Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

Прежде, чем принять решение о проведении мероприятия стоит взвесить все «за» и «против»:

– Есть ли важный повод для нее?

– Есть ли необходимые средства? Ведь, качественная пресс-конференция, не дешевое удовольствие.

– Есть ли время для ее подготовки? За один день качественную пресс-конференцию не организуешь.

– Есть ли достаточное количество подготовленных сотрудников, которые будут организовывать пресс-конференцию?

Стоит также иметь в виду, что даже при наличии хорошего информационного повода, сил, средств и т. д., пресс-конференция может оказаться проваленной из-за того, что большая часть приглашенных журналистов не придет. У них просо могут оказаться другие планы на это время (другие мероприятия, командировки, семейные обстоятельства и т. д.). Пресс-конфренция – это всегда риск. Получится – хорошо. Не получится – надо быть к этому готовым. Но организовывать пресс-конференцию нужно, конечно же, с расчетом на максимальный успех.

Подготовка пресс-конференции

На пресс-конференции обычно приглашают только представителей СМИ. Не зря само мероприятие имеет в своем названии часть «пресс». Вместе с тем, на пресс-конференции могут присутствовать и люди не работающие в СМИ, но являющиеся специалистами в обсуждаемых вопросах. И авторитетные эксперты, и рядовые потребители могут значительно оживить мероприятие своими вопросами и комментариями.

Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.

На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.

Из каждого СМИ можно приглашать несколько представителей: например, главного редактора и корреспондента, специализирующегося на определенной теме. Можно отправить и только одно приглашения на имя корреспондента или главного редактора. Последний может сам и прийти, но он всегда найдет, кого именно послать на пресс-конференцию по этому приглашению.

В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции, перечень выступающих, место и время проведения. Если предусматривается прямая интернет-, радио– или теле– трансляция, это также указывается.

Тема описывается в достаточной степени, чтобы вызвать интерес. Вместе с тем в приглашении не приводятся подробности. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу в указанное время.

Не стоит указывать в приглашении дресс-код. Хотя сотрудники компании и выступающие будут в деловых костюмах, заставить надеть их журналистов очень тяжело. И не стоит наставать.

В приглашении может быть предусмотрен бланк обратной связи, с помощью которого журналисты будут иметь возможность заказать дополнительные материалы или эксклюзивное интервью с кем-либо из выступающих. Чем оригинальнее материалы компании, тем больше к ним внимания журналистов и тем больше шансов на то, что в них найдется что-нибудь для публикации. Например, при продвижении новых сканеров фирмы Kodak журналисты получили весьма любопытные приглашения на пресс-конференцию. Они были отпечатаны на наждачной бумаге. Надпись на этих приглашениях гласила: «Один из немногих типов бумаги, с которым не справится наш новый сканер».

Можно известить СМИ о пресс-конференции в два этапа. Первое сообщение разослать за одну-две недели до запланированного мероприятия, а второе накануне – за день-два.

Обычно приглашение рассылается традиционной или курьерской почтой. В экстренных случаях журналисты обзваниваются по телефону или используется электронная почта, требующая мало времени на подготовку и рассылку приглашения и обеспечивающая легкость и оперативность обратной связи. Также о пресс-конференции можно объявить через информационные агентства.

Не стоит дополнительно к разосланному приглашению обзванивать журналистов и уточнять придут ли, прикрываясь вопросом о том, не нуждаются ли они в дополнительной информации. Это раздражает журналистов. Даже, если журналист прямо подтвердит свое участие, это не значит, что он обязательно придет. Часто представители СМИ просто не знают, чего ждать от завтрашнего дня. К тому же нередко к ним поступает несколько приглашений на одно и то же время и решение, что выбрать, принимается в последний момент.

Заранее никогда нельзя сказать, сколько журналистов примут приглашение и посетят пресс-конференцию. Конечно, если в большом зале перед высшими руководителями компании окажется несколько незначительных журналистов – это будет очень неприятно. Цель пресс-конференции будет не только не достигнута, но при этом может пострадать и имидж компании.

Чтобы зал, где будет проводиться пресс-конференции, был заполнен, нужно приглашать, как можно больше журналистов. Считается хорошим результатом, когда на пресс-конференцию приходит 15–30 % приглашенных журналистов. На результат в более, чем 50 % обычно рассчитывать не приходиться. Если приходить менее 5 %, то это указатель на то, что что-то было упущено в организации пресс-конференции. Чаще всего причина малой явки журналистов – это плохой информационный повод. Также могут иметь значение ошибки при подготовке и рассылке приглашений.

Если есть хороший информационный повод, то можно сказать, что полдела по организации пресс-конференции сделано. Журналисты наверняка проявят интерес. Существенно же повысить количество откликнувшихся на приглашение представителей СМИ могут:

– время проведения,

– место проведения,

– персоны выступающих.

Как уже говорилось, чтобы журналисты смогли спланировать посещение мероприятия, приглашение им рассылается заранее. В нем указывается точное время начала пресс-конференции. Желательно, чтобы ее дата не совпадала с датой проведения какого-либо другого крупного мероприятия, посещение которого журналисты могут предпочесть. Лучше избегать предпраздничных и праздничных дней.

С точки зрения времени суток, пресс-конференцию лучше проводить в первой половине дня (11.00–11.30). Тогда корреспонденты газет смогут подготовить информацию в номер следующего дня. Если же материал не успевает в завтрашний номер, то шансы на то, что он выйдет послезавтра, существенно уменьшаются – ведь завтра в редакциях будут более свежие новости. Но для телевидения, радио и интернет время может не иметь особого значения. Поэтому пресс-конференции можно проводить и во второй половине дня до 16.30.

Понедельник – это обычно информационно не насыщенный день и может быть удачным выбором. Вторник, среда, четверг также вполне подходящи. Лучше не проводить пресс-конференцию в пятницу, в конце недели, т. к. выходные дни могут «похоронить» новость. Однако для журналов, по сравнению с газетами подготавливающимися в более медленном технологическом цикле, время проведения пресс-конференции не имеет столь уж большого значения.

Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т. д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т. д.).