Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные
Шрифт:
Монтажные листы нужны на киносъемке. В жизни такие подробные предписания ни к чему. «Шоу Трумана» [30] наглядно продемонстрировало, во что превратится жизнь по монтажным листам, когда тщательно планируется каждая, самая обыденная деталь. Труман (эту роль играет Джим Кэрри), сам того не ведая, сделался протагонистом любимого зрителями реалити-шоу. Руководит проектом местный «Господь» – режиссер Эд Харрис, который из своей поднебесной аппаратной определяет все, вплоть до погоды.
30
Фильм режиссера Питера
Кошмарная фантазия, но что-то в ней привлекает нас, в особенности при подготовке мероприятий. Внутри нас прячется всемогущий режиссер с мегафоном, которому только дай проконтролировать все.
Важное собрание порой начинают готовить за много месяцев. Если хотите, называйте это профессиональным планированием, я же чаще сталкивался с желанием утихомирить страх перед неизвестным. Людям кажется, будто структура порождает стабильность. Структурируйте будущее, и вы сможете им управлять.
В результате на свет рождается очередной монстр (с печеньями ровно в 11.17). Многие человеко-часы уходят на его создание, а собрание по такому сценарию выйдет полумертвое. Представьте себе, как на свидании ваш друг или подруга поминутно сверяется со шпаргалкой: что, мол, надлежит делать в следующий момент. Долго вы такое вытерпите?
Золотую середину между структурой и свободой отыскать непросто – а нам требуется и то и другое, – и каждый организатор или руководитель собрания ищет ее по-своему.
Если вам непременно нужен монтажный лист, вспомните, что даже у Шекспира ремарки подсказывают лишь, кто что говорит и в каких обстоятельствах. Жизнь в такой манускрипт вдохнет только личный опыт.
Если вы присели за стол или бродите по комнате, продумывая план собрания, сразу представьте себе три четкие возможности:
• план полностью прописан;
• план полностью сымпровизирован;
• план отчасти прописан, отчасти сымпровизирован.
Полностью прописанный план
Вошло в обычай полностью прописывать план крупных мероприятий, таких, как презентация для акционеров или старт продаж. На мой взгляд, выходит нечто похожее на церемонию вручения «Оскара» – не из этой жизни. Шутки отрепетированы, эмоции из крана, паузы подогнаны под рекламу. Естественно, при таком количестве самостоятельных элементов требуется некий общий сценарий, которого придерживались бы все участники, но нельзя ли понаделать в этой жесткой структуре дырок для воздуха?
Импровизация от и до
А вот так чаще всего выглядят наши собрания, особенно когда мы являемся, не подготовившись и даже толком не зная, кто еще придет и зачем.
Среди собратьев-импровизаторов распространена игра «Ура, ты пришел». Исполнитель безо всякой подготовки является на коктейль, где его ждут посвященные в курс дела коллеги, и должен по их реакциям угадать, кто есть кто и что у кого на уме.
Люди прекрасно умеют импровизировать. Мы этим всю жизнь занимаемся. Иногда мне хочется напомнить это зрителям, которым наша затея выступать без сценария кажется странной и даже чуточку страшноватой.
Проблема (или преимущество) подлинной импровизации заключается в том, что вы сами не знаете, к чему придете. Золотое правило театральной импровизации – принимать все происходящее и основывать свои реплики на нем. Если при вас заговорят о викторианских пароходах, Евровидении или дантистах для динозавров, вы, как импровизатор, должны подхватить и развить тему. Шоу в результате получается занимательное, а вот собрание
так недолго и прикончить. Начнете с цифр продаж, незаметно соскользнете к болтовне насчет кадров, а там уже не далеко до сплетни о Стиве и жалоб НА ВСЕ ЭТО.Отчасти прописанный, отчасти импровизированный план
Для большинства собраний отыщется такой промежуточный путь между крайностями, между излишней жесткостью и опасной шаткостью, который позволит создать структуру и обеспечить собранию ясную направленность, но вместе с тем оставить ему свободу дышать. Этот подход используют в большинстве ток-шоу, в радио– и телепрограммах, посвященных обсуждению какой-либо проблемы.
Кое для кого ключ к удачному собранию – четкий список пунктов. Но я скажу так: составляйте ваш список, но следуйте не за ним, а за ТЕМ, ЧТО ПРОИСХОДИТ. Если уткнетесь в список и перестанете замечать, что творится в конференц-зале, уподобитесь лыжнику, который вздумал бы скатиться с горы, читая на ходу пособие для начинающих лыжников.
Ведущий Джонатан Миллер как-то раз брал интервью у знаменитого скрипача Давида Ойстраха и спросил его, что важнее – ноты, то есть творчество композитора, или исполнение, то есть творчество самого музыканта. Ойстрах бросил на рояль ноты Бетховена, приложил ладонь к уху и с усмешкой ответил:
«Я ничего не слышу».
То есть прекраснейшие ноты, написанные или напечатанные на бумаге, сами себя не сыграют – они оживут под руками музыканта. Пусть и ваш список дел станет нотами, которые вы вдохновенно исполняете, – и вы получите верный рецепт собрания.
С отвагой глядеть в будущее
Способность воображать грядущие события удивительна и, как я понимаю, присуща исключительно человеку. Хотя некоторые животные тоже могут выходить за пределы настоящего и предчувствовать будущее, вроде бы никто из четвероногих не берется устроить праздник-сюрприз.
Я не задумывался над этим, пока один мой друг, Уильям Кендэлл, успешнейший бизнесмен, человек очень изобретательный в коммерческой сфере, не попросил меня спланировать его свадьбу. Уильям способен одним взглядом охватить и проанализировать огромную таблицу с прибылями и убытками, но не мог представить себе варианты своей свадебной церемонии. Я начал с того, что предложил ему несколько возможностей – скажем, музыкантов туда, приглашенных сюда, – и он сразу же меня остановил:
«Ты это видишь?» – спросил он.
Отчасти благодаря моему театральному прошлому, отчасти благодаря практике, я действительно могу мысленно «увидеть», как разворачивается то или иное мероприятие, и даже могу рассмотреть его под разными углами. Проецируя на внутренний экран различные варианты будущего, конечно, гораздо удобнее планировать собрание.
Но ни в коем случае нельзя путать то, что «должно произойти», и то, что происходит на самом деле. Мы проецируем – скорее в интеллектуальном, чем в кинематографическом смысле – свои надежды и страхи в будущее. Можем пересолить с пессимизмом или, напротив, преисполниться никчемной уверенности. Сами знаете, в какую из этих крайностей бизнес впадает чаще.
Пессимизм проявляется в сценариях, подсказанных страхом. Решения насчет будущего мероприятия принимаются с учетом того, что «они» будут недовольны – собранием, вами или и тем, и другим. При таком подходе складывается предельно осторожный план проведения собрания, все творческие идеи отбрасываются, потому что «никто на это не пойдет», «это не сработает» и так далее, – найдется полно самооправданий, лишь бы защитить себя от угрозы, снизить риск.
Это знакомо организаторам шоу: чем более они дорожат любовью публики, тем больше страшатся неодобрения.