Информационные технологии и управление предприятием

– несогласие из-за времени и последовательности выполнения проектных задач;

• конфликт из-за личных взаимоотношений:

– для разрешения конфликта менеджер сначала должен выявить реальные причины конфликта, а затем использовать наиболее подходящие стратегии и методы для управления конфликтной ситуацией.

Ключевые факторы эффективной организации деятельности команды

Основными факторами, влияющими на снижение количества конфликтных ситуаций и эффективность работы команды в ходе проекта, являются:

• владение рефлексивными навыками. Это навыки выхода из осуществляемой деятельности, ее реконструкция, анализ и нормирование с целью выработки образцов поведения в преодолении возникших затруднений в новой деятельности. Основная идея: если ты встретил препятствие, не преодолевай его, это сигнал об ошибках в твоих собственных действиях;

• учет этапа формирования команды.

Среди этапов развития команды выделяют следующие:

– формирование (решающая роль – у лидера команды; необходимо прояснить цели, роли, ответственность и процедуры, которые имеют отношение к действиям команды);

– бурление (разрешение возникающих споров, обмен мнениями, воодушевление команды на достижение намеченных целей; опасность – авторитарный стиль);

– нормирование (установление общих норм, способствующих эффективной работе команды);

– функционирование (команда объединена и работает эффективно для достижения своих целей; необходимые качества для построения команды на этом этапе – одобрение, оценка, уменьшение числа инструктажей, выслушивание полезных замечаний);

– расформирование (для членов команды проекта важна информация о том, насколько хорошо они сделали работу, смогут ли справиться с новыми задачами);

• ролевое распределение в команде. Типы ролей в команде:

– председатель;

– формирователь;

– мыслитель;

– исследователь ресурсов;

– исполнитель;

– оценивающий;

– коллективист;

– доводящий до конца;

• учет мотивации персонала. Эффективность системы вознаграждений зависит от того, насколько она соответствует потребностям тех, для кого предназначена. Иерархия потребностей выглядит следующим образом (по А. Маслоу):

– потребности в самоактуализации;

– потребности в уважении, признании;

– социальные потребности;

– потребности в безопасности;

– физиологические потребности;

• владение навыками коммуникаций в команде. Теория коммуникаций утверждает, что в зависимости от того, как люди используют слова и язык, создается и формируется их представление о реальности. Основные навыки, используемые в теории коммуникаций:

– активное слушание;

– переформулирование контекста утверждений;

– вопросы вместо заявлений;

– «поддавайтесь сопротивлению»;

– использование парадоксальных решений;

– содержательная и в положительном ключе формулировка спорных вопросов;

– знание техники проведения переговоров. Типы применяемых подходов: мягкий, жесткий, принципиальный;

• владение техникой проведения совещаний. Типы совещаний: ориентированные на информацию, ориентированные на действия (планирование, решение проблемы, принятие решения), ориентированные одновременно на информацию и действие.

Варианты способов принятия решения:

– консенсус;

– выработка решения в рамках определенных условий;

– решение и объяснение;

– сбор мнений отдельных людей и принятие решения;

– выяснение мнения группы и принятие решения. Стадии совещания:

– открытие (идеи, мнения, информация);

– сужение (упорядочивание информации);

– закрытие (отбор информации, по которой достигнуто согласие, для принятия решения).

Методы управления проектом

В настоящее время существует целый ряд стандартов и технологий управления проектами, например:

• стандарты в области управления проектами (PMI, IPMA, PRINCE II, AIPM и др.);

• корпоративные технологии управления проектами (RUP, PJM, NASA).

Корпоративные технологии формируются на основе стандартов управления проектами. Они рассматривают вопросы управления проектами более подробно по сравнению со стандартами и, как правило, включают набор шаблонов управленческих документов. С целью изучения наиболее передового опыта управления проектами рассмотрим подробно одну из корпоративных технологий, которая, по мнению автора, зарекомендовала себя с лучшей стороны в условиях российского рынка.

Project Management Method (PJM) – это стандарт подхода фирмы Oracle к управлению проектами. Цель PJM – определить структуру, в рамках которой проекты в области информационных технологий можно было бы согласованно планировать, оценивать, контролировать и завершать. Необходимость в такой согласованности обусловлена тем, что в современных условиях для удовлетворения потребностей бизнеса реализация проектов обычно включает использование различных методов, средств и подходов.

Отличительными чертами выполняемых по проекту работ являются ограниченность по времени и уникальность. Ограниченность по времени означает, что каждый проект имеет конечную точку, которая знаменует собой либо достижение целей проекта, либо прекращение проекта. Уникальность выражается в том, что в любом проекте есть что-то, чего не было раньше.

Процессы

В основе метода лежит процессно-ориентированная методология, которая может быть приспособлена под специфику того или иного проекта.

Процесс – это набор или цепочка взаимосвязанных задач и подпроцессов, отвечающих цели проекта.

Представленные на рис. 12.3 пять процессов в совокупности образуют полный комплект задач, необходимых для управления проектом в области информационных технологий. Любой проект включает большую часть (если не все) этих процессов. Они перекрываются друг с другом по времени и взаимоувязываются посредством общих результатов.

Рис. 12.3. Процессы

Контроль и отчетность

Процесс «Контроль и отчетность» включает задачи, цель выполнения которых – подтвердить область применения проекта и подходы к его выполнению, организовать управление изменениями и контроль за рисками. Также в рамках данного процесса рассматриваются вопросы, связанные с контролем планов проекта и подготовкой отчетности о его состоянии.Управление работами

Задачи процесса «Управление работами» позволяют определять, отслеживать и направлять всю работу, выполняемую по проекту. К целям, реализуемым в данном процессе, относится также мониторинг финансовых аспектов проекта.Управление ресурсами

Цель процесса «Управление ресурсами» заключается в достижении нужного для проекта уровня подбора персонала и подготовки инфраструктуры проекта.Управление качеством

Процесс «Управление качеством» содержит описание системы мер по обеспечению качества, реализация которых позволит достичь целей и ожиданий заказчика в течение жизненного цикла проекта.Управление конфигурацией Процесс «Управление конфигурацией» включает задачи, регламентирующие хранение, организацию и контроль всех элементов конфигурации, произведенных в рамках проекта и полученных для использования в нем.