Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

Панель Стили предназначена для быстрого форматирования слова, абзаца, выделенного фрагмента либо всего документа. Стиль представляет собой набор определенных правил форматирования, применяемых к текстовому фрагменту или документу. Например, в документе тем или иным стилем обычно выделяются заголовок, цитата, список, название, подзаголовок, и иные элементы, в зависимости от конкретного документа. В Word 2007 изначально заложен большой выбор разных стилей; но вы можете и самостоятельно создавать стили.

С помощью кнопки Редактирование , расположенной справа от панели Стили , открывается меню, пункты которого предназначены для поиска текста в документе, замены текста или его быстрого выделения. Данный режим во многом аналогичен предыдущим версиям Word (см. выше раздел «Поиск и замена данных, функция перехода»). 

Глава 6. Строим таблицы и выполняем расчеты в редакторе Excel

Табличный редактор Excel также входит в состав пакета MS Office, и популярен не меньше текстового редактора Word. Это объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим – простотой в использовании (очевидный и удобный интерфейс, большой набор инструментов, возможность быстрого ввода данных и получения результата, наглядность представления информации и др.).

Эта глава посвящена описанию приемов и методов работы с табличным редактором Excel. При этом основной упор сделан на те аспекты, которые являются наиболее актуальными для новичков. 

6.1. Назначение, возможности и пользовательский интерфейс Excel

Программа Excel позволяет создавать и распечатывать документы, оформленные в виде таблиц, выполнять расчеты, и др. Вкратце задачи, решаемые с помощью Excel, можно сформулировать следующим образом:

• ввод, редактирование и вывод на печать разнообразных табличных документов;

• выполнение любых, в т. ч. самых сложных расчетов;

• сохранение документов в разных форматах (Excel, Web-страница, шаблон, текстовый документ и др.);

• ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.;

• анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.);

• вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.);

• форматирование документов и их составных элементов;

• импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка;

• настройка параметров представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса;

• доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access и др.);

• формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.;

• создание несложных приложений с использованием языка программирования VBA;

• защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Помимо перечисленных задач, с помощью редактора Excel можно решать и другие задачи, в зависимости от потребностей пользователя.

Чтобы запустить табличный редактор Excel (рис. 6.1), выполните команду Пуск -> Все программы -> Microsoft Excel .

Рис. 6.1. Табличный редактор Excel

Для удобства запуска рекомендуется вывести на рабочий стол ярлык программы. Пользовательский интерфейс Excel (см. рис. 6.1) включает в себя следующие основные элементы: главное меню (находится вверху окна), контекстное меню (вызывается нажатием правой кнопки мыши), панели инструментов (расположены под главным меню), рабочая область (занимает основную часть интерфейса), листы и ячейки (элементы рабочей области). 

6.2. Термины и понятия, используемые в Excel

Табличный редактор Excel является более сложным программным продуктом, нежели текстовый редактор Word. В определяющей степени это обусловлено тем, что Excel предусматривает выполнение расчетных функций, более того – он разработан специально для этого. Соответственно, существует определенная терминология, с которой должен быть знаком каждый пользователь программы. В этом разделе мы приведет трактовку основных терминов и понятий, необходимых при изучении и последующей работе с Excel.

Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

Диаграмма – графический способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с разными диаграммами: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.

Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой-либо текст.

Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10 .

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA) и предназначенная для расширения его функциональных возможностей. Доступ к макросам осуществляется с помощью команды Сервис -> Макрос .

Массив – набор ячеек либо значений, используемых как единое целое. Другими словами, массив представляет собой группу элементов одного типа, объединенных под одним именем.

Настройка – изменение текущих параметров работы программы штатными средствами. Основные операции по настройке Excel выполняются в окне, которое открывается с помощью команды главного меню Сервис -> Параметры .

Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).

Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Панель инструментов – панель, состоящая из кнопок и иных элементов управления, используемых для активизации команд и перехода в разные режимы работы. Включение/выключение инструментальных панелей выполняется с помощью соответствующих пунктов подменю Вид -> Панели инструментов .