Тайм-менеджмент

Если вы из тех людей, кто искренне хотел бы всюду поспевать и тем не менее практически всегда опаздывает, — значит, вам есть над чем задуматься. Вполне вероятно, вам просто недостает организации. А может, вы один из тех чудаков, которые не носят часов? В любом случае вам необходимо критически пересмотреть свое поведение. Если не хотите носить наручные часы, подумайте об элегантном брегете на цепочке, часах-подвеске, электронных часах на поясе или о самых обычных часах в кармане пиджака. Повесьте часы на стену в спальне, на кухне, в столовой и рабочем кабинете. Если пользуетесь электронным органайзером, установите его будильник на сигнал, который напомнил бы вам о предстоящей встрече; только оставьте себе достаточно времени, чтобы вовремя прибыть к условленному месту.

Если вы хронически опаздываете, хватит пускать дело на самотек. Начните с того, чтобы вовремя выходить утром из дома. Советуем также воспользоваться другими нашими подсказками:

► купите будильник для дома и постоянно им пользуйтесь; выберите тот, у которого достаточно громкий и продолжительный сигнал, чтобы вас разбудить;

► поставьте будильник подальше от кровати, тогда для его отключения вам придется подняться с постели;

► станьте абонентом «телефонной побудки» и проинструктируйте оператора о том, как следует вас будить;

► сделайте так, чтобы все ваши часы на пять минут спешили;

► свой гардероб на следующий день подбирайте и приводите в порядок с вечера;

► также накануне вечером продумайте меню завтрака на следующее утро;

► заранее соберите портфель;

► сделайте так, чтобы ключи и бумажник всегда находились на одном месте.

Следование этим советам поможет вам вовремя вставать, принимать душ, завтракать и выходить из дома. Но как всегда успевать на встречи, что запланированы у вас на день?

Используйте все средства, которые способны в этом помочь. Попросите секретаря заранее напоминать вам о намеченном мероприятии. В зависимости от обстоятельств такое напоминание может сделать чужой секретарь или ваш приятель, позвонив вам в определенное время. Заранее закажите такси или машину компании, это поможет вам вовремя быть готовым к выходу.

Перераспределение времени

Эффективный способ сокращения числа опозданий — почаще и внимательнее просматривать ежедневник и рабочий график и исключить или уменьшить число вероятных случаев позднего при-бытия на место. Например, посмотрите, сколько времени вы отвели себе на то, чтобы добраться от офиса до места встречи с клиентами в близлежащем городке. Хватит ли вам этого времени? Хорошо ли вы знаете дорогу? Если поедете на общественном транспорте, уточните расписание. Действительно ли вы выбрали самый короткий путь?

При необходимости куда-либо ехать всегда оставляйте себе резерв времени. Раннее прибытие — не преступление и обычно воспринимается с пониманием, а вот позднее неизменно вызывает негативную реакцию. Если доберетесь до места раньше, чем рассчитывали, то все равно сможете эффективно использовать образовавшееся свободное время (см. главу 4).

В случае проведения встречи в стенах компании пересматривайте свое расписание ради нескольких лишних минут только при необходимости перехода из одного здания в другое. По возможности измените излишне плотный график, чтобы без спешки и вовремя прибыть на встречу.

Удостоверьтесь в знании маршрута

Что касается дороги до места встречи или иного мероприятия, не полагайтесь на память или интуицию. Заранее разработайте маршрут и точно представьте себе, как будете добираться. Можно воспользоваться системой спутниковой навигации, если она установлена на вашем автомобиле, или предварительно проложить маршрут с использованием специальной компьютерной программы. Если поедете на машине, убедитесь накануне поездки в ее исправном состоянии. Проконсультируйтесь со службой дорожного движения об условиях предстоящей поездки, следите по радио за оперативной информацией об интенсивности транспортных потоков.

Анализируйте полученную информацию. Самый прямой путь не станет для вас самым коротким, если дорога забита транспортом. Некоторые дороги хронически перегружены в определенные часы и дни недели. С учетом этих обстоятельств подумайте о возможности переноса времени или даты встречи.

В случае поездки на общественном транспорте выберите самый короткий маршрут и уточните его график. Не забудьте о том, чтобы у вас осталось достаточно времени добраться от места прибытия транспорта до места встречи. Купите билеты заранее (дайте соответствующее поручение секретарю), так вы гарантированно попадете на нужный рейс.

Будьте готовы к неожиданностям

Если вам свойственно часто опаздывать, зарезервируйте достаточно времени на случай непредвиденных обстоятельств. Если, к примеру, опоздаете на автобус, хватит ли у вас времени на то, чтобы дойти до места пешком? Есть ли у вас с собой деньги на такси?

Всегда будьте готовы к неожиданностям. Если ничего не случится, вы прибудете раньше. Если случится, у вас тем не менее будет неплохой шанс вовремя добраться до места.

Обязательно звоните

Непременно имейте при себе номер телефона человека, с которым встречаетесь, чтобы иметь возможность предупредить о своем опоздании. Захватите в дорогу мобильный телефон, чтобы не пришлось терять время на поиски автомата. Ваш заблаговременно сделанный звонок позволит человеку перенести встречу на другой день или более поздний час, даст ему возможность, пока вы добираетесь, спокойно заняться чем-то другим. Предупреждение о задержке будет с вашей стороны безусловным проявлением уважения, демонстрацией того, что вы цените время человека, с которым намерены встретиться.

Поторопитесь с окончанием переговоров

Требование может показаться чрезмерным, когда вы затратили столько усилий, чтобы вовремя прибыть на встречу. Между тем на большинство встреч тратится больше времени, чем действительно необходимо. Упоминанием о времени своего отъезда сразу по прибытии вы настраиваете собеседника на прямой и конкретный разговор и получаете основание в указанный час решительно и с чистой совестью покинуть своего визави. Завершите переговоры на десять минут раньше, и у вас появятся десять минут в» запасе, а значит, все шансы прибыть вовремя и на следующую свою встречу. Кроме того, так можно повысить эффективность проведения встреч. (Подробнее о сокращении времени переговоров и более эффективном их проведении читайте в главе 9.)

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Приступайте к работе немедленно.

2. Четко представляйте себе, что вам нужно сделать.

3. Установите приоритетность задач.

А. Разбейте задание на ряд поэтапных действий.

5. Установите сроки.

6. Нейтрализуйте отвлекающие моменты.

7. Оставьте время для проверки выполненной работы.

8. Не пытайтесь достичь совершенства.

9. Не опаздывайте.

10. Учитывайте вероятность задержки.