Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Создать слушание

Настоящие артисты, конферансье, ораторы знают: прежде чем ваше сообщение воспримут, нужно «создать слушание». Нужно обеспечить условия, в которых информация сможет преодолеть расстояние между вашими губами и чужими ушами. Вот почему перед рок-концертом устраивают «разогрев», оперы и мюзиклы начинаются с увертюры, и телевизионные передачи тоже нередко предлагают закуску перед основным действием.

Основные способы создать слушание на встрече:

• Назовите цель и контекст. Если сделать это энергично и убедительно, люди вспомнят, зачем пришли, и насторожатся.

• Проведите поверку: до начала основной части попросите, чтобы каждый участник кратко информировал других о том, что считает важным. Сами не вмешивайтесь, не навязывайте клише. Терпеть не могу фразу, которую кураторы так часто пускают в ход: «расскажите нам о себе то, чего никто не знает». На мой взгляд, срабатывают такие вопросы, как: «Чем вы сейчас заняты?», «Какая у вас сейчас самая неотложная задача?», «Оцените ваши ожидания от этого бизнеса по шкале от одного до 10» или «Какая тема общенациональных новостей более всего заинтересовала вас сегодня?». Если я вижу, что внимание группы рассеивается, я могу задать и провокационный вопрос, например: «Какой процент своего внимания вы готовы уделить этой проблеме?» Если проблема никого не интересует, вы будете об этом по крайней мере предупреждены.

• Позитивные сплетни. Поболтайте пять минут о хорошем, о том, что идет, как надо. Это может удивить народ и укрепит связь между собравшимися.

• Анонс. Вы можете предложить публике нечто вроде трейлера фильма: краткий анонс собрания, чтобы слушатели смогли сориентироваться.

• Юмор. Старейший трюк – не прибегайте к нему, если он кажется вам банальным, – и все же, рассмешив людей, вы как нельзя лучше подготовите их к сотрудничеству. Мой приятель Оли Баррет знаменит своим умением сближать людей. Компьютерный журнал назвал его «самым подключенным британцем». Его страсть сближать и сводить превратилась в бизнес: Оли основал The Co-sponsorship Agency. Впрочем, основал он и много других предприятий.

«Я люблю давать делу ход, – посмеивается он. – Придумывать кампании и компании, благотворительные фонды и – встречи».

Для Оли секрет успешной встречи заключается в том, чтобы «не начинать деловой разговор, пока люди не подключатся. Вот почему в начале встречи я обычно предлагаю “подурачиться”. Не надевать клоунские носы или там играть в глупые игры, но провести несколько минут весело, расслабиться, чтобы каждый мог предстать перед другими таким, каков он на самом деле. На совете директоров или на приеме у премьер-министра такой веселый зачин всегда помогает людям узнать друг друга – кто они, с чем пришли, – укрепляет связи и придает встрече энергию. Самые почтенные люди, президенты компаний и министры прекрасно это понимают и по-настоящему ценят моменты, когда удается проткнуть пузырь помпезности. Вот почему я непременно пересыпаю те собрания, которые веду, разминками и развлечениями. Этот пункт важнее, чем таинственный пункт “разное”».

• Молчание. Один из мощнейших зачинов встречи – молчание. В наше деловое время, в шумной нашей жизни молчание – редкая роскошь. Несколько мгновений молчания – обезоруживающе простой способ начать встречу так, чтобы участники успели отключить фоновый шум и начать слушать и воспринимать мысли.

Квакеры давно уже открыли этот секрет, они призывают хранить на молитвенных собраниях молчание, если только Бог не вдохновит говорить. Порой, как поется в рок-балладе 1990-х, «ты больше скажешь, не сказав ничего».

Все перечисленные приемы, каждый на свой лад, помогают участникам припомнить, куда они пришли и зачем. Укрепляются связи с другими участниками собрания, прокачиваются те самые мышцы, которые нужны, чтобы слушать и общаться.

Организатор собрания должен исключить из сценария сколько-то времени в начале встречи и понимать, что под конец деловой настрой также сникнет. Это как две части рекламного ролика, а все, что между ними, – основная часть встречи, то драгоценное время, когда и делается дело.

Два золотых правила планирования встречи

А теперь я поделюсь двумя золотыми правилами планирования встречи, которые всегда исправно мне служили.

Делай при личной встрече то, для чего нужно встретиться лично

На любую встречу расходуется немало времени и сил. Это редкий шанс прямого общения, лицом к лицу или хотя бы голосом к голосу. Используйте это драгоценное время только для того, что нужно делать вживую. Все, что проще организовать с помощью других средств или вне общей встречи, не должно попасть в план собрания. Вычеркивайте!

Создавайте нечто ценное

И это тоже способ профильтровать повестку дня, причем от этого выигрывает не только встреча, но и вы как руководитель. По каждому пункту задавайте себе вопрос: «Что ценного сможет эта встреча дать присутствующим?»

При таком подходе вы от ввода (что мы закачиваем в эту встречу и ее участников) переходите к выводу (что участники возьмут с собой, что они будут делать по итогам этой встречи). От процесса (кто, кому, что и когда скажет) вы переходите к цели процесса (как это поспособствует бизнесу).

Такая постановка вопроса имеет множество преимуществ. Она обостряет внимание, побуждает иначе формулировать вопросы, напоминает нам о цели встречи, укрепляет связь с коллегами и помогает отбирать пункты повестки дня не только по собственному предпочтению и вкусу, а согласно неким стандартам, которые признают и другие. И если встреча действительно созидает нечто ценное для ее участников, можно пари держать: в следующий раз вам не составит труда собрать их снова.

Большинство деловых людей видят логику в такой перемене подхода, но вот осуществить его им нелегко. Они привыкли думать: «Вот что Х следует слышать», но забыли, зачем это нужно самому Х. Но стоит попробовать более смиренный вид руководства – руководство, обращенное на пользу ведомых.

Как угадать, получат ли участники пользу от собрания? А вы их спросите! Очень правильно было бы завершать собрание просьбой к каждому назвать то, что оказалось наиболее ценным для него лично. Тут-то и выясняется, чего люди хотят и ждут от встреч. Здравый смысл предполагает, что чем больше они получат желаемого и нужного – и только этого, тем лучше, целенаправленнее и короче станут ваши встречи.

4. Семь основных типов собраний

Теперь, когда вы определили содержание встречи, нужно залить это содержание в пригодный сосуд, то есть выбрать подходящий тип собрания. Приглашать человека «на встречу» – все равно что спрашивать, любит ли тот поесть. Любит – но смотря что! «Встреча» – настолько общий термин, с таким количеством значений, что уже толком и не имеет смысла. Успешная встреча требует большей точности. Для начала нужно перебрать основные причины, по которым людям встречаются и встречались от века.

В тюле на чаепитие?

В комедии «Дневник Бриджит Джонс» героиня является на церемонное английское барбекю в костюме кролика из Playboy. Первоначально задумывался маскарад на тему «викарии и красотки», но потом тему сменили, а Бриджит не предупредили. Такие несовпадения очень смешны для зрителей и очень болезненны для непосредственных участников. Так что после того как вы разберетесь с целью и темой собрания, озаботьтесь выбором правильного типа встречи.