Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

Если пресс-конференция проводится в неудобном для проезда месте, то возможно стоит организовать доставку журналистов специальным транспортом.

Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.

Журналисты всегда положительно реагируют на необычное место проведения информационного мероприятия. Поэтому пресс-конференцию можно проводить не только в традиционном месте (в пресс-центре), но и в самых неожиданных местах: в парке, на крыше небоскреба, на подходящей по теме выставке и т. д.

Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.

Место проведения должно быть очень четко обозначено, а проезд или проход к нему внятно объяснены. Журналист не должен блуждать с приглашением, как с плохой картой, проклиная все и вся.

Когда представитель СМИ прибывает на место, там также должно быть сделано все для легкого ориентирования на незнакомой местности. Стоит размесить указатели «Пресс-конференция» со стрелкой на входе в здание, в коридорах, на поворотах, перед дверью в нужное помещение. Также следует указать место регистрации и получения информационных материалов табличкой «Регистрация». Если ест бар, буфет, гардероб, информационный центр, то на место их расположения также нужно указать. Стоит выделить отдельное помещение «пресс-комната», в котором будут проходить эксклюзивные интервью после пресс-конференции.

Место для выступающих должно находиться на возвышении, чтобы его было видно из любого ряда зала.

На столах участников пресс-конференции обязательно должны стоять таблички с указанием полного имени фамилии и отчества, а также точной должности. Однако, на табличках не нужно перечислять все регалии (звание, научная степень, награды и и т. д.). Им место в пресс-релизе.

За спинами выступающих стоит разместить логотип компании. Тогда он будет опубликован вместе с фотографиями ораторов.

На столах у выступающих должны быть минеральная вода и стаканы, бумага и ручки для записи.

Мест для журналистов необходимо иметь в достаточном количестве. Но стульев не должно быть слишком много, чтобы не оставалось незаполненных мест. Лучше часть стульев иметь под рукой в другой комнате, чем выставить их все сразу, создавая пустынные островки.

Журналистам не должно быть тесно. Стулья должны быть комфортабельными. Лучшие те, которые имеют откидные столики, которые нужны журналистам для работы с блокнотом или компьютером.

Стоит предусмотреть отдельные места для тележурналистов и фотографов, чтобы они не мешали остальным участникам.

Следует предусмотреть доступ журналистов к электропитанию и линиям связи.

Для некоторых журналистов требуется время для настройки аппаратуры, поэтому они должны получить доступ в помещение за несколько часов до начала пресс-конференции.

Если на пресс-конференции не будет яркой личности, то эффективность мероприятия может оказаться недостаточно высокой даже при наличии интересного информационного повода.

Выступающих лучше подбирать не по должности, а по ораторским способностям. Тот, кто будет говорить достаточно много, должен делать это интересно, четко, логично, так, чтобы журналисты могли качественно воспринимать информацию.

Высшим руководителям, не имеющим ораторских способностей, будет достаточно сказать несколько приветственных фраз и затем передать слово более способным в устной речи. Однако, после своего выступления представителям верхушки компании следует остаться в помещении, чтобы не снизить значимость мероприятия, и чтобы журналисты имели возможность подойти к ним для интервью после окончания официальной части.

Выступающий должен хорошо подготовиться к встрече с журналистами и отрепетировать свою речь. Прежде всего ему необходимо предоставить журналистам интересную, ценную информацию. (Как должно проходить публичное выступление рассмотрено нами ранее в разделе «Публичное выступление»)

Людей, сидящих на возвышении, не должно быть слишком много. Только выступающие и ведущий пресс-конференцию.

Выступающие, также как и журналисты, должны знать где и во сколько проходит пресс-конференция.

Проведение пресс-конференции

Специалист по медиарилейшнз должен полностью контролировать и подготовку к пресс-конференции, и ее ход. Ничего нельзя пускать на самотек. Необходимо составить план проведения пресс-конфренеции: кто, когда, в какой очередности выступает, отвечает на вопросы и т. д.

Не стоит планировать пресс-конференцию длительностью менее 30 минут, она разочарует журналистов. Мероприятие длительностью более часа – утомит. Обычная продолжительность конференции – около 40 минут. Далее журналисты могут пообщаться с ее отдельными участниками.

На основное выступление отводится 10–15 минут. Для ответа на вопрос предусматривается 2 минуты.

Мероприятие должно вовремя начаться и вовремя закончиться, все выступающие должны прибыть вовремя и быть готовыми к публичной речи. По ходу выступлений должен соблюдаться регламент. Каждому на выступление и на ответы на вопросы отводится определенное время.

Хорошая пресс-конференция – это предварительно отрепетированная пресс-конференция. Вместе с тем всегда нужно быть готовым к неожиданностям с самых разных сторон: со стороны управляющего помещения, со стороны выступающих, со стороны журналистов. Если сломается проектор, то наготове должна быть обычная доска с мелом или фламастерами. У выступающих должны быть предусмотрены дублеры. И т. д.

Зал для пресс-конференции должен быть не только заранее оборудован, но и вся техника должна быть проверена. Пол, столы, стулья необходимо поддерживать в полной чистоте.

В зале должен присутствовать охранник, который будет следить за порядком и сможет пресечь возможные хулиганские действия.

Все сказанное на пресс-конференции необходимо фиксировать. В дальнейшем записанную информацию можно будет опубликовать отдельно.

Выступающих встречают и проводят в специально подготовленное помещение, где они ожидают начало пресс-конференции, могут выпить чашку кофе и обсудить какие-либо детали предстоящего мероприятия.

Журналистов также встречают, регистрируют, выдают баджи (с указанием имени и СМИ), затем провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво. Для специалиста по медиарилейшнз будет очень полезным хотя бы очень коротко пообщаться с каждым из пришедших журналистов.

Если ожидается большое количество журналистов, то для их обслуживания выделяется несколько сотрудников компании. Все они должны иметь баджи с указанием имени и фамилии.