Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Выражение вежливости в конце электронного письма

Деловые письма необходимо заканчивать вежливо и на позитивной ноте, независимо от его содержания, но без фамильярности, даже если с деловым партнером сложились теплые, дружеские отношения.

В деловой переписке лучше избегать креативных решений или шутливых фраз пожеланий или формулировок, особенно касающихся личных, человеческих качеств контрагента.

В практике авторов часто встречались различные и не совсем корректные для делового письма фразы типа: «Вы профессионал своего дела» или «Вы честный и порядочный закупщик».

Более уместно будет заменить подобные фразы более формальные и общепринятые в России, например, «С уважением», «С глубоким уважением» или «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью».

На Западе часто используют выражение «Искренне Ваш» или «Сердечно Ваш», а также «С самыми теплыми пожеланиями». Если западным партнерам нужно выразить глубокое уважение и определенную подчиненность, используется выражение «С почтением», особенно если деловая переписка ведется в церковной или дипломатической сферах.

С постоянными деловыми партнерами, с которыми завязалось тесное деловое общение и добрые отношения, а также в переписке с коллегами уместно пожелать хороших выходных, плодотворного рабочего дня или отличного настроения.

Слова благодарности в конце делового письма должны соответствовать нормам делового этикета, поэтому в письмах не рекомендовано злоупотреблять фразой «Заранее благодарен», т. к. подобные благодарственные фразы могут вызвать у партнера недоумение и ощущение, что его хотят вынудить соответствовать этой благодарности, таким образом поставив его в неловкое положение.

Вышеупомянутая фраза категорически не рекомендована к использованию, если речь идет о деловой переписке в разрезе закупочной деятельности и электронное письмо касается ценового предложения и условий поставки. Подобная фраза в письме с прикрепленным коммерческим предложением может вызвать у сотрудника отторжение по причине возникновения ощущения, что его хотят вынудить принять это предложение и совершить сделку.

Таким образом, необходимо создавать корректные конструкции со словом «Благодарен» или заменять его на похожие по смыслу, которые вызовут у адресата положительный отклик. Примерами таких правильных и идентичных по смыслу фраз являются следующие: «Будем благодарны за доверительные отношения», «В надежде на дальнейшее плодотворное сотрудничество», «Надеемся на продолжение деловых отношений» или «С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество».

Заключительное выражение вежливости размещается слева через два интервала после последней строки сообщения.

Подпись и персональная контактная информация

Как правило, стандартный блок «подпись и персональная контактная информация» должна присутствовать в любом электронном деловом письме, внешнем или внутреннем.

В корпоративной почте подпись формируется один раз (с помощью отдела IT или сотрудник это делает самостоятельно), после чего она автоматически отображается в каждом электронном письме.

Подпись не должна быть слишком перегружена, ее размер не должен превышать 5x7 строк и содержать следующую информацию об отправителе:

• фамилия, имя и отчество (если последнее предполагается корпоративной культурой);

• занимаемая на предприятии должность;

• название самого предприятия (часто с формой собственности);

• номера мобильного и рабочего телефонов, номер стационарного телефона и добавочный номер сотрудника;

• Skype, Telegram и т. д., если таковые разрешены к использованию компанией для оперативной связи. При указании последних средств они должны быть обязательно в рабочем состоянии и находиться на протяжении всего рабочего дня в статусе «в сети» / «online»;

• адрес предприятия (зачастую указывается индекс, фактический адрес и местоположение, корпоративный сайт и контакты в социальных сетях). Указанная в этом блоке информация должна быть полной, но не чрезмерной.

Если переписка с деловым партнером ведется на ежедневной основе и обмен письмами происходит несколько раз в день, то можно отключить автоматическую подпись, особенно если в ней указана очень полная контактная информация со всеми ссылками на мессенджеры и социальные сети.

Распространенной ошибкой в подписи электронного письма является написание имени и отчества в виде инициалов, например, К. В. Звягина. Данный вариант допустим правилами, но, как показывает практика, в ответ на письмо, подписанное подобным образом, как правило, следует письмо или звонок с вопросом: «Как я могу к Вам обращаться?».

Форматирование текста электронного письма

Текст электронного письма воспринимается намного лучше, если он разделен на абзацы. Основное правило написания деловых писем гласит: «Одна мысль – один абзац». Таким образом, для хорошего восприятия электронного послания одна мысль должна излагаться в одном абзаце. Если же абзац получается очень длинным, его лучше начинать с вывода, а дальше перечислить факты, подкрепляющие этот вывод.

Абзацы нужно отделять друг от друга, например используя увеличенное межстрочное расстояние или двойной интервал. Это облегчит деловому партнеру прочтение письма беглым взглядом.

Монотонность делает текст тяжелым для восприятия, поэтому внесение в него маркированного списка считается хорошим инструментом для того, чтобы разбить и разнообразить тест. Для восприятия человеческим взглядом немаркированный список сильно проигрывает маркированному.

Еще один инструмент форматирования текста и избавления его от монотонности – это использование в нем жирного шрифта. Однако не рекомендуется выделять много слов по тексту жирным шрифтом. Этот прием, напротив, рассредоточивает внимание читателя и делает текст письма пестрящим. Применение жирного шрифта призвано создавать дополнительное удобство прочтения послания, поэтому он должен располагаться компактно, притягивая взгляд к одной точке, которая выделяет суть, основную мысль письма.

Дополнительные акценты по тексту электронного письма

Популярной практикой современности является применение заглавных букв во внутренних регламентирующих документах и договорах. Эта практика применения заглавных букв в значимых словах по тексту сообщения перешла и в деловую электронную переписку.

Как правило, при ведении деловой переписки выделяются следующие слова: «Предприятие», «Компания», «Договор», «Спецификация», «Стороны», «Протокол», «Политика», «Регламент», «Положение», «Процедура», «Генеральный директор» и т. п.

Данный подход, распространенный при ведении переписки российскими предприятиями, полностью противоречит правилам русского языка, которые гласят следующее:

– с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий, такие как: Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ;

– с прописной буквы начинаются только названия организаций, а это значит, что названия отделов, служб и департаментов внутри организации пишутся со строчной (маленькой) буквы;