Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы.

Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. Интерфейс включает в себя меню, панели инструментов, и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс, используемый в приложениях MS Office.

Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание , после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения расчетов. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). Рабочий лист состоит из 16777216 ячеек, которые образуют сетку из 65536 строк и 256 столбцов.

Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек.

Форматирование – изменение оформления ячейки (ее «внешнего вида» – границ, заливки, и др.) либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Но учтите, что после изменения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,33 , но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,3 ).

Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию . Операторы бывают трех видов:

• Арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;

• Оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ ;

• Текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.

Функция – готовая штатная формула Excel. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

Ячейка – наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:

• Адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

• Ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (т. е. не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге. 

6.3. Создание, открытие, закрытие, сохранение и печать документов

Порядок создания, открытия, закрытия, сохранения и печати документов в программе Excel во многом аналогичен соответствующим действиям в Word, с которым мы познакомились в предыдущей главе. Поэтому подробное описание данных режимов мы приводить не будем, а упомянем о них вкратце.

Команда Файл -> Создать (она вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl + N ) используется для создания нового документа Excel, а команда Файл -> Открыть ( Ctrl + O ) – для открытия созданного ранее документа; при выполнении данной команды отображается окно Открытие документа , в котором указывается путь к требуемому файлу.

Для закрытия текущего документа предназначены команды Файл -> Закрыть либо Файл -> Выход – в первом случае будет закрыт текущий документ, во втором – одновременно с закрытием документа будет произведен выход из Excel.

Для сохранения внесенных в текущий документ изменений предназначена команда Файл -> Сохранить ; если пользователь после внесения в документ изменений не сохранил их, то при закрытии документа система выдаст соответствующий запрос, при положительном ответе на который изменения будут сохранены, а при отрицательном – нет.

С помощью команды Файл -> Сохранить как осуществляется сохранение текущего документа в отдельном файле под другим именем; при этом на экране отображается окно Сохранение документа , в котором указывается путь для сохранения, имя сохраняемого файла и его тип (текстовый, веб-страница, Excel-файл и др.).

Вывод текущего документа на печать осуществляется с помощью команды Файл -> Печать . При этом на экране открывается окно настройки параметров печати, в котором следует нажать кнопку ОК . 

6.4. Рабочий лист Excel и его структурные элементы

Любая рабочая книга (именно так называется файл, созданный программой Excel) состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Каждый рабочий лист книги Excel состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

По умолчанию в состав каждой книги включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1 , Лист2 и Лист3 (см. рис. 6.1 – открыт рабочий лист с именем Лист1 ). Однако количество листов, которые по умолчанию включаются в состав новой книги, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду главного меню Сервис – > Параметры , затем в открывшемся окне Параметры (рис. 6.2) на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать требуемое значение и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.2. Параметр ввода количества листов в новой книге

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа по умолчанию отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов – затемнены. Чтобы открыть лист, просто щелкните мышью на его ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению путем перетаскивания мышью ярлыков.