Чтение онлайн

ЖАНРЫ

Тайм-менеджмент

Берд Полли

Шрифт:

► представьте себе счастливый момент завершения работы;

► начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Оставьте время для анализа, внесения изменений и окончательного оформления

Худшим следствием промедления является то, что вы не оставляете себе достаточно времени на завершение работы. Это проверка результата и внесение необходимых изменений. Кроме того, у вас должно оставаться время для анализа конечного результата и выяснения, является ли он желаемым или мог бы быть лучше, достигнут быстрее и стоить дешевле. Наконец, вам необходимо убедиться, что выполнены все этапы работы, которые необходимо скомпоновать в одно целое и придать надлежащий вид. Еще одна, на этот раз последняя, проверка

готовности работы, и дело сделано.

Если вы заранее не оставляете себе времени на перечисленные действия, то начинаете паниковать и комкать работу. Если же знаете, что предусмотрели достаточно времени для всего, то с приятным чувством станете продвигаться к завершению работы.

Оценивая, сколько времени вам потребуется на проверку сделанного, ориентируйтесь на ранее выполненные задания и, соответственно, составьте график предстоящей работы. Оставьте достаточно времени на случай непредвиденных осложнений, и вы без труда впишетесь в установленные сроки. Уверенность в том, что в последний момент у вас не будет оснований для паники, облегчит вам начало работы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Настраивайтесь только на однократную проверку любой сделанной работы.

Что хорошо, то хорошо

Возможно, вы из тех людей, которые откладывают выполнение работы из опасения, что конечный результат будет далек от совершенства. Вы устанавливаете для себя высокую планку и боитесь, что не оправдаете собственных ожиданий.

Так вот, вы заблуждаетесь, полагая, что другие возлагают на вас столь же большие надежды. Да, они рассчитывают, что работа будет выполнена в срок и на достаточно высоком профессиональном уровне. Но если вы будете постоянно тянуть с началом работы из-за нежелания выдать нечто, что не соответствует вашим внутренним стандартам, то рискуете, во-первых, вызвать недоумение босса и коллег по поводу вашего отношения к делу, а во-вторых, подвести их, сдав задание позже установленного срока. Это что, лучше?

Задание, которое вы выполните, должно удовлетворять требованиям работы, ни больше ни меньше. Если задание выполнено, проверено, установлено его соответствие поставленной задаче и срокам, значит, вы справились с ним. Бесконечные проверки и перепроверки не улучшат результата, и чем больше вы будете ими заниматься, тем сильнее будет ваш страх по поводу качества сделанного.

Делайте хорошо сразу

Старайтесь сразу делать работу хорошо. Ясно, что получаться это будет не всегда; конечная проверка — вещь очень существенная, но, по крайней мере, стремитесь с самого начала все делать как надо. При таком подходе выполнение каждого задания воспринимается как вызов личной компетентности, что делает интересной даже малопривлекательную работу. Кроме того, в этом случае ускоряется рабочий процесс в целом.

Шансы на то, что с самого начала все будет делаться как надо, повышаются, если проведена необходимая подготовительная работа. Убедитесь, что на выполнение работы вами отведено достаточное количество времени. Предварительно ознакомьтесь со всей относящейся к делу информацией и инструкциями. Соберите все необходимые для работы материалы, средства и инструменты. Организуйте работу без сбоев. Сделайте необходимые записи и пометки, на которые будете ориентироваться в ходе работы. Приступайте к работе немедленно.

Выполняя задание старайтесь продвигаться поступательно от этапа к этапу. Одновременно старайтесь, чтобы каждый фрагмент работы был выполнен на максимально высоком качественном уровне. Это не исключает необходимости последующей проверки и корректировки сделанного, но значительно снижается объем окончательных исправлений и переделок.

Может показаться, что такой подход только замедлит дело, поскольку придется многое переработать по ходу работы. Но это не так. Работать вы будете более устойчиво, без рывков и задержек, а благодаря тщательно проведенной подготовке необходимость в корректировках в процессе работы будет небольшой.

Некоторые компании настолько воодушевлены идеей «сразу хорошо», что требуют этого от каждого производственного подразделения и каждой рабочей операции.

Что происходит, когда вы оказываетесь не на высоте?

Никто из нас не совершенен. Вы можете выполнять работу с полной отдачей сил, но не добиться нужного результата. Иногда вашей вины в том нет. Питер, например, следуя приведенным выше правилам, регулярно готовит для босса солидный финансовый анализ деятельности страховой компании, в которой работает. Однако последняя его работа была возвращена ему

для переделки. Дело в том, что «наверху» было принято решение использовать по отдельным параметрам иные критерии анализа, а потому, несмотря на всю тщательность проведенной Питером работы, его анализ оказался выполненным неверно.

Вполне может случиться, что вы сделаете ошибку или выполните работу очевидно ниже своих возможностей. У каждого человека случаются промашки. Не впадайте в отчаяние. Признайте ошибку, выясните ее причину и переделайте эту часть работы, начиная с ревизии этапа подготовки. Если в целом работа выполнена правильно, пересмотр отдельного ее фрагмента не должен занять у вас много времени.

Мыслите позитивно

Чтобы успешно сделать работу, необходимо позитивно к ней относиться. Если вы возьметесь за выполнение задачи с мыслями о том, что не хотите ею заниматься, считаете ее скучной и тягостной, то не сможете успешно ее решить, а сам процесс работы займет гораздо больше времени, чем при ином подходе. Ваши мысли будут заняты преимущественно тем, как избежать работы, а не тем, как добиться в ней прогресса.

Наличие позитивного отношения будет сказываться на всех аспектах работы. Анжела, представительница целого штата секретарей, обслуживающего менеджеров среднего звена крупной торговой компании, считала свою работу нудной и тяготилась ею. Со своими функциями Анжела вполне справлялась, однако всегда выполняла поручения менеджеров в самый последний момент, каждый раз находя повод отсрочить начало. Менеджеров беспокоило отношение секретаря к делу, так как приходилось постоянно перезванивать и справляться, приступила ли компания к выполнению их заказов. Подруга Анжелы указала ей на то, что такое отношение к делу не дает ей никаких выгод — шансы на повышение невелики, а коллег раздражают ее бесконечные стенания. Анжела серьезно задумалась над мнением окружающих и решила изменить свой подход к работе. Для начала она навела порядок на рабочем месте и придала ему некоторые черты индивидуальности и уюта, что должно было больше ее вдохновлять. Каждое поступающее задание она стала рассматривать как нечто особенное и оригинальное и относилась к нему как к очередному тесту на степень собственного профессионализма. Теперь даже для самых обыденных дел Анжела сама устанавливала сроки исполнения, мысленно представляла позитивные стороны выполнения задания и старалась делать свою работу на самом высоком уровне. Вопросы стали решаться быстрее, и Анжела работала с удовольствием. Теперь она сама начала искать для себя дополнительные задания, поскольку с пересмотром стиля работы времени у нее появилось гораздо больше. Коллеги начали проявлять к Анжеле больше симпатии, а начальство, отметившее столь отрадные изменения, уже рассматривало ее как возможного кандидата на повышение.

Приведенный пример отражает крайний случай, но что-то из этого может иметь отношение и к вам. Приобретая позитивный настрой даже в отношении наименее интересных заданий, вы гарантируете себе замечательные итоги. Среди них — своевременное выполнение работы и ее достойное качество; не стоит недооценивать и чувство удовлетворения от сознания хорошо сделанного дела.

Не опаздывайте

Обычным проявлением привычки тянуть время являются опоздания на заранее запланированные, но не слишком приятные мероприятия — скажем, на встречу с трудным клиентом или с классным руководителем сына. Вы прибываете на несколько минут, а то и на полчаса позже оговоренного времени и начинаете с извинений. Изначально формируется неблагоприятная для общения атмосфера. Ни одному человеку не понравится, если его заставят ждать при наличии твердой договоренности о встрече. Кто-то простит вам неуважительное к себе отношение, а кто-то вообще откажется от дальнейших контактов. Опоздания не только признак крайней невоспитанности. Опаздывая, вы крадете чужое время, и свое, кстати, тоже. Далеко не каждый человек станет вас дожидаться или все же согласится продлить встречу, когда вы наконец явитесь. У большинства людей достаточно других дел, и в случае вашего опоздания для общения с вами у них может не оказаться ни времени, ни желания.

Опоздания могут иметь действительно серьезные последствия. Арнольд, коммивояжер, опоздал на деловой обед с новым, весьма перспективным, клиентом. Опоздал на каких-то десять минут, но чело-век уже ушел. Позже Арнольду передали слова несостоявшегося покупателя: «С какой стати я стану отдавать свои деньги компании, персонал которой столь вольно распоряжается моим временем?» Не побеспокоившись о том, чтобы явиться на встречу вовремя, продавец лишился крупного заказа.

Не опаздывать — это просто
Поделиться с друзьями: