Чтение онлайн

ЖАНРЫ

Тайм-менеджмент

Берд Полли

Шрифт:

Составьте список возможных дел и обеспечьте, чтобы необходимые для них материалы всегда были у вас под рукой — например, в отведенном месте портфеля или в специальной папке.

Перед выходом на работу или накануне вечером подготовьте их с учетом запланированных дел. Чтобы не брать с собой целый журнал, вырвите страницы с интересующими вас статьями. Выберите книгу, которую давно хотели прочитать, и отметьте наиболее примечательные главы.

Не стоит набивать портфель до неподъемного состояния, но убедитесь, что несколько действительно необходимых вещей в нем имеются. Безусловно, это ручка, записная книжка, возможно, диктофон и мобильный телефон. Прежде чем куда-либо отправляться, также прихватите

с собой какие-то из следующих предметов:

►вырванные из журналов статьи, которые вам хотелось бы прочитать;

►полезная книга для менеджеров с отмеченными главами;

► список людей, которым вам нужно написать письмо или направить иное письменное послание;

► документ, который необходимо проработать или отредактировать;

► блокнот для изложения мыслей и составления писем;

► ваш ежедневник или органайзер;

► мобильный телефон;

► портативный компьютер (ноутбук) или электронный органайзер.

В итоге при случае вы сможете заняться делом, в наибольшей степени соответствующим ситуации и количеству имеющегося времени. Блокнот и бумага необходимы, поскольку диктофоном — хотя он более удобный и эффективный инструмент работы с корреспонденцией — пользоваться можно не всегда. Некоторые ситуации, как, скажем, пребывание в приемной, не подходят для диктовки. Блокнот и бумага позволят набросать тезисы письма, с которыми впоследствии сможет работать ваш секретарь.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите секретаря помещать в вашу папку материалы для чтения — например, последний номер отраслевого журнала или выпуск бюллетеня компании.

Краткие советы по работе с корреспонденцией

Именная почтовая бумага и конверты позволят вам готовить короткие рукописные ответы практически в любых обстоятельствах. Далее вы вкладываете послание в конверт, надписываете адрес, и можно приклеивать марку. Примерно так же несколько дарственных вкладышей позволят вам передавать материалы другим лицам без промежуточной операции обращения с подобной просьбой в собственный офис.

Ловите момент

Обстоятельства образования переходного времени по большей части будут для вас очевидны. К примеру, логично будет ожидать появления свободных десяти минут временного зазора между собраниями. Но порой такие минуты будут выдаваться неожиданно, скажем, из-за отмены заранее оговоренной встречи или переноса даты делового обеда. Именно в такие моменты польза планирования проявляется со всей очевидностью. Если вы готовите себя к работе так, как предлагается выше, то у вас непременно будет чем заняться. Если вы находитесь в офисе, то сможете при появлении достаточно большого «окна» поработать над основным заданием. Во всех иных случаях достаньте свою заранее подготовленную папку и займитесь ее содержимым. Чем больше будет вами делаться, тем меньше невыполненной работы будет громоздиться перед вами в основные рабочие часы.

Промедление — враг эффективного использования переходного времени

Пытаясь тянуть время, вы его лишаетесь. Как только выдастся свободная минута, немедленно принимайтесь за дело, иначе время исчезнет бесследно. О борьбе с привычкой медлить более подробно говорится в главе 5.

Чем заняться в переходное время

Переходное время не годится для основной работы, которой вы в данный период заняты и которая требует полной концентрации внимания в течение достаточно продолжительных отрезков времени. Между тем оно вполне подходит для выполнения более мелких заданий, имеющих свойство стремительно накапливаться, требуя значительных

затрат времени. Это часто бывает с ответами на письма и необходимостью прочтения разного рода материалов.

Переходные периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом возникать в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. И тем не менее благодаря современным технологиям даже езда на машине может проходить небесполезно для водителя. За рулем вы можете, к примеру, прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается, лучше переключитесь на музыку). В общественном транспорте, в частности в электричке, можно поработать с бумагами или почитать. Вы можете даже воспользоваться мобильным телефоном и сделать несколько необходимых звонков. Но при этом будьте тактичны, попутчикам ваши переговоры наверняка не понравятся. А если в вагоне окажется много владельцев мобильных телефонов и все они воспользуются ими? Вряд ли это будет по душе окружающим, в том числе и вам. Словом, не забывайте ставить себя на место других людей.

Использование переходного времени

Разного рода краткосрочные дела — это то, что — нужно. Заняться можно чем-то из нижеперечисленного:

► сделать несколько телефонных звонков (в особенности если имеете мобильный телефон);

► подготовить черновики писем; написать несколько служебных записок;

► почитать что-то по работе; <> заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

► сделать пометки по поводу новых проектов или схем;

► записать соображения, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

► заняться заполнением ежедневника или составлением календарного плана на следующую неделю;

► разобраться с проблемами персонала;

► заняться текущей работой;

► встретиться с людьми; поразмышлять (идеи — великая вещь!);

► послушать музыку;

► послушать радио;

► прогуляться или сделать несколько упражнений, чтобы встряхнуться;

► подготовить вопросы к собранию;

► вздремнуть;

► договориться о встречах;

► заняться самооценкой.

Что можно сделать за 10 минут?

Часто периоды свободного времени длятся не более десяти — пятнадцати минут. Может показаться, что столь короткое время ничем существенным не заполнить. Мы же предлагаем несколько простых идей, как можно провести 10 минут с пользой и экономией прочего вашего времени:

► прочитать короткую статью или доклад;

► прочитать несколько писем;

► написать или надиктовать письмо или служебную записку;

► прочитать несколько страниц пространного документа;

► заполнить ежедневник, подготовить график работ на предстоящую неделю;

► записать несколько мыслей;

► прочитать и отправить сообщение по электронной почте;

► сделать наброски к предстоящему выступлению.

Чтение требует времени

У многих людей значительная часть дня уходит на чтение разного рода материалов. Потому вполне разумным будет воспользоваться переходным временем для чтения документов или статей, на которые потом все равно придется тратить время. Однако для наиболее эффективного использования коротких свободных минут вы должны уметь быстро добираться до непосредственно вас касающихся или особенно интересующих разделов материала. Существуют специальные приемы быстрого чтения, и к ним мы еще обратимся ниже, в главе 7.

Поделиться с друзьями: