и т. д.

Естественная первая реакция на предложение вести учет своего времени – «Я слишком занят в течение дня, чтобы отвлекаться на такие вещи». На самом же деле вам потребуется не более 15–20 минут в день, чтобы вести такой учет. Главное – помнить о необходимости вести такие записи.

Чтобы повысить свою личную эффективность, достаточно научиться смотреть на свою деятельность «со стороны». Этот принцип верен как для больших, так и для малых масштабов времени. А несколько минут, потраченные на заполнение тайм-шита, позволят посмотреть на свою деятельность другими глазами и высвободят время для того, чтобы подумать, как оптимально спланировать свою работу.

1.3. В чем опасность неумения работать в режиме многозадачности? И к чему это может привести?

Состояние повышенной психологической активности и напряжения, в котором довольно часто находятся современные менеджеры, например, из-за большого объема работы или множества срочных поручений, противоречивых указаний вышестоящего руководства или периодически вспыхивающих конфликтов, принято называть стрессом. [3]

А эффект нехватки времени в условиях многозадачности офисной работы современного менеджера приводит не только к интеллектуальной перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно, но он вызывает и особый вид стресса – стресс нехватки времени.

3

Более подробно о том, что такое «стресс», мы поговорим во второй главе книги

Суть данного стресса: человек, испытывающий такой стресс, способен выполнять существенно меньший объем работы в имеющееся время, чем в отсутствие стресса. Пожалуй, каждый из нас может вспомнить рабочие ситуации, когда вследствие напряженной работы или перегрузок практически переставал работать. Возникали ощущения: работу выполнить не удастся или не успеем к назначенному сроку. И в результате мы не делали даже того, что можно было успеть.

Постоянные стрессовые нагрузки приводят как к эмоциональному, так и к энергетическому истощению и провоцируют синдром хронической усталости, который впоследствии перерастает в профессиональное выгорание.

Кроме того, находясь в состоянии перенапряжения, велика вероятность принятия неверного решения, которое может повлечь за собой серьезные последствия как для самой компании, так и для сотрудника.

Предлагаем пройти соответствующий тест на степень профессионального выгорания.

Тест. Диагностика профессионального выгорания. [4] (К. Маслач, С. Джексон, в адаптации Н. Е. Водопьяновой)

4

Фетискин Н. П., Козлов В. В., Мануйлов Г. М. Социально-психологическая диагностика развития личности и малых групп. – М., 2002. C.360-362

Инструкция. Ответьте, пожалуйста, как часто вы испытываете чувства, перечисленные ниже в опроснике.

Для этого на бланке для ответов отметьте по каждому пункту вариант ответа:

«никогда» – 0 баллов

«очень редко» -1 балл

«иногда» – 3 балла

«часто» – 4 балла

«очень часто» – 5 балла

«каждый день» – 6 баллов

Опросник

1. Я чувствую себя эмоционально опустошенным.

2. После работы я чувствую себя как выжатый лимон.