Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Если в вашем ящике скопилось много писем, которые надо обработать, ни в коем случае не пытайтесь разбираться с ними по очереди, одно за другим. Ваша почтовая программа по умолчанию сортирует входящие письма по мере поступления. Если вы начнете обрабатывать письма начиная с последних, то можете пропустить важную информацию в более ранних письмах. Если же вы начнете с обработки ранних писем, то будете делать ненужную работу, отвечая на вопросы и запросы, на которые кто-то уже ответил до вас. Вы будете удивлены, насколько ускорится процесс обработки почты, если вы будете делать это на основе «подпакетов» или «мини-пакетов». В программе MS Outlook на панели инструментов есть кнопка «Организовать». Она позволяет упорядочить почту по теме или по любому другому удобному для вас критерию.

Как правило, чтобы быстро разобраться с большим объемом электронной почты, достаточно рассортировать ее два раза. Например, сначала вы сортируете письма по отправителям и быстро просматриваете их на предмет того, нет ли среди них сообщений от действительно важных людей или организаций. Если находите такие, то обрабатываете их в первую очередь, не глядя на остальные. Следующий шаг: вы сортируете письма по темам, быстро просматриваете и отвечаете только на действительно важные (помните о принципе Эйзенхауэра).

Затем приступайте к обработке остальных писем — но также на основе подпакетов. Используя функцию предварительного просмотра, вы можете быстро составить представление о том, чему посвящен этот конкретный мини-пакет. Так вы сможете сохранять, удалять или отвечать сразу на десять писем зараз.

Разумеется, эффективнее и быстрее работать с электронной почтой на стационарном компьютере с большом экраном, где вы можете найти и развернуть всю необходимую информацию, а не на смехотворном микроэкране вашего смартфона, на котором невозможно развернуть целиком даже одно письмо.

Некоторые люди предпочитают архивировать электронные письма в разных папках или помечать их разными ярлыками. И я до недавнего времени так делал. Но потом понял, что это пустая трата времени, если есть отличный поисковый инструмент. Поскольку даже в последней версии MS Office функция поиска оставляет желать лучшего, я использую программу для поиска информации на жестком диске X1 (также хорошая альтернатива — поисковик Copernic). Теперь я сохраняю все письма в одной архивной папке, а те немногие, на которые не могу ответить немедленно, помечаю флажками. При запуске моя программа электронной почты автоматически открывает список этих помеченных писем (см. об этом ниже).

Внимание: когда вы применяете метод пакетной обработки электронной почты, не переходите по интернет-ссылкам, которые содержатся в сообщениях, — особенно в период «цифровой детоксикации». Вам будет очень трудно устоять перед соблазном начать серфинговать по Интернету, жертвуя сосредоточенной работой.

Почему не следует заниматься электронной почтой, чтобы «не терять времени зря»

Если сейчас вы спрашиваете: «Почему нельзя заниматься электронной почтой во время перерывов, которые выдаются в течение дня?», значит, вы читали эту книгу с электронным гаджетом в руках. Или параллельно занимались другими делами. Или же сразу же перескочили к третьей части, пропустив первые две. Подробный ответ на этот вопрос был дан в главе об электронной почте во второй части моей книги.

Позвольте мне еще раз вкратце изложить основные причины, почему вы должны заниматься электронной почтой в строго отведенное время, а не делать это в каждую свободную минуту.

Микроперерывы, которые многие люди считают «потерянным временем», на самом деле нужны вашему мозгу (и телу), чтобы отдохнуть и восстановить силы (см. раздел о периодическом стрессе во второй части книги). Вы должны использовать эти драгоценные моменты, чтобы расслабиться, а не для того, чтобы подвергать себя очередному низкому уровню стресса, который вызывает работа с электронной почтой.

«Потерянное» время позволяет вашему мыслящему мозгу побездельничать между двумя важными встречами. За это время ваш архивирующий мозг получает шанс переварить информацию, полученную на предыдущей встрече, и подготовиться к следующей.

В «потерянное» время ваш архивирующий мозг может поработать с долговременной памятью, найти нужную информацию, поиграть с ассоциативными связями и подготовить почву для творческих решений.

«Потерянное» время, когда вы едете в лифте в свой офис или в офис клиента, прекрасно подходит не только для отдыха вашего мыслящего мозга, но и для того, чтобы вы могли поздороваться с людьми вокруг вас. Почему бы не завести микробеседу? Почему бы не познакомиться с человеком, который может ехать на ту же встречу? Ведь после короткого дружеского общения у него сложится о вас гораздо лучшее впечатление.

«Потерянное» время ожидания перед встречей — прекрасное время для легких светских разговоров. «Что?! Заниматься пустой болтовней вместо того, чтобы написать пару важных электронных писем?» Да, да и да! Необременительная светская беседа позволит вашему мыслящему мозгу расслабиться, а вашему архивирующему мозгу — подготовиться к встрече. И сохранить важную информацию — если вы прибежали сюда сразу после предыдущей встречи.

Такие светские беседы особенно важны перед важными встречами, когда вы сидите и ждете кого-то из своих визави. Эти разговоры играют роль масла для механизма человеческих взаимоотношений: они становятся гораздо легче, ими можно управлять. А интровертам светские беседы перед серьезной встречей помогут почувствовать себя более непринужденно. Во время непринужденного разговора вы можете услышать сведения «не для протокола», о которых никогда не прочитали бы в электронных письмах. Недавно я узнал, что феномен светских бесед был подвергнут серьезному исследованию. В результате установили, что они оказывают огромное влияние на эффективность встреч и совещаний — причем до такой степени, что руководителям было рекомендовано начинать каждую встречу с нескольких минут светской беседы. Особенно если среди участников есть интроверты7. Вы можете себе представить, чтобы перед важным футбольным матчем тренер разрешал бы членам команды заниматься своей электронной почтой, не разговаривать друг с другом? Кстати, если вы хотите больше узнать о важности «пустой светской болтовни», зайдите на мой сайт www.compernolle.com, в раздел «Free texts to download» («Бесплатные материалы для скачивания»).

Заполнение «потерянного» времени перед встречей или любой важной работой электронной почтой лишает вас подготовительной работы, которую проделывает ваш архивирующий мозг за пределами вашего сознания. Это подрывает вашу способность к концентрации и растрачивает драгоценные химические вещества в вашем мозге, которые необходимы для того, чтобы провести встречу или выполнить работу максимально продуктивно. Это в буквальном смысле истощает вашу силу воли, способность к самоконтролю и принятию решений. Это понижает даже ваш IQ. Так зачем вы это делаете? Или вы думаете, что у вас избыток умственных ресурсов и их можно растрачивать как попало?

Не начинайте день с проверки электронной почты, особенно если вам предстоит сложная или творческая умственная работа

Заниматься в начале рабочего дня электронной почтой — значит с самого утра сковать свой мозг. Возьмите за правило никогда не начинать свой день с проверки электронной почты, особенно если вас ожидает сложная интеллектуальная работа или важная встреча.

Даже не думайте о том, чтобы первым делом открывать почтовый ящик. Это уничтожит вашу способность к сосредоточенной умственной работе на несколько часов и переключит ваш мозг в примитивный реактивный режим. Кроме того, череда небольших и часто не связанных между собой решений, которые вам приходится принимать при работе с электронной почтой, истощат вашу силу воли. Вы устанете от принятия решений, и в результате эта работа перейдет от мыслящего к рефлекторному мозгу — мы уже подробно говорили об этом во второй части книги. Вы можете заниматься электронной почтой только после того, как выполнили всю самую важную и сложную умственную работу, запланированную на этот день.

Идеальный подход для вашего мыслящего мозга — с вечера решить, какую важную умственную работу вы будете делать завтра, и записать это на бумаге. Так вы зададите цель своему архивирующему мозгу. За ночь он пересортирует вашу долговременную память, найдет нужную информацию, поиграет со всевозможными ассоциативными связями и подготовит нужный «материал» для мыслящего мозга. Вот почему, если вы хотите получить максимум от своего мозга, всю самую сложную и творческую работу надо делать с утра. Если же вы начнете утро с проверки электронной почты, то уничтожите большую часть той подготовительной работы, которую архивирующий мозг проделал за ночь.