Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

…

1.4. Ограничения

1.4.1. Настоящее положение описывает типовую схему исполнения импортной торговой сделки.

1.4.2. При реализации нетиповых, сложных и новых торговых сделок, а также при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и взаимодействий, описанная в положении, может быть скорректирована под конкретную ситуацию.

1.4.3. В этих случаях корректировка инициируется старшим менеджером по импорту, согласуется и в случае признания ее целесообразной утверждается директором коммерческого департамента.

II. Границы бизнес-процесса и ответственный

2.1. Входные границы бизнес-процесса

2.2. Выходные границы бизнес-процесса

2.3. Ответственный за бизнес-процесс

Директор коммерческого департамента.

III. Процедуры бизнес-процесса

3.1. Проработка импортной сделки;

3.2. Заключение контракта и договора комиссии;

3.3. Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;

3.4. Организация доставки груза комитенту;

3.5. Осуществление таможенной очистки;

3.6. Ведение учетных карточек товара и платежей;

3.7. Проведение расчетов с комитентом;

3.8. Проведение расчетов с инофирмой;

3.9. Выполнение шеф-монтажных работ;

3.10. Обеспечение гарантийного обслуживания.

IV. Описание процедур бизнес-процесса

4.1. Проработка импортной сделки

После получения запроса на поставку товара старший менеджер по импорту (Исполнитель) коммерческого департамента (КД) выполняет следующие работы:

4.1.1. Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему коммерческого предложения.

4.1.2. Прорабатывает запрос с инофирмами, и в случае необходимости ищет новые инофирмы.

4.1.3. Получает, согласовывает и отбирает коммерческие предложения от инофирм.

4.1.4. Прорабатывает транспортные условия поставки с департаментом логистики (ДЛ).

4.1.5. Прорабатывает финансовые условия поставки с финансовым департаментом (ФД).

4.1.6. На основе отобранных коммерческих предложений от инофирм, транспортных и финансовых условий поставки исполнитель готовит коммерческое предложение для комитента.

4.1.7. Не позднее 7-ми дней с даты получения запроса направляет подготовленное коммерческое предложение комитенту. В случае невозможности подготовить коммерческое предложение в указанный срок, исполнитель информирует об этом комитента и согласует с ним новые сроки.

4.2. Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1. Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2. Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3. Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

• Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

• Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

• Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4. В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5. После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6. В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.

4.2.7. Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту — договор комиссии, инофирме — контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.

4.2.8. Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.

4.3. …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о бизнес-процессах. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за процедуры регламентируемого бизнес-процесса.

Пример такого упрощенного положения о процессе «Подбор и прием персонала» приведен в табл. 6.6.

Табл. 6.6. Упрощенное положение о процессе «Подбор и прием персонала»

Положение о бизнес-процессе «Подбор и прием персонала»

Ответственный за бизнес-процесс: Начальник отдела подбора персонала.

6.4. Структурные регламенты

Структурные регламенты регламентируют оргструктуру компании и выполняемые ею процессы. Этот тип документов регламентирует компанию с точки зрения оргструктуры — в них прописываются сначала структурные единицы, а потом указываются процессы, которые они выполняют.

Существуют три вида структурных регламентов. Первый вид представлен регламентом верхнего уровня и называется положением об организационной структуре компании. Второй вид представляет группу документов среднего уровня, регламентирующих структурные подразделения. Эти регламенты называются положениями о структурных подразделениях, и их количество определяется широтой и глубиной регламентации предприятия. И последний третий вид структурных регламентов представляет группу документов, регламентирующих самый нижний уровень оргструктуры — персонал. Эти регламенты называются должностными инструкциями, и их количество также определяется широтой и глубиной регламентации компании.