Спасибо за отзыв. Как правильно реагировать на обратную связь

Нечеткие границы между отделами, подразделениями и их функциями добавляют путаницы. Если я отвечаю за поиск информации для наших печатных СМИ, то почему из отдела маркетинга мне продолжают идти напоминания, что Барри отвечает за поиск информации по всем медиаплатформам, включая печатные СМИ, а потому доклады от других сотрудников на эту тему считаются «неавторизованными»?

Иногда столкновение ролей вызывается не путаницей, а, наоборот, предельной ясностью ролей. Противоречия заложены в саму структуру организации. В банке юристы, следящие за соблюдением правовых норм, и трейдеры зачастую конфликтуют между собой – не потому, что трейдеры жуликоватые, а юристы сверх меры осторожные, а в силу самой природы их ролей, противоположности их интересов. Другими популярными примерами такого рода является вражда между отделом продаж и юридическим отделом компании, между хирургами и анестезиологами, между архитекторами и инженерами, между кадровой службой и всеми остальными. Как пошутил один начальник кадровой службы, «мы не будем счастливы, пока счастливы вы».

Разумеется, каждый понимает, что работа кадровой службы очень важна, но очень уж она надоедает и мешает работать со своими инициативами. И зачастую источник проблемы мы начинаем видеть в характере людей, там работающих: они без меры назойливы, консервативны и слишком уж любят всякие правила. Со своей стороны работники кадровой службы тоже обижаются на безответственность подразделений, которые несвоевременно сдают ведомости учета отработанного времени, слишком небрежно и поверхностно проводят аттестацию работников, пропускают обязательные сроки учебы и повышения квалификации. Почему наши служащие ведут себя как бестолковые и недисциплинированные подростки?

На уровне организации в целом эти трения между подразделениями служат важным целям, но на межличностном уровне они могут быть весьма деструктивными, особенно если неправильно понимаются источники конфликта. Важно отделить личность человека от его роли, сделав два шага назад и задавшись вопросом: в какой мере исполняемые нами роли влияют на то, как мы воспринимаем друг друга, и на ту обратную связь, которую мы предоставляем друг другу? Насколько дело в ролях и насколько в личностных качествах? Даже если вы не знаете ответа, просто задайте себе этот вопрос или обсудите его между собой. Это будет способствовать лучшему пониманию.

Три шага назад: общая картина (другие игроки, процессы, правила и структуры)

Сделав третий шаг назад, вы получаете возможность увидеть картину происходящего целиком, включающую в себя не только других игроков, но и саму обстановку, в которой происходят события и принимаются решения, со всеми ее процессами, стратегиями и правилами. Все это влияет на наше поведение, на принимаемые нами решения и на обратную связь. Все это части системы, в которой мы находимся.

Представьте себе, что рабочий на заводе получает серьезную травму, а вы на том же заводе отвечаете за технику безопасности. Ваша задача – сделать так, чтобы подобные случаи никогда больше не повторялись. В поисках причин случившегося чаще всего сосредоточивают внимание на поведении самого пострадавшего: соблюдал ли он правила техники безопасности? Как давно он работает на этом месте? Не был ли он пьяным? Может, он был переутомлен? Что он сделал неправильно?

Это важные вопросы, но вы-то знаете, что дело не только в самом рабочем. Поэтому сделайте три шага назад, чтобы увидеть картину соблюдения техники безопасности на заводе во всей полноте. Если рабочий был переутомлен, то кто допустил, чтобы он отстоял у станка две смены подряд, и как часто такое практикуется? Кто в последний раз занимался техобслуживанием его станка и какие при этом были замечания? Начальник цеха в курсе, что при ремонте станка использовались нестандартные детали? Проводился ли в должном объеме инструктаж по технике безопасности и как это могло повлиять на случившееся? Каким образом система аттестации учитывает (или не учитывает) знание и соблюдение основ техники безопасности? В какой мере повлияли на физическое и моральное состояние работников новые правила, касающиеся организации перерывов на отдых?

Здесь нужен определенный баланс. Никому не хочется тратить время на ловлю блох, и если есть хоть какое-то более или менее удовлетворительное объяснение ситуации, возникает искушение прекратить дальнейшие поиски. Но при этом мы рискуем упустить из виду важные обстоятельства и первопричины ситуации только потому, что они несколько удалены от происшествия во времени или пространстве.

В таблице вы найдете некоторые из факторов, на которые стоит обращать внимание при рассмотрении полной картины.

Обратная связь, рассматриваемая через системную призму

Давайте послушаем разговор учительницы и мамы ученицы второго класса и посмотрим, как системная призма помогает нам в общении и восприятии обратной связи.

Учительница очень осторожно замечает: «У вашей дочери Кензи очень своеобразный характер. Она говорит вещи, которые пугают и расстраивают других детей». Она добавляет, что Кензи – хорошая девочка, но немножко агрессивная. Учительница надеется, что мама поймет ее правильно и примет это во внимание.

Однако Кензи, оказывается, подслушивает под дверью. Она врывается в класс и горячо протестует: «Мама! Эти дети так надоедают! Они первые начинают! А я не виновата, что они сразу ревут!» С точки зрения Кензи, проблема не в ней. Она жертва.

Разговор заходит в тупик. Кензи ощущает себя несправедливо обвиненной, учительница в отчаянии видит ее нежелание взять на себя ответственность, а мама не знает, кому верить. Давайте попробуем разобраться в ситуации, рассмотрев ее с трех разных точек зрения.

Сделав один шаг назад, чтобы увидеть индивидуальные противоречия, мы наблюдаем следующее: одно из противоречий между Кензи и некоторыми одноклассниками является практически врожденным. Кензи от природы свойственно некоторое актерство, драматизм в словах. Она не скажет просто «хороший» или «плохой»; она скажет «сказочно удивительный» или «катастрофически ужасный». Она яркая личность и явно доминирует среди сверстников-восьмилеток.

Второй шаг назад открывает вид на роли. Кензи учится в этой школе первый год, и это усилило ее потребность найти свою нишу и придать налет таинственности своей персоне. Дети тянутся к ней, чтобы послушать, как она пародирует восклицания учительницы при решении арифметических задач и обыгрывает процедуру посадки в школьный автобус. Окрыленная успехом среди слушателей, Кензи устраивает все более масштабные инсценировки, и вскоре всем становится ясно, что ее роль классного заводилы никто не оспорит. Мы начинаем видеть систему в динамике: поведение Кензи влияет на поведение ее одноклассников, которое, в свою очередь, влияет на нее.

Однако есть дети, которые, в отличие от Кензи, не любят быть в центре внимания. Когда один из них нечаянно испачкал краской рисунок Кензи во время урока рисования, она закричала: «Ты самый ужасный человек на свете!» Кензи не понимает, как своей преувеличенной реакцией она ранит душу чувствительного ребенка, потому что ее саму это никак не задевает. Другие дети проявляют больше сочувствия к пролившему краску мальчику. Между собой они говорят, что Кензи злая, и начинают ее сторониться.

Пока мы говорили о личных ролях и разногласиях. Теперь давайте сделаем третий шаг назад и посмотрим, что происходит дальше. Друзья, оставшиеся с Кензи, сообщают ей, что про нее говорят и кто уговаривает других с ней не водиться. Не то чтобы они всерьез хотят завести Кензи, но ее реакция оказывается быстрой и драматичной, что приводит ее друзей в полный восторг, поэтому они еще теснее сплачиваются вокруг нее. «Мы классные ребята, а остальные – плаксы и лузеры». Остальные же тем временем рассуждают так: «Мы хорошие ребята, а они плохие, хулиганы». И если сначала наше внимание было сосредоточено исключительно на Кензи, то теперь мы видим процесс формирования враждующих группировок, которые взаимодействуют между собой и вносят свой вклад в систему.

Немаловажным фактором в более широкой системе оказывается планировка игровой площадки, которая неизбежно способствует разделению класса на «мы» и «они». В школе происходит реконструкция, и для спортивных игр детям остались лишь две площадки. В результате противоборствующие группировки, вынужденные играть рядом, то и дело мешают друг другу (нарочно или нечаянно). Школьная политика тоже вносит свою лепту: когда возникают проблемы, провинившегося ученика вызывают в кабинет директора, но нет никакой процедуры примирительного разговора между учениками, чтобы они могли понять друг друга и восстановить отношения. Дисциплина основывается на выявлении и наказании зачинщика, а система в целом остается нетронутой.