Excel. Мультимедийный курс

Фильтры и примеры их использования

Фильтры – удобное средство поиска и отображения нужных данных в таблице Excel. Используя фильтры, вы можете отобразить в таблице только те данные, которые вам нужны в данный момент. Например, если вы работаете с определенной группой товаров, вы можете отобразить в таблице только товары, принадлежащие этой группе, остальные товары при этом будут скрыты. Обобщенно говоря, вы можете скрыть или отобразить данные, отвечающие определенному условию. В теории это звучит несколько запутанно, поэтому сразу перейдем к примеру.

Для этого примера будем использовать таблицу товаров и цен из предыдущего раздела.

Нам понадобится пустая строка над таблицей, в которой мы разместим элементы управления фильтрами.

1. Выделите любую ячейку в строке 1 и щелкните правой кнопкой мыши.

2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Вставить. Появится диалоговое окно Добавление ячеек (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Диалоговое окно Добавление ячеек

ВНИМАНИЕ

В появившемся контекстном меню вы видите две команды Вставить: верхняя предназначена для вставки содержимого буфера обмена. Команда Вставить, расположенная чуть ниже, вам же нужна.

3. В диалоговом окне Добавление ячеек уста новите переключатель в положение Строку и нажмите кнопку ОК. Новая строка будет добавлена вверху таблицы, а имеющиеся строки сдвинутся вниз.

4. Выделите пустую строку 1.

5. Нажмите кнопку Фильтр, расположенную в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные. В первой и второй ячейках (в нашем примере – R1C1 и R1C2) строки 1 появятся кнопки фильтров (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Кнопки фильтров в строке 1

Теперь рассмотрим несколько простых примеров применения фильтра к данным.

Первый пример

Скроем все данные, не выделенные синим цветом.

1. Нажмите кнопку в ячейке R1C1. На экране появится список команд.

2. В появившемся списке выберите пункт Фильтр по цвету и на открывшейся палитре – синий цвет. В таблице останутся только товары, которые мы ранее выделили синим цветом (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Результат применения фильтра по цвету шрифта

Заметьте, что и в столбце 2 остались только ячейки с ценами отображенных в таблице товаров. Кроме того, обратите внимание на нумерацию строк. Нетрудно догадаться, что примененный нами фильтр просто скрыл строки, в которых содержатся данные, не удовлетворяющие условиям фильтра.

3. Нажмите кнопку в ячейке R1C1 и в появившемся списке выполните команду Снять фильтр с (Столбец 1). В таблице вновь отобразятся все ранее введенные нами данные.

Второй пример

Отобразим в таблице только те товары, названия которых начинаются на буквы «К» и «М».

1. Нажмите кнопку в ячейке R1C1 и в появившемся списке выполните команду Текстовые фильтры_Начинается с. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

2. Убедитесь, что в левом верхнем раскрывающемся списке выбран пункт начинается с.

3. В поле правого верхнего раскрывающегося списка введите букву К. Таким образом, мы отобразим в таблице только товары, начинающиеся на букву «К».

Кроме того, мы хотим отобразить в таблице еще и товары, начинающиеся на букву «М».

1. Установите переключатель логического оператора в положение ИЛИ.

2. В левом нижнем раскрывающемся списке выберите пункт начинается с.

3. В поле правого нижнего открывающегося списка введите букву М. Итак, мы создали условия фильтра, при котором в таблице будут отображаться товары, начинающиеся на букву «К» или «М».

4. Нажмите кнопку ОК диалогового окна. Как видите, в таблице были скрыты все строки, кроме строк с товарами, названия которых начинаются на указанные нами буквы (рис. 5.11).

Рис. 5.11. В таблице отображаются только названия товаров, начинающиеся с букв «К» и «М»

Третий пример

Данный пример служит лишь дополнением к предыдущему примеру, в котором мы отображали в таблице названия, начинающиеся с определенной буквы. В этом примере мы отобразим в таблице названия, в которых содержится буква «а».

1. Сбросьте ранее установленный фильтр.

2. Нажмите кнопку в ячейке R1C1 и в появившемся списке выберите пункт Текстовые фильтры -> Содержит. На экране вновь появится диалоговое окно Пользовательский фильтр.

3. Убедитесь, что в левом верхнем раскрывающемся списке выбран пункт Содержит.

4. В поле правого верхнего раскрывающегося списка введите букву А.

5. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а в таблице отобразятся только те товары, в наименовании которых содержится одна или несколько выбранных вами букв.

Как видите, в настройке фильтра нет ничего сложного: вы просто указываете условие и значение, которое должно соответствовать или не соответствовать этому условию.

Четвертый пример

В этом примере мы рассмотрим числовые фильтры, то есть фильтры сортировки числовых данных.

Отобразим в таблице только те товары, цена которых больше 20.

1. Сбросьте ранее установленный фильтр.

2. Нажмите кнопку, расположенную в ячейке R1C2. На этот раз мы применяем фильтр к столбцу 2 таблицы.

3. В появившемся списке выберите пункт Числовые фильтры -> Больше. Появится диалоговое окно Пользовательский фильтр.