Корпоративная презентация: Как продать идею за 10 слайдов

Слайдовая презентация давно стала языком бизнеса: несколько страниц, на каждой текст из 6 строчек и 36 слов. Редкое корпоративное мероприятие в России проходит без PowerPoint-презентации. Прийти на встречу без слайдов – все равно что прийти босиком.

Слайдовые презентации проникают даже в нашу личную жизнь.

В 2005 году менеджер Рон Батлер покончил жизнь самоубийством. В качестве прощальной записки он оставил 46-слайдовую презентацию в PowerPoint. На одном интернет-форуме участник рассказал, как поймал себя на том, что мысленно создает слайды, которые ему бы понадобились, чтобы объяснить своей жене, почему они не могут в этом году позволить себе отпуск.

Стандартизация презентаций экономит много времени и сил. В программе по подготовке презентаций есть масса вещей, о которых не приходится думать самим. За нас уже много чего продумали. Нам не нужно думать о порядке слайдов, есть сортировщик. Не нужно выбирать цвет – есть шаблоны. Не нужно искать картинки – есть встроенный клипарт. Не нужно организовывать структуру текста – есть буллиты. У шаблонов есть хорошее свойство – они экономят время и силы при подготовке презентации. Однако удобство для создателя слайдов оборачивается наказанием для его аудитории. Вспомогательное средство визуализации – слайдовая презентация – вдруг превратилось в центральный элемент выступления. Программы облегчают нам жизнь и экономят наше время, но есть и обратная сторона: используя шаблоны, трудно показаться клиентам оригинальным, выделяющимся из толпы. Кому интересно постоянно слушать одно и то же?

Все мы наверняка видели множество скучных слайдов. Так почему же мы из раза в раз совершаем те же ошибки, что и наши предшественники?

Слишком часто выступающие:

– пытаются втиснуть в слайды избыточное количество информации;– создают слишком много слайдов.

Все это только запутывает аудиторию. Известно, что люди не могут слушать и читать одновременно, и тем не менее немалое количество слайдов содержат в основном слова, а не картинки. Современные презентации должны иметь гораздо больше общего с кино (изображения и повествование) и комиксами (изображения и текст), чем с письменными документами.

...

С помощью визуализации мы можем улучшить восприятие и запоминание наиболее важной информации. Изображение и текст должны подкреплять одну и ту же идею, и цель дизайна слайдов – сосредоточить внимание на ключевых моментах презентации.

Часто слышу аналогию: компьютерные программы – это такой же простой инструмент, как молоток или дрель. Сам по себе инструмент не может быть плох или хорош, все зависит от того, в чьих руках он оказался: кухонным ножом можно резать хлеб, а можно – людей. Но если опасность кухонного ножа ясна каждому, то негативные последствия использования программ для создания слайдов не всегда очевидны. Да, PowerPoint дает возможность достаточно быстро и просто подготовить презентацию, но чрезмерное увлечение слайдами и превращение их демонстрации в центральную, наиболее значимую часть встречи с клиентами может все испортить. Вот несколько типичных ошибок, совершаемых при подготовке и использовании слайдов.

1. Подготовив масштабную презентацию на все случаи жизни, продавец больше о ней не думает, но использует в любой ситуации.

Рассказ клиента

Однажды мне нужно было купить сложное телекоммуникационное оборудование в офис. И я решил устроить тендер. Помощница обзвонила компании-поставщики и пригласила всех продавцов на один день с интервалом в 1 час. Каждый приехал со своим ноутбуком, заряженным обоймой слайдов.

Каждый (!) продавец попытался презентовать всю (!) линейку продукции своей компании, показав от 20 до 60 слайдов. И только один из них додумался поинтересоваться, что именно мне нужно, и превратил презентацию в диалог. Как вы думаете, у кого я купил оборудование?

2. Информация растягивается по большому количеству слайдов. Аудитории трудно понять и оценить взаимосвязанность представленных данных.

Эдвард Тафти, профессор Йельского университета подсчитал, что в бизнес-контексте один PowerPoint-слайд, как правило, показывает 40 слов, что составляет около 8 секунд суммарной тишины при чтении материала. Мало информации на слайде – нужно много слайдов. Аудитория вынуждена терпеть непрестанную череду изображений.

3. Вместо того чтобы стать главным действующим лицом выступления, презентатор превращается в обслуживающий компьютер и проектор персонал и отдаляется от аудитории. «Следующий слайд, пожалуйста…»

На одной конференции выступающему не удалось настроить проектор – все обрадовались! Люди хотели услышать его живой голос. Они хотели, чтобы он просто поговорил с ними, а не читал с экрана.

4. Презентатору легко привыкнуть к более узким рамкам, задаваемым PowerPoint. Я убедился в этом на собственном опыте: иногда я ловил себя на мысли, что размышляю над тем, как ту или иную идею лучше представить в PowerPoint, вместо того чтобы думать о том, какие вообще у меня есть способы донести информацию.

Рассказ председателя совета директоров крупной компании Миллионы руководителей сидят по всему миру и гадают, какой шрифт выбрать: Arial? Times New Roman? 24-й? 18-й? Высокооплачиваемые руководители сидят и часами форматируют слайды. Иногда этим действительно интересней заниматься, чем думать о том, что ты, собственно, собираешься сказать аудитории.

5. Слишком много шаблонов, убивающих творческое начало. Одна из основных причин для проведения именно «живой» презентации – в эмоциях. Эмоции уникальны, шаблоны же скучны и предсказуемы.

...

Что вы чувствуете, получив шаблонное письмо, разосланное по списку? Без указания вашего имени, с обращением «Доброго времени суток», составленное бездушной машиной?

Со стандартной структурой? С иллюстрациями, которые вы десятки раз видели в других письмах? Ни-че-го! Мало кому нравится быть подстриженным под ту же гребенку, что и все остальные. Нам нравится, когда к нам относятся со вниманием и по-человечески.

Кстати, функция «Автосодержание» изначально появилась в середине 1990-х в качестве шутки. Начинающие пользователи жаловались, что чувствуют себя некомфортно, когда видят перед собой пустую страницу, что им трудно начать работать. И тогда прозвучала идея – нужен автоматический наполнитель содержимого презентаций! Нажал на кнопку – и готово. Идея сумасшедшая, по сути – шутка. Но Microsoft реализовал эту идею, даже сохранив первоначальное название.

Сами по себе слайды, разумеется, не представляют опасности, так же как и работа в PowerPoint. Главная задача продавца, пользующегося этим инструментом для подготовки слайдовой презентации, – помнить о том, что слайды нужны только для иллюстрации идей и фиксирования главных мыслей и вовсе не могут (и не должны) заменять собой живую речь, выступление живого человека.

Выводы

Рассказ презентатора запоминается лучше, если подкреплен визуальной информацией, поэтому без слайдов продавцу не обойтись .

Цель дизайна слайдов – сосредоточить внимание на ключевых моментах выступления продавца, и только. Не заменяйте продающую презентацию озвучиванием слайдов. Главное действующее лицо презентации – продавец, а не проектор.

Невозможно сделать одну слайдовую презентацию на все случаи жизни . У каждой встречи с клиентом свои особенности, и все они должны быть учтены при подготовке презентации – как речи продавца, так и слайдов.

Мыслите шире и не ограничивайтесь рамками и шаблонами программы для создания слайдов. PowerPoint – всего лишь инструмент , помогающий визуально подкреплять ваши идеи.