Excel. Мультимедийный курс

2. Нажмите кнопку Группировать, расположенную в группе Структура вкладки Данные.

3. В появившемся диалоговом окне Группирование установите переключатель в положение Строки и нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто.

Обратите внимание на кнопку со значком «– », появившуюся слева от заголовков строк (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Строки 3-6 сгруппированы

4. Нажмите кнопку со значком «– ». Значок на кнопке изменится на «+», а строки с товарами первой группы будут скрыты.

5. Выделите ячейки с товарами следующей группы (R8C2– R10C2).

6. Нажмите кнопку Группировать.

7. В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение Строки и нажмите кнопку ОК. Слева от заголовков строк появится еще одна кнопка, с помощью которой можно скрыть или отобразить товары второй группы.

8. Аналогичным образом сгруппируйте строки товаров остальных групп (ячейки строк 12– 14 и 18– 19). Слева от заголовков строк должны появиться четыре кнопки, которыми можно скрыть или отобразить товары каждой группы.

На рис. 5.18 представлена структура таблицы, которая должна у вас получиться. Скрыв все товары, вы видите только названия групп товаров. Чтобы отобразить товары определенной группы, нужно просто нажать кнопку, расположенную слева от наименования группы.

Рис. 5.18. Структура таблицы со сгруппированными строками

ПРИМЕЧАНИЕ

Вы можете разгруппировать ранее сгруппированные строки. Для этого необходимо всего лишь выделить нужные строки (ячейки) и нажать кнопку Разгруппировать в группе Структура вкладки Данные.

Обратите внимание на кнопки 1 и 2, появившиеся в левом верхнем углу листа. Они служат для группового отображения или скрытия данных.

• Нажмите кнопку 2. Все группы товаров будут раскрыты, а сгруппированные строки отображены.

• Нажмите кнопку 1. Все группы товаров будут свернуты, а сгруппированные строки скрыты (рис. 5.19).

Рис. 5.19. Группы свернуты

Категория товаров может содержать и подкатегории. Мы создадим в группе Мониторы вложенные категории Обычные и ЖК.

1. Разгруппируйте строки в категории Мониторы.

2. Вставьте пустую строку над ячейкой 17”.

3. В ячейку новой строки введите слово Обычные.

4. Вставьте четыре новые строки под ячейкой 21”.

5. Последовательно введите в новые ячейки текст ЖК, 17”, 19” и 21”. Ваша таблица должна быть похожа на таблицу, изображенную на рис. 5.20.

Рис. 5.20. В группу Мониторы добавлены две вложенные группы

6. Выделите и сгруппируйте все ячейки группы Мониторы.

7. Выделите и сгруппируйте ячейки подгруппы Обычные.

8. Выделите и сгруппируйте ячейки подгруппы ЖК.

Давайте посмотрим, что у нас получилось.

1. Сверните все группы кнопкой 1.

2. Нажмите кнопку 2. Группы будут раскрыты, и в таблице отобразятся товары этих групп. Обратите внимание, что в группе Мониторы отображаются не товары, а только заголовки вложенных групп (Обычные и ЖК) (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Группы второго уровня не раскрыты

3. Нажмите кнопку 3. Обе подгруппы в группе Мониторы будут раскрыты, и в таблице отобразится товар вложенных групп.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кроме того, вы можете раскрывать и сворачивать созданные подгруппы кнопками, расположенными слева от области заголовков строк.

Таким образом, вы можете создать множество уровней вложенных групп. При этом имейте в виду, что не во всех случаях оправданно создание чрезмерно многоуровневой структуры таблицы. Чаще всего можно обойтись двух– или трехуровневой структурой.

Следует отметить, что созданная вами структура таблицы сохраняется при сохранении документа (файла). Поэтому вам не придется начинать каждый рабочий день с создания структуры для одной и той же таблицы. Все, что вам нужно будет делать время от времени, – это добавлять новые строки или удалять ненужные, изменять значения в строках и т. д.

Импорт данных из других источников

Как я уже упоминал, можно заполнить таблицу данными из других источников, например из баз данных, текстовых файлов или файлов XML, которые будут представлены в программе Excel в табличном виде. При этом вы сможете работать с ними так же, как и с обычными данными Excel. Однако необходимо учитывать, что не все типы данных из сторонних источников будут отображаться в таблице корректно. Наиболее корректно программа Excel умеет импортировать информацию из баз данных Microsoft Access. Программа Access также входит в пакет Office, поэтому разработчики обеспечили максимальную совместимость форматов Access и Excel. Кроме того, более или менее корректно в таблицах Excel отображается информация, импортированная из файлов баз данных dBase. Однако здесь могут возникнуть некоторые сложности, связанные с версией таблиц dBase и используемой кодовой страницей.

В качестве примера рассмотрим импорт данных в таблицу Excel из файла базы данных Access. В рамках этой книги я не буду углубленно касаться структуры и принципа построения баз данных, но попробую кратко объяснить, что это такое.

База данных – это набор информации, хранящейся в упорядоченном структурированном виде. По сути таблицы Excel и базы данных очень похожи, но назначение этих форматов несколько разное. Таблицы Excel, конечно, можно использовать для хранения данных и ведения своеобразного архива информации, но все же в этих таблицах удобнее производить некоторые расчеты, анализ и ведение статистики. Базы данных, наоборот, больше ориентированы на сбор и долговременное хранение какой-либо информации, то есть это набор идентификаторов, называемых полями, и данных, хранящихся в этих полях. Если вы создадите таблицу Excel, в ячейки первой строки которой введете название данных (например, Фамилия, Имя, Отчество), а в остальных строках соответствующих столбцов укажете фамилию, имя и отчество сотрудников, друзей, партнеров и т. д., то такая таблица по своей структуре будет очень напоминать базу данных. Роль идентификаторов (полей) в данном случае будут выполнять заголовки, указанные вами в первой строке (Фамилия, Имя, Отчество).

Следующий пример вы можете рассмотреть, только если на вашем компьютере содержатся файлы (имеют расширение MDB) базы данных Access. Эти файлы используются разными программами, поэтому вы можете произвести на компьютере поиск файлов с вышеуказанным расширением. Скорее всего, хоть один такой файл найдется на вашем компьютере.

1. Создайте новую книгу или перейдите на чистый лист уже открытой таблицы.

2. Перейдите на вкладку Данные ленты.

3. Нажмите кнопку Получить внешние данные и в появившемся списке выберите пункт Из Access. Появится диалоговое окно Выбор источника данных.