Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

Однако вы можете не только удалять имеющиеся строки (столбцы), но и добавлять новые. Чтобы добавить строку, щелкните правой кнопкой мыши на номере строки, над которой ее нужно вставить, и в появившемся меню выберите команду Добавить ячейки . Таким же способом выполняется вставка столбцов (разумеется, в этом случае контекстное меню нужно вызывать на имени столбца); при этом новый столбец вставляется левее выделенного столбца.

Любую строку либо столбец вы можете скрыть. Для этого после предварительного выделения нужно выполнить главного меню Формат – > Строка – > Скрыть либо Формат – > Столбец – > Скрыть . Если понадобится восстановить скрытые строк и столбцы, используйте команды главного меню соответственно Формат – > Строка – > Отобразить и Формат – > Столбец – > Отобразить .

Высоту строки и ширину столбца можно регулировать по своему усмотрению путем перетаскивания мышью их границ (это необходимо делать на номере строки или заголовке столбца). Есть и другой способ: установите курсор в любую ячейку строки или столбца и выполните команду главного меню соответственно Формат – > Строка – > Высота или Формат – > Столбец – > Ширина . При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.13 (это пример для ширины столбца; высота строки настраивается в аналогичном окне).

Рис. 6.13. Настройка ширины столбца

В данном окне с клавиатуры введите требуемое значение (для столбца – в диапазоне от 0 до 255 , для строки – в диапазоне от 0 до 409 ), и нажмите кнопку ОК . Если ввести значение 0 , то строка или столбец будут скрыты. 

6.5. Формулы и функции

Формулы и функции – ключевые и довольно мощные инструменты Excel, предназначенные для расчетов, вычислений и анализа информации. Во многом именно благодаря им Excel способен выполнять те задачи, для решения которых он, собственно, и создан.

6.5.1. Что представляет собой формула и как с ней работать?

Каждая формула начинается со знака «=», за которым следуют операнды и операторы. Самый элементарный пример создания формулы можно представить так: вначале в ячейку вводится знак « = », затем – некоторое число, после этого – арифметический знак (плюс, минус, умножить либо разделить), и т. д., по мере необходимости. Завершается процесс ввода формулы нажатием клавиши Enter . В результате выполненных действий в данной ячейке отобразится результат вычисления формулы.

Если выделить курсором ячейку с формулой, то в строке формул (более подробно с данным инструментом мы познакомимся ниже) отобразится введенная формула. Например, если в ячейку А1 ввести формулу: =50+20–30 , то после нажатия клавиши Enter в ней отобразится значение 40 , а если вернуть курсор в эту ячейку, то в строке формул отобразится =50+20–30 .

Но этот метод создания формул годится только для примера. Дело в том, что для расчетов удобнее применять не конкретные числовые значения, а значения, содержащиеся в других ячейках. В этом случае в формуле указываются не числа, а координаты ячеек, значения которых должны участвовать в расчете. Например, если в ячейке В1 содержится значение 50 , в ячейке С2 – значение 20 , а в ячейке А5 – значение 30 , то формула расчета должна выглядеть так: =В1+С2-А5 . Результат ее расчета будет таким же, как и в предыдущем абзаце, и отобразится в ячейке, содержащую формулу. Опять же – в строке формул при выделении данной ячейки курсором будет содержаться формула, а не итог расчета.

Любую созданную формулу вы впоследствии можете изменить. Для этого установите курсор в содержащую ее ячейку и в строке формул внесите нужные корректировки, после чего нажмите Enter . Можно выполнять редактирование и непосредственно в ячейке; для перехода в данный режим установите на нее курсор и нажмите F2 .

В Excel реализована возможность ввода формулы в несколько ячеек одновременно. Для этого выделите нужный диапазон (либо – несколько отдельных ячеек), после чего в первую ячейку диапазона введите формулу и нажмите Ctrl + Enter .

Вы можете скопировать формулу в буфер обмена (команда Правка – > Копировать либо аналогичный пункт контекстного меню) с целью последующей вставки в другое место рабочего листа. При этом все имеющиеся в формуле-источнике ссылки (адреса ячеек) будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1 , затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2 , то формула примет такой вид: =В2+С2 .

Вы можете не только копировать, но и перемещать формулы из одного места в другое. Для этого выделите курсором ячейку с формулой, подведите указатель мыши к любой границе курсора так, чтобы он превратился в крестик, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите формулу в нужное место.

Иногда возникает необходимость скопировать в буфер обмена и затем вставить в другую ячейку не формулу, а только ее значение, полученное в результате расчета. Для этого установите курсор в ячейку с формулой, скопируйте эту формулу в буфер обмена, поместите курсор в то место, куда необходимо вставить значение, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите пункт Специальная вставка . Отобразится окно Специальная вставка , которое показано на рис. 6.14.

Рис. 6.14. Настройка специальной вставки

Здесь следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК . В процессе работы может возникнуть необходимость увидеть все формулы (а не результаты их вычислений), содержащиеся в ячейках рабочего листа. Для этого в главном меню выберите команду Сервис – > Параметры – в результате откроется окно Параметры , в котором нужно перейти на вкладку Вид , установить флажок формулы (рис. 6.15) и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.15. Включение отображения формул в ячейках

После выполнения этих действий в ячейках, в которых ранее были введены формулы, будут показаны сами формулы, а не итог их расчета. Чтобы вернуться к прежнему отображению, снимите на вкладке Вид флажок формулы и нажмите ОК .

Для удаления формулы установите в ячейку курсор и нажмите Delete . Ошибочное удаление можно отменить с помощью комбинации клавиш Ctrl + Z или команды Правка -> Отменить .

6.5.2. Понятие функции

В Excel функция – это изначально созданная и заложенная в программе формула, выполняющая расчеты и вычисления по заданным величинам и в определенной последовательности.

Каждая функция состоит из следующих элементов: знак равенства « = », название функции (вот несколько примеров – СУММ , СРЗНАЧ , СЧЕТ , МАКС , и т. д.), и аргумент (либо несколько аргументов) функции. Причем аргументы напрямую зависят от конкретной функции; ими могут являться числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.