Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур
Шрифт:
9.5. Формы документов, составляющих документооборот бизнес-процесса.
Структура первого раздела «Общие положения» аналогична подобному разделу положения о процессной системе управления.
Во втором разделе регламента описываются назначение и цели регламентируемого бизнес-процесса, его входные и выходные границы с указанием входов, выходов, клиентов и поставщиков процесса, а также указывается должностное лицо, ответственное за него.
Третий раздел положения о бизнес-процессе содержит перечень подпроцессов (процедур, операций),
В четвертом разделе по каждой процедуре указываются ее ответственный, участники, входные и выходные границы. При максимальной регламентации бизнес-процесса также указываются события, запускающие процедуру, и события, наступающие после ее завершения. Указывается временная последовательность процедур, их длительность, даты начала и завершения, а также различные требования, нормативы и ограничения, существующие при их выполнении.
Пятый раздел положения содержит перечень ключевых показателей бизнес-процесса. Для процессов первого уровня количество ключевых показателей составляет 7-15. Для процессов нижних уровней ввиду их меньшей разнородности количество показателей уменьшается и для мелких процедур составляет 3–5.
Часто на практике ключевые показатели процессов выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о бизнес-процессе. Этот документ называется счетной картой процесса. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.
В шестом разделе положения о бизнес-процессе перечисляются права и полномочия, которые предоставляются ответственному за процесс владельцу для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.
Из возможных полномочий, которыми владелец процесса может наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления процессом. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.
Структуры седьмого и восьмого разделов положения о бизнес-процессе «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения о процессной системе управления.
По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.
В последнем девятом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы бизнес-процесса, схемы информационных и материальных потоков, диаграммы документооборота и ресурсооборота, схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, задействованных в процессе, а также формы документов, составляющих документооборот.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о бизнес-процессе.
В каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации.Если разрабатываются регламенты для устоявшихся бизнес-процессов, где сотрудники знают, как их выполнять и требуется только узаконить распределение ответственности, достаточным является простое описание процедур и ответственных за их выполнение.
Если цели регламентации требуют обеспечения соблюдения сроков, то нужно пойти дальше и указать в регламенте нормативное время выполнения бизнес-процедур.
Если в процессе используется сложный документооборот, тогда в положении целесообразно описать его подробно.
Если регламент разрабатывается для нового бизнес-процесса, который сотрудники никогда не выполняли, целесообразно включить в приложения формы документов, которые составляют документооборот процесса. При этом эти формы нужно не просто описать, но и указать порядок их заполнения.
В максимальном случае положение по одному бизнес-процессу вместе с прилагаемыми формами — это довольно объемный пакет документов, который может достигать 40–80 страниц. Поэтому, чтобы не тратить лишние усилия, в каждом конкретном случае в зависимости от ситуации и существующих проблемных мест в бизнес-процессе нужно выбрать оптимальный набор разделов, который должен войти в регламент. Минимальный формат этого процессного регламента представлен разделом IV.
В табл. 6.5. приведен фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки», разработанного для компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием.
Табл. 6.5. Фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» торговой компании
Положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки»
I. Общие положения
1.1. Назначение
Настоящее положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» (далее Положение) в компании ></emphasis> (далее Компания) предназначено для распределения ответственности и регламентации внутренних взаимодействий структурных подразделений и должностных лиц при выполнении импортных торговых сделок.
1.2. Область применения
Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе должностные лица следующих структурных подразделений компании:
• Коммерческий департамент;
• Департамент логистики;
• Финансовый департамент;
• Юридический отдел;
• …
1.3. Термины, определения и сокращения
1.3.1. Термины и определения
В настоящем положении используются следующие термины с соответствующими определениями:
Исполнитель — Старший менеджер по импорту;
Комитент — Российский потребитель, которому поставляется товар;
Инофирма — Иностранный поставщик, который поставляет товар;
Документы — Контракт, договор комиссии;
…
1.3.2. Сокращения
В настоящем положении применены следующие сокращения:
С3 — Служебная записка;
КД — Коммерческий департамент;
ДЛ — Департамент логистики;
ФД — Финансовый департамент;
ЮО — Юридический отдел;