Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Выполнение даже такой простой задачи в многозадачном режиме снизило вашу умственную продуктивность на 50%. Не надо быть гением, чтобы понять, как вырастет ваша интеллектуальная продуктивность, если вы перестанете переключаться между более сложными интеллектуальными задачами.

Безжалостно и радикально боритесь с многозадачностью: используйте метод пакетной обработки

В идеале, чтобы достичь максимальной интеллектуальной продуктивности и в полной мере реализовать свой умственный потенциал, вы должны полностью искоренить многозадачность. То есть приступать к новой задаче только после завершения предыдущей. Но для большинства руководителей и профессионалов достижение такого идеала невозможно. В определенной степени многозадачность даже может быть частью их должностных обязанностей. Но, когда вы поймете, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность и частое переключение между задачами, вы можете исправить такое положение дел, используя метод пакетной обработки.

Прежде чем начать, вам нужно будет записать в своем ежедневнике большую часть задач и выделить под них конкретное время. Это позволит вам избежать нарушения сроков исполнения и цейтнотов. Как я уже объяснял в главе о многозадачности, она не только увеличивает время выполнения какого-то дела. Все становится гораздо хуже, если это дело — звено в цепи других заданий и от его результатов зависит работа людей, которые будут выполнять следующий этап работы. Тогда невыполнение задачи в срок нарушает работу всех остальных звеньев этой цепочки. Поэтому когда вас просят что-то сделать, вы должны сначала подумать, сколько времени займет у вас выполнение этой задачи. Возьмите за правило никогда не вносить новую задачу в список дел, а сразу же открывайте ежедневник и смотрите, есть ли у вас свободное время. Если времени нет, лучше откажитесь. Если задание вам дает начальник, опять же откройте ежедневник и проверьте, какие дела вы можете перенести на более поздний срок или перепоручить кому-то другому.

Когда вы ищете время в своем ежедневнике, постарайтесь не дробить задачу на мелкие части и выделяйте для нее такой промежуток времени, чтобы успеть выполнить ее с начала и до конца, или, по крайней мере, разделить ее на большие последовательные этапы. Так вы сможете добиться значительного прогресса и успеете сделать гораздо больше, чем если будете перепрыгивать с одного задания на другое.

Это необходимо сделать, чтобы систематически применять метод пакетной обработки. Такой метод — обязательное условие, если вы хотите добиться действительно высокой интеллектуальной продуктивности и особенно если ваша работа не носит рутинный характер. Последовательная пакетная обработка во много раз эффективнее параллельной многозадачности, при которой надо дробить задачи на мелкие части и постоянно переключаться между ними. Подробно об этом мы говорили в первой части книги. Все дело в особенностях работы нашего головного мозга и, в частности, в специфике переключения контекстов. Многозадачность приводит к значительным потерям времени, эффективности, концентрации, креативности и т.д.

Непрерывная сосредоточенная работа над одним делом в четыре раза эффективнее работы в режиме постоянного переключения между задачами — особенно если задачи сложные или если они относятся к разным областям. 30 минут непрерывной работы в 10 раз эффективнее, чем три раза по 10 минут, чередуемые с другими делами. Не забывайте: каждое переключение между задачами, каждый раз, когда вы отвлекаетесь, каждое маленькое постороннее дело ведет к потере интеллектуальной продуктивности.

Пакетная обработка: превращает поверхностного и рассеянного человека отвлекающегося (homo interruptus) обратно в высокопродуктивного человека разумного (homo sapiens).

Как мы увидим в этой главе, в первую очередь надо применить метод пакетной обработки к электронной почте. Сделать это следует не только по причинам, описанным в главе о многозадачности, но и вот почему. Каждый раз, чтобы открыть электронную почту, вам нужно проделать ряд небольших, но отнимающих время операций. А пакетная обработка почты позволит сократить количество таких операций и сэкономить время. Вы тратите еще больше времени, когда работаете с электронной почтой на телефоне. Ведь вам надо взять телефон, открыть программу электронной почты, иногда даже вести пароль, прокрутить список электронных писем, найти среди них нужное (в процессе этого открывая массу ненужных) и т.д. Работать с электронной почтой в текущем режиме непродуктивно, а делать это на телефоне еще хуже, чем на настольном компьютере.

Возражение, которое я слышу чаще всего: «Но там может быть очень срочное сообщение!» Это типичная реакция зависимого от постоянной подключенности человека, нерациональная реакция, отговорка. Это становится очевидным, когда я спрашиваю: «Сколько электронных писем из полученных на этой неделе нужно было прочитать немедленно, и действительно ли задержка на два-три часа могла бы вызвать реальную проблему?» В ответ я всегда слышу: «Ни одного». Когда я спрашиваю о количестве таких писем за последний месяц, я слышу тот же ответ.

Если люди все равно беспокоятся по этому поводу, я советую им использовать функцию автоответчика. Можно написать дружелюбное уведомление: объясните в нем свой метод работы с электронной почтой. Там же — укажите номер телефона, по которому надо звонить в случае действительно срочной необходимости. Некоторые люди специально покупают второй дешевый телефон для такой экстренной связи. Тем самым за небольшие деньги они обеспечивают себе душевное спокойствие. Главный недостаток такого телефона для экстренной связи — в том, что по нему обычно никто никогда не звонит. Это может нанести удар по вашему ощущению собственной значимости и незаменимости.

И напоследок. Поскольку ничто так не мотивирует людей, как достигнутые успехи6, метод пакетной обработки позволит вам получать большее удовольствие от работы. Ведь каждый раз, выполнив задачу, или важный этап задачи, или же пакет небольших задач (как в случае электронной почты), вы сможете поставить галочку «дело сделано» — и при этом испытать гораздо большее удовлетворение, чем от выполнения маленького фрагмента задачи. Если вы хотите получить еще больше удовольствия, устанавливайте себе вознаграждение за достигнутую цель. Запишите, чего вы хотите достичь в работе над конкретным «пакетом», и пообещайте себе награду, например чашечку кофе или чтение интересной статьи по завершении работы. Но ни в коем случае не связывайте вознаграждение с «экранной» активностью — такой как серфинг в Интернете, компьютерные игры или соцсети. Вы должны давать себе отдых от экранов по причинам, изложенным во второй части книги. Во время перерывов вы должны двигаться, ходить и бегать, даже если эта дистанция ограничивается несколькими лестничными пролетами. Помните о состоянии «тонического оцепенения», в которое может впадать ваш мозг под воздействием сильного стресса. Кроме того, если вознаграждение связано с Интернетом, вы всегда будете тратить на него гораздо больше времени, чем планировали.

Различные способы пакетной обработки для разных видов задач

Непрерывная работа на одной задачей или логическими частями/этапами задачи

Первый вид пакетной обработки предназначен для сложных интеллектуальных задач, которые требуют максимальной отдачи от вашего мыслящего мозга. Это, например, написание важного отчета, обдумывание важного решения, подготовка к важной встрече, чтение важного документа, изучение важного вопроса, подготовка важной презентации, ведение важного разговора и т.д. Самый эффективный подход — выполнить это дело за «один присест» с начала и до конца, сосредоточенно и не отвлекаясь на посторонние дела (самое главное — сосредоточенно!).

Размышление требует времени: отвоюйте себе это время.

Если задача слишком большая и выполнить ее за один раз не получится, разделите ее на логические части, рассчитанные примерно на 45 минут непрерывной работы. Лучше всего делить работу на отдельные главы, подзадачи, этапы и т.п., которые можно выполнить за один присест. Так вам не надо будет удерживать много информации во временной памяти. Когда выполните очередную часть задачи, не начинайте сразу же проверять электронную почту, а сделайте перерыв. Это позволит вашему архивирующему мозгу упорядочить важную информацию и перенести ее из временной памяти в долговременную (более подробно об этом см. в следующей главе). Вашему мозгу нужны такие перерывы, чтобы переварить и сохранить результаты своей работы. После этого вы можете приступить к следующей части этой задачи или к новому делу.

Объединение связанных между собой задач в один пакет

Следующий способ пакетной обработки состоит в том, чтобы объединять задачи из одной области или связанные одной темой в общий пакет, и выделять для работы над таким пакетом непрерывный отрезок времени. Но помните: чем меньше связаны между собой задачи, тем дольше происходят переключения между ними, тем больше устает ваш мозг и тем выше уровень стресса. Вы забываете больше вещей и совершаете больше ошибок. Работа с электронной почтой — яркий пример набора задач, которые часто никак не связаны между собой. Несмотря на это, пакетная обработка электронной почты эффективнее, чем работа с ней в текущем режиме. Старайтесь разграничивать рабочие и домашние дела, поскольку они относятся к разным областям. Если будете смешивать их, серьезные ошибки практически неизбежны (помните о забытых в машинах детях).