Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет
Шрифт:
Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату, а именно: его должность и ФИО, название компании и ее филиала (при наличии), зачастую адрес и телефон. Шапку иногда выделяют жирным шрифтом.
Шапка оформляется чуть ниже исходящего регистрационного номера и даты составления данного письма, которые регистрируются в специальном журнале регистрации входящей и исходящей документации.
Ниже можно указать тему письма, например: «Об участии в выставке или семинаре», «О задержке поставке продукции» и т. п., выделив ее жирным шрифтом.
Еще ниже оформляется обращение к адресату, в котором выражается уважение с
В предыдущем ГОСТе сокращения г-ну и г-же были недопустимы, в новом же это стало возможным. Однако, судя по опыту, лучше не сокращать подобного рода слова и писать обращение без сокращений, ведь одно слово не потребует много места и не займет много времени, а уважения к адресату и его благосклонности прибавит.
Распространенной ошибкой в официальных письмах является выделение жирным шрифтом обращения, например, «Уважаемый Александр Евгеньевич!». Подобный прием в понимании отправителя является дополнительным знаком внимания или особого уважения. На самом деле адресату будет намного комфортнее, если жирный шрифт выделит главный посыл письма, тем самым сэкономит его рабочее время.
Далее идут содержательная и заключительная части документа, включая формулу вежливости, подписи, печати и контактную информацию в соответствии с вышеизложенными правилами. См. подраздел главы «Структура делового письма».
Единая официальная классификация деловых писем отсутствует, но по сути и по содержанию можно разделить их на следующие типы:
1. Коммерческое предложение и оферта
Самая распространенная разновидность деловых писем, которая используется ежедневно при осуществлении своей деятельности различными коммерческими структурами, производственными и торговыми предприятиями.
По сути подобные деловые письма носят коммерческий характер, содержат предложение о сотрудничестве на определенных условиях (поставка товара или продукции, оказание услуг или выполнение работ в соответствии с перечнем, сроки изготовления, поставки, выполнения или оказания, цена за единицу и общая стоимость контракта, условия оплаты, место и условия доставки).
Отличием оферты является указание в деловом письме всех существенных условий, необходимых для заключения договора поставки, договора оказания услуг или договора подряда. К существенным условиям, согласно Гражданскому Кодексу, относятся наименование товара, работы или услуги, цена, срок и место. При отсутствии этих данных деловое письмо не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
2. Гарантийное письмо
По содержанию подобные письма направлены на обращение к деловому партнеру с определенной просьбой и одновременным предоставлением гарантий по выполнению обязательств со своей стороны.
Формулировка гарантийных писем, как правило, выглядит следующим образом: «Настоящим просим вас отгрузить или поставить товар, оказать услугу или выполнить работу в срок (дата). В свою очередь, оплату гарантируем в срок до (дата)».
3. Извещение
Содержание подобного рода писем направлено на донесение до адресата определенной информации, необходимой для продолжения дальнейшего сотрудничества.
В коммерческих организациях самыми распространенными примерами подобного делового письма являются уведомление об изменении реквизитов компании (в случае смены обслуживающего банка) и письмо о повышении отпускных цен на поставляемую продукцию.4. Сопроводительное письмо
Суть написания подобного делового письма – описание всех приложенных документов (вложений). Ярким примером сопроводительного письма является опись вложений в конверт при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. Подобное письмо является для отправителя гарантом того, что адресат получит полный пакет всех необходимых документов.
В случае отправки документов в суд или участия в тендере опись вложений носит обязательный характер.
5. Подтверждение о получении документов и писем
Подобные деловые письма не носят обязательный характер, они весьма лаконичны и просты. По сути, они являются проявлением уважения к партнеру и считаются признаком хорошего тона.
6. Письмо-просьба
Текст писем подобного назначения содержат обращение к контрагенту с какой-либо просьбой и начинается со слов «прошу» или «просим Вас». В коммерческой сфере самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке оригиналов договоров, сертификатов или паспортов качества, а также закрывающих бухгалтерских документов, поскольку при поставке продукции их могут забыть отправить вместе с грузом.
7. Письмо-напоминание
Содержание текста подобного делового письма уведомляет контрагента о приближении наступления определенного срока, например, окончания срока действия договора между двумя предприятиями – сторонами договора, приближении даты какого-либо мероприятия или срока выполнения своих обязательств по договору в полном объеме, а также сроке окончания какого-либо этапа работ по договору.
Такого рода письма распространены внутри крупных компаний и корпораций, когда, например, секретарь напоминает каждому подразделению предприятия подать заявку на канцтовары к определенному числу каждого месяца, чтобы он мог сформировать и отправить поставщику канцелярских товаров консолидированную заявку на месяц. Или когда финансовый директор напоминает по корпоративной почте руководителям всех структурных подразделений подать БДДС (бюджет движения денежных средств) на следующий месяц до 25 числа текущего месяца.
8. Поздравление
Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление кого-либо с чем-либо. Например, сотрудника собственной компании с днем рождения или повышением по карьерной лестнице или делового партнера с профессиональным праздником.
9. Приглашение
В деловом мире подобным письмом организаторы часто приглашают на выставки, конференции, семинары, встречи и прочие мероприятия. Приглашение является одним из инструментов напоминания деловым партнерам о себе, в том числе потенциальным партнерам.
10. Благодарственные письма
Умение хорошо писать благодарственные письма – это настоящее искусство. На крупных предприятиях эта функция закреплена за отдельным специалистом, например, отдела маркетинга. В то же время любой сотрудник предприятия должен уметь коротко, но искренне выразить свою благодарность деловому партнеру.
Правило делового этикета советует писать благодарственные письма, если приглашение на какое-либо торжественное мероприятие было от начальника или руководителя компании.