Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Многим из нас нужно поговорить, чтобы подумать. Мы не знаем, что мы думаем на самом деле до тех пор, пока не выскажем это вслух. Другие же думают, чтобы говорить. Значит, нужно слушать, что говорят другие, и усваивать их мысли, вырабатывая собственную позицию.

Кто должен присутствовать на дискуссионной встрече?

Настоящая дискуссия требует сочетания различных позиций. Вам нужны люди, которые смогут так посмотреть на тему, что увидят пробелы, предубеждения и предрассудки.

Собравшись, напомните друг другу, что в ходе настоящей дискуссии не нужно:

• говорить то, что, по вашему мнению, хотят услышать остальные;

• умалчивать о том, что вы думаете на самом деле;

• превращать дискуссии в ссору;

• спорить до бесконечности;

• долбить те идеи, по которым босс уже принял решение.

Где проводить дискуссионные встречи?

Тони Блэр встряхнул дряхлые обычаи, а вместе с ними и всю чиновничью рать, когда перевел государственные обсуждения из Кабинета министров в свой собственный офис – «Берлогу», как его стали называть. Этот «Диванный Кабинет» не всем пришелся по вкусу (да и мистер Блэр тоже), но зато все вспомнили о том, что душный зал заседания, возможно, не является наилучшим местом для настоящих дискуссий.

Подумайте о разных местах, где вы могли бы проводить дискуссии, и не упускайте из виду менее формальные варианты.

Помню, как пришел в зал заседания совета директоров голландского филиала компании Mexx на дискуссию об их бренде. В комнате было очень прохладно, это была минималистская стеклянная коробка, которая одной стороной выступала из корпуса здания и нависала над пустотой. Отличная тема, но не имеет ничего общего с социальной ориентированностью и с демократическим происхождением компании, о котором мы как раз собирались поговорить. Я попросил моего клиента Ашиша Сенсарму провести экскурсию по зданию и показать нам настоящий Mexx. Мы побывали в дизайнерских студиях, в кладовках, в выставочных залах, в кафетериях, в курилке – и в конце концов в гараже мы нашли школьный автобус, переоборудованный в магазин на колесах. Очень просто. Очень популярно. Очень Mexx. Вот там-то мы и провели встречу.

Вместо стола для заседаний можно поставить, например, обеденный стол. Еда – отличный стимул для дискуссии. Для наших предков, поедавших мамонта, еда была моментом полной уязвимости, когда было невозможно защитить себя. Пригласить другого пещерного человека разделить трапезу было символом доверия. В наше время, когда мы делимся едой, мы тоже «сбрасываем броню» и можем по-настоящему подискутировать.

Дискуссия может – я бы даже сказал, должна – быть шумной. Дискуссия – это всегда столкновение. Так что имейте в виду, что такую встречу надо проводить там, где вы никому не помешаете и где участники смогут шуметь, сколько угодно.

Что мы делаем на дискуссионных встречах?

Во время настоящей дискуссии, особенно по телефону, нужно четко понимать, что происходит. В наше загруженное, очень загруженное время легко скатиться с серьезных вопросов к пустякам. Значит, тем, кто ведет дискуссионную встречу, надо четко указать временные рамки этой встречи и завершить ее, когда время выйдет.

Есть три способа узнать, что дискуссия завершена или когда нужно приостановить ее, чтобы освежить:

• Тема была рассмотрена с неменьшего количества сторон, чем число присутствующих участников.

• Заканчиваются силы.

• Дискуссия превращается во что-то другое – в ожесточенную схватку, в демонстрацию мнений, в пересуды.

Содержание дискуссии должно соответствовать цели дискуссии. Для чего дискуссия? Это может быть, например:

• дискуссия для прояснения ситуации (т. е. означает ли что-то именно то, что мы думаем это означает?);

• дискуссия для уверенности (точно ли мы все сделали?);

• дискуссия для понимания (давайте обсудим проблему, вместе будет легче справиться с ней).

Случаи, на которые стоит обратить внимание

Один или несколько участников контролируют дискуссию. Руководитель дискуссии должен справиться с болтунами. Один хороший способ сделать это придумали мои дети на случай, если я пущусь рассуждать о пользе игры на фортепиано. Они просто показывают мне большие пальцы, что означает: «Пап, я слышал, что ты сказал, и оттого, что ты повторишь одно и то же разными способами, я не услышу больше». Этот символ мы назвали «Понял – давай дальше», и, как выяснилось, он отлично работает и на рабочем месте. В любом случае намного лучше, чем рубить ребром ладони по горлу, демонстрируя, что вы близки к тому, чтобы отрезать голову себе – или оратору.

Еще один изящный способ справиться описан в замечательной книге Питера Миллера «Умный рой» (Smart Swarm), посвященной особенностям коллективного разума. Он ссылается на рассказ о Вермонте, где горожане обсуждали бюджет на встречах в здании муниципалитета. Чтобы сдерживать тех участников, которые любят звук собственного голоса, ведущие встречи следовали правилу, придуманному генералом Генри Мартином Робертом. Этот воин, ставший «архитектором» собраний, составил список того, что можно и чего нельзя делать на встречах. «Правила порядка Роберта» до сих пор соблюдаются в Вермонте. Среди них есть одно очень простое, которое тем не менее позволяет сдерживать многоречивых людей: «никто не говорит дважды, пока все не высказались по одному разу».

Сами видите, как бы это отлично сработало на ваших встречах, особенно если хотя бы один из ваших коллег воздержится от высказываний до самого конца, тем самым заткнув рот всем потенциальным «захватчикам».

Еще одна вещь, которой нужно опасаться, – множество различных тем, которые кружат бесконечно, как самолеты, пытающиеся приземлиться в перегруженном аэропорту. Они летают кругами, не улетая и не приземляясь. Вы должны быть отличным авиадиспетчером: либо дайте теме «приземлиться» («Мне кажется, мы с этим уже разобрались, давай дальше»), либо отправьте в другой аэропорт («У нас нет времени на обсуждение этого вопроса, давайте обсудим его в другой раз»).

Почему бы не дебаты?

Дебаты – двоюродные братья дискуссии. Они могут играть роль промежуточного этапа между дискуссией и решением.

Дебаты – хорошо структурированная дискуссия, которая создана для того, чтобы понять, принимают ли участники ту или иную идею или отвергают ее. Добиваются этого, сталкивая эту идею с противоположной. Во время дебатов противоборствующие команды могут забыть о забавах и сцепиться всерьез.

На самом деле это замечательное упражнение, оно помогает командам почувствовать, что они принимают всесторонне проверенное решение.