Избранное

8) административно-хозяйственный отдел – по договорам на аренду нежилых помещений, текущий и капитальный ремонт зданий, благоустройство и уборку территории и т. д.

На предприятиях других отраслей народного хозяйства доминируют аналогичные схемы распределения обязанностей по ведению договорной работы, отражающие особенности непромышленных видов производств и структуры управления соответствующих предприятий. При этом специфика проявляется прежде всего в организации работы по заказам потребителей.

В подрядных строительно-монтажных организациях основные функции по заключению договоров подряда на капитальное строительство и контролю за соблюдением их условий традиционно выполняют сметно-договорные службы, подчиненные непосредственно руководителю организации или его заместителю [216]. Обязанности по обеспечению заключения и организации исполнения договоров контрактации в колхозах, совхозах и других хозяйствах обычно возложены на заместителя руководителя хозяйства по коммерческой работе, которому подчинена служба (работники), ответственная за реализацию (сбыт) выращенной продукции. В снабженческо-сбытовых, заготовительных и оптовых торговых организациях работа по заключению и обеспечению исполнения договоров на оказание услуг по реализации продукции сосредоточена в товарных (материальных) отделах, ответственных за организацию поставок отдельных видов товарных (материальных) ресурсов. Ввиду реального характера договора железнодорожной перевозки и детального нормативного регулирования действий на всех стадиях его заключения и исполнения договорная работа на железнодорожном транспорте организационно не обособилась. Ее выполняют основные подразделения железной дороги, связанные жесткой последовательностью и регламентированными формами организации единого перевозочного процесса.

На некоторых предприятиях ответственность за заключение договоров возложена на юридическую службу. Встречаются примеры создания договорно-правовых отделов (бюро), отвечающих за оформление, учет и хранение всех хозяйственных договоров, заключаемых предприятием. Следует отметить, что попытки переложения на юристов обязанности координировать решение всего комплекса сложных производственных и экономических вопросов, возникающих при заключении договоров, недопустимы и идут вразрез с законодательством о юридической службе. Важны, однако, соображения не только формального характера. Отстранение подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, от организации их заключения принижает значение договора как рабочего документа, лежащего в основе оперативного планирования и управления производством. Образная интерпретация затронутой проблемы дана в печати: «Каждый договор имеет своего «хозяина» – отдел или службу, ответственную за его исполнение….Наличие единого «хозяина», полностью ответственного за реализацию конкретных договоров, – непременное условие в этой работе… Любой другой вариант решения приводит к определенному отрыву правовой надстройки (договора) от базиса (производства) и, как следствие, – к отсутствию подлинной заинтересованности подразделений в четкой реализации обязательств» [86. С. 22–23].

Внедрение генеральных схем управления отраслями промышленности, создание производственных и научно-производственных объединений повлияли и на организацию договорной работы. Появилась проблема распределения обязанностей по оформлению договоров и контролю за их исполнением между головными предприятиями (аппаратом управления объединением) и другими производственными единицами. На практике данная проблема решается, как правило, предоставлением производственным единицам права самостоятельно вести договорную работу под методическим руководством аппарата объединения. Значительное число производственных и научно-производственных объединений (за исключением комбинатов) не идут по пути полной централизации договорной работы, что обусловлено объективными причинами (замкнутостью производственного цикла у многих производственных единиц, их территориальной удаленностью от головного предприятия, сохранением порядка планирования поставок и распределения фондов по каждой производственной единице в отдельности). В таких случаях форсирование мероприятий по централизации договорной работы следует признать нецелесообразным.

Принцип сосредоточения основных функций по ведению договорной работы в одном подразделении предполагает, что в функции ответственных за ведение договорной работы подразделений входят:

а) принятие, учет и обработка плановых актов, являющихся основанием для заключения и изменения договоров;

б) разработка, составление и оформление договорной документации;

в) организация согласования (визирование) договорной документации на предприятии;

г) организация урегулирования разногласий с контрагентами, подготовка материалов по преддоговорным спорам;

д) регистрация, хранение и учет договорной документации;

е) доведение до подразделений предприятия данных о содержании заключенных договоров;

ж) контроль за исполнением договоров;

з) анализ и оценка состояния договорной работы, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

Выделение ведущего звена договорной работы не означает, что от участия в ней освобождаются другие службы и подразделения. Во-первых, они должны в установленном на предприятии порядке предоставлять ведущему звену материалы и информацию, необходимые для разработки содержания договоров и контроля за их исполнением. Во-вторых, подготовленная договорной службой документация подлежит рассмотрению и проверке работниками, ответственными за решение производственных технических, коммерческих, финансовых и правовых вопросов. В-третьих, подразделения и службы при необходимости должны участвовать в урегулировании разногласий по условиям договоров, выделять компетентных представителей для рассмотрения хозяйственных споров в органах арбитража. В-четвертых, каждое из управленческих звеньев предприятия должно обеспечить соответствие принимаемых управленческих решений (оперативно-календарных планов производства, графиков отгрузки и т. п.) условиям договоров, заключенных предприятием.

Нельзя признать обоснованной практику рассредоточения основных обязанностей по ведению договорной работы в нескольких подразделениях предприятий. На некоторых промышленных предприятиях функции по принятию плановых актов на поставку возложены на производственную службу, по оформлению договорных отношений – на отдел сбыта. Между тем работа с актами планирования поставок тесно связана с подготовкой проектов договоров и урегулированием разногласий по ним. Именно на стадии принятия наряда к исполнению предприятие может реализовать свое право на отказ от заключения договора или включения в него отдельных условий, предусмотренных нарядом. Служба, отвечающая за оформление договора и урегулирование возникших по нему разногласий, не может эффективно выполнять эту работу, не зная в деталях содержание планового акта, который является основанием поставки, и всех обстоятельств, связанных с его выдачей и принятием к исполнению. Организационное разобщение служб, решающих вопросы договорной работы, ведет к дублированию в работе и излишней переписке между подразделениями предприятия. Возникает необходимость ведения раздельной регистрации нарядов или заменяющих их плановых актов и договоров; передачи подразделению, оформляющему договор, специальной информации о результатах принятия плановых актов к исполнению; привлечения к рассмотрению разногласий работников обеих служб. Наиболее существенным отрицательным последствием нарушения принципа единства договорной работы является снижение уровня ответственности за ее проведение.

Служба заказов. В условиях, когда деятельность промышленных предприятий ориентируется на достижение конечных результатов производства, установленных в совокупности договоров (заказов) на поставку, актуальной стала проблема рационализации структуры управления договорной работой по заказам потребителей (покупателей). Решение этой проблемы многие предприятия нашли в создании или дальнейшем усилении роли службы заказов в управлении производством и реализацией продукции. Наметились два подхода к определению места службы заказов в системе управления. Многие предприятия создали или сохранили службу заказов в составе либо планово-производственных, либо планово-экономических, либо сбытовых подразделений. В то же время получила распространение практика создания служб заказов (отделов заказов, отделов управления поставками и т. п.), подчиненных непосредственно руководителю предприятия. Образование самостоятельных подразделений по поставкам рассматривается в литературе как необходимое условие улучшения договорной работы на всех промышленных предприятиях [109. С. 41]. Некоторые министерства дали подведомственным предприятиям указания организовать такого рода подразделения. Не отрицая возможности и целесообразности выделения службы заказов в структуре управления крупными производственными объединениями и предприятиями, следует полагать, что предприятия вправе самостоятельно выбрать наиболее приемлемый для себя вариант организации управления производством и реализацией продукции.

В тяжелом и транспортном машиностроении с 1981 г. внедряется предложенная Свердловским юридическим институтом схема организации работы по договорам поставки. В этой схеме сосредоточено внимание на определении функций службы заказов как звена управления, ответственного в целом за ведение договорной работы по поставкам. Предполагается, что подчиненность службы и конкретизированная схема ее взаимоотношений с производственными, планово-экономическими, сбытовыми и другими подразделениями должны устанавливаться самими предприятиями. В соответствии с рекомендациями, доведенными до предприятий Минтяжмашем, они избрали вариант организации поставок с учетом особенностей производства и сложившейся на предприятии системы управления.

На предприятиях, имеющих преимущественно единичное и мелкосерийное производство, ведение договорной работы, как правило, возложено на отделы (бюро) заказов, входящие в состав планово-производственных или планово-экономических отделов. При таком организационном построении договорной работы она тесно связывается прежде всего с деятельностью подразделений, осуществляющих годовое, квартальное и месячное планирование производства. Эта связь обеспечивает оперативное решение широкого круга производственных вопросов, возникающих в процессе заключения и исполнения договоров поставки продукции индивидуального и мелкосерийного исполнения.

При принятии к исполнению плановых актов и заключении договоров на поставку однотипных изделий у предприятия-поставщика на передний план выдвигаются вопросы, связанные с определением условий о порядке и последовательности отгрузки продукции. Решение этих вопросов непосредственно входит в функции сбытовых подразделений предприятия. Что касается вопросов технического и производственного характера, то и они применительно к поставкам серийной продукции могут быть квалифицированно решены работниками отделов сбыта, имеющими необходимые данные о производственной программе и номенклатуре изготовляемой продукции. Отдельные сложные вопросы, которые касаются специализации производства и технической характеристики поставляемых изделий и возникают при оценке содержания плановых актов, могут быть решены отделом сбыта путем направления этих актов на заключение в технические и производственные подразделения предприятия. Следует отметить также, что при выполнении договорной работы отделом сбыта уменьшается объем работы по учету исполнения договорных обязательств. Контроль и отчетность по поставкам в подобных случаях осуществляются работниками отдела сбыта, которые ведут учет как данных о заключенных договорах, так и сведений об отгрузке (отпуске) продукции.