Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Трактовать эту статью следует таким образом: статус работника, то есть человека, на которого распространяется трудовое законодательство, которому в соответствии с этим законодательством предоставляются определенные права, гражданин приобретает с момента начала работы по трудовому договору.

Упоминание этого документа в главном законе РФ говорит о значимости трудового договора и требует от работодателей особого внимания при его составлении.

Трудовой кодекс Российской Федерации. Документирование трудовых отношений

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – основной закон о труде, включающий в себя широкий спектр норм, регулирующих все аспекты трудовых отношений между работником и работодателем.

ТК РФ пришел на смену Кодексу законов о труде РСФСР (КЗОТ) 1971 г. и был введен в действие с 1 февраля 2002 года.

В ТК РФ определяются стороны трудовых отношений, особенности возникновения и установления трудовых отношений, права и обязанности работника и работодателя.

Вопросам нормирования и оплаты труда, режима рабочего времени, предоставления отпусков, обеспечения гарантий и компенсаций, дисциплины и охраны труда посвящены отдельные разделы ТК РФ. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда различных категорий работников – несовершеннолетних работников, спортсменов, педагогических кадров и др.

Особое внимание уделено в ТК РФ документированию кадровой деятельности: перечисляются виды документов, предоставляемых при приеме на работу, называются документы, создаваемые кадровой службой при оформлении трудовых отношений, регламентируются сроки создания тех или иных документов, детально описываются требования к структуре и тексту трудового договора.

Особое значение имеет статья 14 об исчислении сроков прекращения трудовых отношений, определении стажа работы и т. д.

В статьях 65 и 283 определены документы, необходимые для поступления на работу.

Трудовому договору посвящен раздел III, включающий главы об особенностях заключения, изменения и прекращения трудового договора. Статьи 57 и 67 наиболее значимы, так как в них говорится о форме и содержании этого документа.

Обязательность ведения трудовых книжек определена в статье 66.

В ряде статей прописаны кадровые процедуры и назван состав документов, оформляемых кадровой службой в ходе этих процедур. Например, прием работников на работу отражен в статье 68, перевод работников – в статьях 72.1, 72.2, 73, увольнение – в статье 84.1, вынесение дисциплинарных взысканий – в статье 193.

Также в ТК РФ уделено внимание локальным нормативным актам. Например, в статье 8 установлено право работодателя принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Статья 68 называет один из обязательных локальных нормативных актов организации – правила внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договорам и соглашениям посвящена глава 7 Трудового кодекса РФ.

В пункте 8 статьи 86 говорится об обязательности ознакомления работников с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.

Вопросам работы с персональными данными и их защиты также посвящена глава 14 ТК РФ (подробнее см. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» – Обработка персональных данных работников).

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Язык кадровых документов

Статья 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» посвящена использованию языков в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на русском языке или на государственных языках республик, входящих в состав РФ, на их территории.

Для кадровых специалистов важен пункт 4 статьи 16, в котором определяется, что документы об образовании, военные билеты, трудовые книжки и другие документы ведутся на государственном языке РФ, но в республиках, имеющих свой государственный язык, они могут вестись на двух языках – русском и государственном языке республики. В случае если документ оформляется на двух языках, в соответствии с пунктом 2 статьи 3 Федерального закона № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», оба варианта должны быть одинаковы по форме и содержанию.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).

Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.

Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.

Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.

Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).

Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).

Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.

Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.