Менеджмент

 Безопасность подчиненных. Менеджер, приглашающий подчиненных принять участие в коллегиальном решении проблемы или задачи, должен иметь в виду, что подчиненные могут высказывать нелицеприятные вещи. Поэтому он должен гласно обеспечить гарантии для «слишком умных» и «шибко грамотных», чтобы не отпугнуть их от участия.

 Устойчивость позиций руководителя. У участников коллегиального решения не должно возникать сомнений в компетентности руководителя. Не должно возникать ситуаций, когда отвергнутое решение, предложенное подчиненными, оказалось правильным.

 Отсутствие утечки информации. Этот критерий означает, что должны быть приняты меры по неразглашению информации: во-первых, сама информация должна отвечать условию необходимости и достаточности (не быть излишней), а во-вторых, должны быть получены гарантии от участников обсуждения о неразглашении информации.

 Рациональные организационные формы, например совещание, «мозговой штурм», кружки качества.

 Обучение участию, состоящее в разъяснении подчиненным их функций и назначения.

Вопрос 112 Какие формы коллегиальности бывают?

Ответ

Коллегиальность может быть вертикальной и горизонтальной.

Вертикальная коллегиальность – участие сотрудников в постановке, обсуждении и принятии решений по вопросам, не связанным с их функциональными обязанностями

Горизонтальная коллегиальность – групповое решение проблем и задач, находящихся в сфере компетенции участников.

Соответственно существуют следующие формы коллегиальности.

Вертикальные формы коллегиальности.

• Внесение предложений сотрудниками. Имеются в виду предложения по совершенствованию деятельности подразделения и выше.

• Представительные органы сотрудников: общие собрания (конференции трудового коллектива), профессиональные организации.

• Группы по решению хозяйственных проблем. Временная группа по решению конкретной проблемы или задачи, создаваемая на добровольных началах и действующая в рабочее время (проектный или программно-целевой подход).

• Автономная группа – то же, но с дополнительными полномочиями, определяющими сферу автономности.

Горизонтальные формы коллегиальности.

• Кружок качества – неформальная группа рабочих одной бригады, которая регулярно собирается для обсуждения вопросов повышения качества продукции, экономии ресурсов, совершенствования технологии.

• Совет при руководителе – формируется по должностному принципу, обсуждает общие (стратегические) вопросы, собирается регулярно.

• Совещание – формируется из наиболее компетентных сотрудников, обсуждает конкретные проблемы и задачи, собирается по мере необходимости.

• Комитет – рабочие группы, сформированные по представительскому принципу; могут называться также комиссиями, советами, секциями; могут быть постоянными (выполнение определенной функции) и временными (решение конкретной задачи или проблемы); их полномочия имеют рекомендательный характер.

• Команда – рабочая группа, отличающаяся такими качествами, как сплоченность, взаимопонимание, самостоятельность и коллективное принятие решений.

Вопрос 113 Что влияет на эффективность работы коллегиальных органов управления?

Ответ

На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:

• Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость суждений и т. п.

• Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

• Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

♦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».

♦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.

♦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.

♦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято оценивать предлагаемые решения.

♦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.

♦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».

♦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

♦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

• Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19–21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

• Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное прекращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент – это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления. Бывают регламентно структурированные и регламентно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

• Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.