Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов
Шрифт:
ii. Кому предназначен документ.
iii. Как пользоваться документом (отдельно по каждой целевой аудитории).
iv. Общий обзор документа (описать каждую главу).
v. Прочая документация, связанная с Условными соглашениями (например, учебные пособия).
vi. Составители документа.
vii. Порядок внесения исправлений и дополнений в Условные соглашения.
b. Введение в управление бизнес-процессами (BMP):
i. Каково видение BPM организацией.
ii. Каково текущее состояние BPM в организации (например, соотнести с моделью зрелости BPM) и то состояние, которого стремится достичь организация.
iii.
iv. Какие методы/методики/схемы/инструменты применяются.
v. Кто отвечает за BPM в организации.
vi. Каково распределение ролей (функциональных обязанностей) в связи с BPM? (Перечень задач, обязанностей и полномочий.)
vii. Общий обзор архитектуры процессов в организации.
c. Ведение в методологию и инструментарий моделирования и управления процессами:
i. Какой инструмент (инструменты) выбран (выбраны).
ii. Каковы его основные возможности и характеристики.
iii. Какие факторы в основном предопределили выбор данного инструмента.
iv. Общий обзор инструмента/методологии.
4. ЧАСТЬ II – УСЛОВНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ
a. Подход моделирования:
i. Моделирование по принципу «сверху-вниз» и «снизу-вверх».
ii. Путь от моделирования процесса до утверждения, опубликования и сопровождения моделей.
b. Методические указания моделирования:
i. Принципы моделирования.
ii. Опыт и уроки, извлеченные из предыдущего моделирования в организации.
c. Общий обзор типов моделей и объектов моделей:
i. Примеры из реальной практики.
ii. Преимущества типов моделей и объектов моделей.
iii. Если необходимо, перечислите, какие именно модели и объекты.
d. Условные наименования:
i. Условные наименования для моделей.
ii. Условные наименования объектов.
iii. Примеры из реальной практики.
e. Графическое отображение:
i. Какая информация о моделях включена.
ii. Макет модели.
iii. Размер и размещение объектов.
f. Элементы моделей и объектов:
i. Элементы моделей и объектов и указание обязательных полей (если перечень слишком длинный, его нужно поместить в приложении).
g. Распространенные ошибки:
i. Часто встречающиеся ошибки, включая примеры из реальной практики; подробный пошаговый метод, позволяющий избежать ошибок или исправить их.
h. Формирование отчетов.
5. ЧАСТЬ III – ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ
a. Установка.
b. Конфигурация и настройка.
c. Структура каталогов.
d. Смена пароля.
6. Глоссарий.
7. Перечень диаграмм (рисунков).
8. Алфавитный указатель.
Сверочный список выбора инструментального средства моделирования и управления бизнес-процессами
Опасности при выборе инструментария и управления процессами
Подходящее для организации средство моделирования и управления процессами нельзя выбирать исключительно по его функциональным возможностям или цене, а по пригодности для целей, в которых организация намерена пользоваться им. При выборе такого инструментального средства распространены две ошибки (рис. П .16):
1. Напрасная трата денег (завышенная цена): требования, предъявляемые организацией к инструментарию, достаточно стандартны, но приобретается новейший продукт с широкими функциональными возможностями. Это приводит к неоправданным расходам (на приобретение и содержание) и разочарованию пользователей (поскольку для работы с инструментарием требуется интенсивное обучение), но используется лишь ограниченное число из широкого множества заложенных в продукт возможностей.
2. «Традиционный» (ниже среднего): организация намерена начать с основ, и приобретает средство, обеспечивающие базовую функциональность. Однако требования со временем расширяются, и организация обнаруживает, что «традиционное» средство не отвечает требованиям по функциональности. Это ведет к умножению усилий по моделированию процессов, недовольству сотрудников и дополнительным затратам при переходе на другой инструментарий.
Если исходные требования организации скромные, и она намерена начать с простого инструментария, есть две возможные стратегии:
1. Модульный подход: выбирайте инструментарий, который либо можно расширить далее с помощью дополнительных модулей, либо можно сконфигурировать на начальной стадии с ограниченными возможностями, но впоследствии легко переконфигурировать для использования в более широком варианте. Такие дополнительные модули либо входят в приобретаемый комплекс, либо приобретаются у других поставщиков. Необходимо быть внимательным, чтобы инструмент легко масштабировался с ростом числа пользователей.
2. Тактический подход: выберите инструмент, который отвечает ближайшей цели, и примите осознанное решение заменить его, когда и если ваши требования расширятся. Важно отдавать себе отчет, что чем больше сил вложено в модели, тем труднее и дороже будет переход со старого инструмента на новый. Например, придется воссоздавать все модели процессов.
Использование сверочного списка
Этот список – общий взгляд на факторы, которые следует иметь в виду при выборе инструментария моделирования и управления процессами. Его необходимо использовать лишь как общую ориентировку – каждый процесс выбора индивидуален и имеет свои уникальные особенности, которые должны выполняться, чтобы полученное решение было оптимальным. Список относится только к инструменту моделирования и управления процессами, не охватывая выбор автоматизированного решения BPM, которое включает значительно больше компонент (например, машину процессов – производственный процесс, мониторинг бизнес деятельности).
Процесс выбора
При выборе инструмента моделирования и управления процессами следует принимать во внимание следующие аспекты:
1. Определите наиболее важные цели, в которых инструмент будет использоваться в ближайшие два года, например:
• задача, для которой он будет применяться;
• какие типы моделей будут создаваться;
• тип требуемой документации;
• кто будет пользоваться инструментом;
• сколько людей будут моделировать и пользоваться моделями.