Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– Положение о персональных данных работников.

К условно-обязательным локальным нормативным актам относятся:

– должностные инструкции сотрудников кадровой службы (обязательно издаются в том случае, если функции работника недостаточно четко определены в трудовом договоре);

– положение об оплате труда (обязательно издается в том случае, если в организации практикуется сложная система оплаты труда, имеющая постоянную и переменную составляющие, которые не отражены в трудовом договоре);

– коллективный договор (становится обязательным, если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой заключения данного документа);

– положения о проведении аттестации, об обучении работников, повышении квалификации и др. (издаются в том случае, если в организации проводится аттестация работников, они обучаются, повышают квалификацию и т. д.).

К третьей группе относятся: – Положение о кадровой службе; – Инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, эти документы издаются с целью повышения эффективности работы кадровых подразделений.

Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе – это локальный нормативный акт, который устанавливает правовое положение данного структурного подразделения, определяет его место в управленческой структуре организации, устанавливает его компетенцию, определяет права и порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Положение относится к УСОРД, в методических материалах к которой предложена типовая структура положения («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979). Данная структура является рекомендательной, но организации могут взять ее за основу для разработки своего Положения.

Положение о кадровой службе может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

Также оно может дополняться разделами «Организация работы» и «Порядок пересмотра».

В «Общих положениях» указываются точное наименование кадровой службы, ее место в управленческой структуре организации, подчиненность и руководство службы, порядок определения численного и должностного составов.

Если служба кадров имеет сложную структуру (см. Структура кадровой службы), в этот раздел включается описание ее внутренней организационной структуры, то есть перечисляются подразделения службы, отвечающие за разные функции кадровой деятельности. Для кадровых служб, не имеющих в своем составе структурных подразделений, в «Общих положениях» называются участки кадровой работы.

Заключительным пунктом, как правило, является перечисление основных правовых актов в сфере трудовых отношений, которыми кадровая служба должна руководствоваться, включая правовые акты общегосударственного значения и локальные нормативные акты. В число последних также входит и само Положение об отделе кадров.

Если в организации практикуется использование печати кадровой службы, в «Общих положениях» приводятся ее описание, условия хранения и назначение.

Во втором разделе определяется цель деятельности кадровой службы и перечисляются задачи, решаемые службой для достижения поставленной цели. Обычно целью кадровой службы является обеспечение организации кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации.

К основным задачам относятся:

– комплектование организации руководящими работниками, специалистами и рабочими соответствующего профиля предприятия специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки резерва для выдвижения работников;

– внедрение прогрессивных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации персонала;

– учет личного состава;

– управление трудовой дисциплиной и текучестью кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– решение задач повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом и т. д.

Подробнее эти задачи раскрыты в разделе «Функции».

Этот раздел разрабатывается исходя из каждой конкретной задачи кадровой службы и представляет собой набор трудовых действий, необходимых для ее реализации. Для удобства текст этого раздела можно структурировать в соответствии с участками кадровой работы, которые были выделены в «Общих положениях».

В разделе «Права и ответственность» формулируются как общие права службы, так и конкретные, необходимые ей для полноценного выполнения своих функций.

Наиболее значимыми общими правами кадровой службы являются:

– право контролировать соблюдение трудового законодательства и локальных нормативных актов в сфере труда в организации;

– право участвовать в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом;

– право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

– право запрашивать у структурных подразделений информацию по любым кадровым вопросам и передавать ее на рассмотрение руководства и т. д.

Кроме общих прав, в этом разделе можно указать специфические права службы, связанные с выполнением конкретных функций. Например, если кадровая служба выполняет функции по вынесению дисциплинарных взысканий работникам, следовательно, ей должно быть предоставлено право проведения дисциплинарных расследований и проверок, затребования от работников необходимых объяснений, оформления документов, фиксирующих факт проступка и т. д.

Определение ответственности кадровой службы в этом разделе начинается с формулировки: «ответственность за своевременное и надлежащее выполнение отделом своих функций возлагается на руководителя кадровой службы». При определении ответственности работников службы дается отсылка к их должностным инструкциям.

Допускается в этом разделе прописать подробно виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных функций кадровой службы. Это может быть дисциплинарная, материальная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность. Например, ко всем этим видам ответственности могут быть привлечены сотрудники кадровых служб, нарушившие правовые нормы, связанные с обработкой персональных данных работника (ст. 90 ТК РФ).

Если на руководителя кадровой службы не разрабатывается должностная инструкция, то ее содержание включается в Положение о кадровой службе в виде отдельного раздела «Руководство». В этом разделе отражаются требования к квалификации и опыту работу руководителя, точное наименование должности, права, обязанности и персональная ответственность руководителя службы за выполнение всех видов работ, которые закреплены в положении, а также за решение задач, поставленных перед кадровой службой.