Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

До 2013 года первые 12 форм из этого Альбома были обязательны для применения юридическими лицами любых форм собственности.

Регулировалась обязательность применения этих форм в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы принимались к учету только в том случае, если они были составлены по унифицированной форме, взятой из альбома унифицированных форм первичной учетной документации».

После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» юридическое лицо вправе самостоятельно решать, использовать ли ему данные унифицированные формы в неизменном виде, утвердив их приказом руководителя, или разработать самостоятельные формы первичных учетных документов с учетом требований, отраженных в пункте 2 статьи 9 данного Закона.

Альбом содержит следующие унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровых служб:

< image l:href="#"/>

Применять эти формы работодатель может в качестве основы для разработки собственных форм кадровых документов, включив в них любую дополнительную информацию на его усмотрение.

Учитывая, что командировочные удостоверения и служебные задания не применяются для оформления командировок работника, унифицированные формы Т-10 и Т-10а не могут использоваться даже в качестве рекомендательных.

Общероссийские классификаторы

При оформлении кадровой документации кадровому специалисту могут потребоваться коды технико-экономической и социальной информации по Общероссийским классификаторам.

Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОК) – это систематизированный перечень объектов с указанием наименований и кодов этих объектов. ОК принимаются Госкомстатом России и применяются при обмене данными, в автоматизированных системах обработки информации, а также при заполнении унифицированных форм.

Наиболее важными, с точки зрения кадровой документации, являются следующие классификаторы:

1. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

3. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

5. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) – этот код организация получает при регистрации.

В первую очередь данные классификаторы применяются для оформления личной карточки работника, оформляемой по унифицированной форме Т-2.

В отличие от других унифицированных форм из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1, эта форма является обязательной в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Например, в личной карточке работника место его рождения указывается по ОКАТО, гражданство, знание иностранных языков, образование – по ОКИН, специальность по диплому – по ОКСО и т. д.

Наименования объектов, приведенные в классификаторах, должны быть в точности перенесены в формы документов.

Локальные нормативные акты

В соответствии со статьей 5 ТК РФ правовое регулирование трудовых отношений осуществляется на нескольких уровнях (см. Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы), включая локальный. На этом уровне организация издает свои организационно-правовые документы или локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которые применяются только для данной организации. Чаще всего данные акты издаются с целью конкретизации и раскрытия норм, содержащихся в общегосударственных правовых актах, отражая при этом специфику кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом в конкретной организации. Кроме того, они издаются во исполнение норм общего трудового законодательства. Например, в статье 189 ТК РФ прописано, что организации должны разрабатывать правила внутреннего распорядка. В соответствии с данной статьей они обязаны разрабатывать этот локальный нормативный акт, учитывая все требования, которые к нему предъявляются ТК РФ.

Нормы, зафиксированные в локальных нормативных актах, не могут противоречить нормам общего трудового законодательства и не могут ухудшать положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Об этом говорится в статье 8 ТК РФ.

При разработке локальных нормативных актов работодателю следует учитывать требования статьи 372 ТК РФ, в которой прописан порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (при наличии такого органа).

В соответствии со статьей 12 ТК РФ: «локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие».

Прекращение действия локального нормативного акта может быть связано со следующими факторами:

– с истечением срока его действия;

– отменой (признанием утратившим силу) данного локального нормативного акта другим локальным нормативным актом;

– вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, находящегося на более высоком уровне правовой пирамиды и содержащего противоречащие локальному акту нормы.

Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, связанными с их деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Ознакомление вновь поступающего на работу работника с локальными нормативными актами организации осуществляется до подписания им трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с локальными нормативными актами может осуществляться несколькими способами (см. Способы ознакомления с локальными нормативными актами):

– непосредственно в самом локальном нормативном акте;

– опосредованно через другие документы.

В деятельности кадровых служб выделяют обязательные локальные нормативные акты, необходимость издания которых установлена в ТК РФ, условно-обязательные локальные нормативные акты, обязательность издания которых связана с определенными условиями, и локальные нормативные акты, которые организация может издавать по своему усмотрению.

К обязательным локальным нормативным актам относятся: