Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны.

Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица. Ни в коем случае нельзя вмешиваться в действия своего руководителя, прерывать его и т. д. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать записку и сделать замечание в очень корректной форме.

Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, тогда глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, участвующего в переговорах, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры.

Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Возможные темы:

• Как долетели?

• Какое первое впечатление о стране, городе?

• Какая погода в вашей стране? И т. п.

Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.

Если возникает затруднение при ответе на непредвиденный вопрос, следует говорить: «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином…», «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос» и т. д. Не торопитесь с ответом, особенно в том случае, если ваши партнеры – представители азиатских стран.

Нужно соблюдать основные требования к стилю ведения переговоров: вести себя доброжелательно, быть внимательным и вежливым, уметь слушать; свои мысли нужно выражать кратко и четко.

Необходимо помнить, что у фразы, произнесенной без пауз и состоящей из более 14 слов, начало быстро забывается, в памяти остается лишь конец предложения.

Нужно внимательно следить не только за тем, что говорит ваш собеседник, но и за своими высказываниями, словно они произнесены не вами, а другим человеком.

Ведение переговоров требует строгой дисциплины и полного подчинения руководителю, отвечающему за результаты работы.

Существуют различные мнения зарубежных специалистов в области переговоров о том, с чего начинать переговорный процесс.

Одни рекомендуют начинать его со сложных вопросов, а затем постепенно переходить к более простым.

Другие, напротив, предлагают идти от простого к более сложному.

Автор не решается определить, какой из данных методов эффективнее, так как процесс ведения переговоров – дело очень серьезное и деликатное, особенно если ваши партнеры – представители зарубежных стран.

Общие рекомендации для начала переговоров

• Используйте любую возможность проконсультироваться со своими коллегами, которые достаточно длительное время работают с представителями разных стран.

• Завязывая деловые отношения, обязательно поинтересуйтесь историей страны, города, провинции, в которых проживают ваши партнеры.

• Изучайте и учитывайте при общении национальные особенности своих деловых партнеров.

• Будьте терпимы, вежливы и пунктуальны.

• Заранее продумывайте ответы на возможные вопросы.

• Переговоры необходимо вести на профессиональном языке, избегая при этом чрезмерного использования в своей речи специализированной терминологии.

• Контролируйте свои жесты и мимику. Лучше быть приветливым и доброжелательным, а не хмурым и замкнутым.

• Внимательно следите за реакцией партнера на ваши слова и действия, за его мимикой и жестами.

• Собираясь на деловую встречу, следует взять с собой все документы, которые вам могут понадобиться в ходе переговоров.

Стоит подчеркнуть, что в западных странах в соответствии с международной практикой ведения бизнеса большое внимание обращается на поведение бизнесмена в обществе, его манеры, знание правил этикета.

Документальное оформление преддоговорных отношений

Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Поэтому эта стадия очень важна в деловых взаимоотношениях между сторонами. В этой связи для документального оформления каждой стадии договоренностей условно можно выделить четыре вида преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение в будущем договора между сторонами, в частности:

• документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров;

• документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров;

• документы, имеющие характер предварительного договора;

• документы, опосредующие урегулирование разногласий.

Данные документы обеспечивают заключение договора в будущем, они, за исключением предварительного договора и оферты, не влекут за собой каких-либо юридических последствий.

Документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров

Основным документом, фиксирующим факт начала ведения переговоров, является протокол записи деловой беседы.

Данный документ не носит строго юридического характера, его цель зафиксировать встречу представителей сторон, а также круг обсуждаемых проблем и вопросов. Для обычаев коммерческого оборота некоторых стран составление такого протокола практически обязательно, поскольку он выступает необходимым элементом делового этикета.

Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров

Протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве и протокол о результатах проведения переговоров, так же как и вышеуказанный документ, не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств, однако во избежание противоречий об этом лучше всего указать непосредственно в тексте документа.

Это основные документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров. Данный документ очень часто выступает прообразом предварительного договора, который уже непосредственно имеет юридическое значение.

Документы, имеющие характер предварительного договора

Предварительный договор

Главным документом, имеющим характер предварительного договора, является непосредственно сам предварительный договор. В соответствии с ГК РФ по предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором.

Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если форма основного договора не установлена, то в письменной форме.