Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Правила рассадки за столом переговоров

В переговорном процессе мелочей нет, поэтому рассадка партнеров за столом также является очень важным элементом, требующим внимания и знаний правил международного этикета.

Итак, познакомимся с вариантами рассадки за столом, которые чаще всего используются на практике.

• «Переговоры». Данная рассадка используется чаще всего. Главы делегаций сидят в центре стола друг напротив друга (переводчики рядом или за спиной), остальные члены делегаций – по рангам. Этот вариант используют для проведения равноправных переговоров.

• «Т-образная» рассадка. Главы делегаций вместе со своими переводчиками садятся рядом друг с другом и перпендикулярно по отношению к другим участникам встречи, которые располагаются соответственно рангам. Такой вариант используется, когда необходимо обратить внимание на иерархию в переговорах.

• «Круглый стол». Все участники переговоров рассаживаются вокруг стола по часовой стрелке в алфавитном порядке. Используется при участии трех и более сторон. Это самый демократичный вариант рассадки. Не случайно выражение «беседа за круглым столом». Круглый стол подразумевает равноправие участников, неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями и взглядами. Создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса. Такое расположение участников переговоров является оптимальным, если необходимо достичь полного согласия и взаимодействия.

Схема расположения за столом переговоров

Рассмотрим расположение участников в условиях рабочего кабинета за стандартным прямоугольным столом. Лицо В может занимать 4 основных положения относительно лица А:

А-В1. Угловое расположение

Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и предоставляет возможность для жестикуляции и наблюдения за жестами собеседника. Отсутствует территориальное разделение стола. Просто передвинув стул в позицию В1, можно разрядить обстановку и увеличить шансы на успех переговоров.

А-В2. Позиция делового взаимодействия

Эта одна из самых удачных стратегических позиций для предъявления, обсуждения и выработки общих решений. Когда два человека работают в соавторстве над какой-нибудь проблемой или проектом, они обычно занимают это положение.

А-В3. Конкурирующе-оборонительная позиция

Положение за столом друг против друга может вызвать оборонительное отношение и атмосферу соперничества. Она может привести к тому, что каждая сторона будет придерживаться своей точки зрения, т. к. стол становится самим барьером между ними. Люди занимают такое положение за столом в том случае, если они находятся в отношениях соперничества или когда один из них делает другому выговор за какой-то проступок. Если встреча происходит в кабинете, то такое расположение свидетельствует также об отношениях субординации. Если В хочет повлиять на А, то положение друг напротив друга сокращает шансы на успех переговоров. Такое положение не подходит для создания непринужденной атмосферы и открытого диалога.

А-В4. Независимая позиция

Такое положение занимают люди, не желающие взаимодействовать друг с другом. Оно свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Этого положения надо избегать в случае, когда требуется откровенная беседа между А и В.

В практике делового общения, кроме указанных выше, используются и некоторые другие виды рассадки за столом.

• «Подкова». Небольшое число участников, сидящих полукругом, располагается приблизительно на одинаковом расстоянии от оратора. Это весьма демократичный способ рассадки. Он приемлем для проведения семинаров, консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий интерактивного формата с участием одного-двух выступающих.

• «U-образная». Расстановка столов буквой «U» позволяет выступающему ходить между ними, что дает возможность вступить в непосредственное общение с каждым участником мероприятия. Удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов.

• «Класс». Участники располагаются как ученики в классной комнате (сидят за столами, глядя в одном направлении). Перед ними находится либо президиум, либо трибуна. Целесообразно использовать для проведения конференций, так как есть возможность воспользоваться столом.

• «Театр». Участники сидят как при рассадке «Класс», только отсутствуют столы, что позволяет поставить большее количество стульев. Удобно в тех случаях, когда нужно рассадить много людей.

• «Амфитеатр». Данный вариант рассадки удобен в залах, которые в ширину больше, чем в длину. Ряды стульев при этом для удобства зрителей, сидящих по краям, закругляют. Используется для проведения конференций, брифингов и других мероприятий с большим количеством участников.

Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между которыми объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов.

За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.

После перерыва полномочия предыдущего председателя – руководителя одной из делегаций – передаются руководителю другой.

По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ. Завершает переговоры торжественный прием.

Особенности подготовки переговорных комнат

Переговоры, деловые встречи и совещания (далее по тексту «переговоры») проводятся в специально отведенном и приспособленном для этого помещении.

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.

Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.

Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.

Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее 90 см.

Рекомендуемые параметры микроклимата в переговорных комнатах [30]

На столе заранее рекомендуется расставить информационные таблички с указанием фамилии, имени и отчества участников переговоров. В зависимости от темы встречи на табличке может быть указана должность участника или название компании, которую он представляет. В случае приема иностранной делегации информационные таблички готовятся на языке ведения переговоров. Оптимальный размер информационной таблички – 21x10 см.

30

ГОСТ 30494–2011– Здания и жилые, и общественные. Параметры микроклимата в помещениях.