Основы русской деловой речи
Шрифт:
4.2. Жанровая специфика делового совещания
Деловое совещание традиционно относят к протокольным речевым жанрам, поскольку они проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи. Совещание тесно связано с письменным деловым общением, а именно с такими речевыми жанрами, как повестка дня и протокол.
Повестка дня – это типизированный письменный речевой жанр с традиционной и однотипной текстовой композицией. В повестке дня отражается последовательность вопросов, которые предполагается рассмотреть на совещании. Например:
1. Информация компании «СТМ» о программном обеспечении для внешнеэкономической деятельности.
2. Вопрос о финансовых и договорных взаимоотношениях с Ассоциацией экспедиторов России.
3. Вопрос об учредителях
4. Разное.
Протокол – это типизированный письменный речевой жанр, в котором последовательно описывается ход ведения совещания и обязательно содержится важная процедурная информация. В зависимости от полноты фиксации хода совещания составляют краткий или полный протокол. В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, указываются фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит записи выступлений (при необходимости дословные), которые дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, фирмы, организации в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.
Протоколы пишутся по определенной форме, в них должны быть отражены следующие обязательные реквизиты (формальные элементы, фактические данные): наименование учреждения, название вида документа, дата заседания, номер заседания, место проведения, заголовок, куда входит наименование коллективного органа или конкретного совещания, указание фамилий присутствующих, повестка дня, текст по форме: «слушали – решили», подписи председателя и секретаря. [163]
163
См. об этом: Колтунова М. В. Язык и деловое общение…
Пример краткого протокола:
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЕРМИКА»
МОСКВА
24.08.2006 № 14
Председатель – Цицин А. Г.
Секретарь – Прохорова Т. А.
Присутствовали: Воробьев К. В., Сенина Е. О., Ярославцева Е. Н., Ярославцева Т. П.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Организация производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.
Доклад технического директора Воробьева К. В.
2. Внедрение системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
Доклад коммерческого директора Ярославцевой Е. Н.
СЛУШАЛИ:
Организация производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.
ВЫСТУПИЛИ: Воробьев К. В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.
Цицин А. Г. поддержал предложение Воробьева К. В.
РЕШИЛИ:
Произвести закупку 3 компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.
Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.
СЛУШАЛИ:
Внедрение системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
ВЫСТУПИЛИ: Ярославцева Е. Н. – привела конкретные данные о применении системы скидок для вузов и учебных заведений.
Воробьев К. В. поддержал предложение Ярославцевой Е. Н.
РЕШИЛИ:
Управлению производства и внедрения информационных систем разработать систему скидок для вузов и учебных заведений на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
4.3. Участники делового совещания
В работе совещания обычно принимают участие 7–12 человек, это руководитель и остальные участники. Состав участников представляет собой не просто количество людей, собравшихся вместе, а определенную социальную группу, каждый
участник которой осуществляет только ему присущие функции, но в то же время данная группа должна действовать как единое целое, что и предопределяет стратегию сотрудничества всех участников. Иначе говоря, для делового совещания характерна одновременная реализация как горизонтальных (коллегиальных), так и вертикальных (административных) связей в процессе взаимодействия, поскольку наряду с реализацией стратегии сотрудничества деловому совещанию также свойственно и наличие иерархической системы управления, или вертикальной связи общения, что обусловливается соответствующим уровнем официальности и достаточно стереотипной ролевой структурой участников совещания.На деловом совещании, как правило, присутствуют люди, которые: 1) принимают ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания; 2) по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией; 3) будут исполнять принятые на совещании решения.
В процессе совещания каждый из участников выполняет коммуникативную роль, соответствующую его статусу. Так, роль ведущего, или коммуникативного лидера, закреплена за руководителем предприятия или организации (директором, начальником, председателем, президентом и т. п.). Именно он открывает совещание, знакомит всех его участников с повесткой дня, затем в определенном порядке предоставляет слово тем из них, кто имеет непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме, подводит итог сказанному. Руководитель следит за установленным регламентом, удерживает выступающих в рамках темы, останавливает излишне словоохотливых, разряжает чрезмерно накалившуюся атмосферу.
Языковая сторона социальной роли ведущего представлена различными речевыми жанрами, образующими коммуникативное взаимодействие с остальными участниками делового совещания. Речевые жанры, которыми оперирует ведущий, должны отличаться разнообразием: от приветствия до сообщения информации, выражения официального или личного мнения, оценки, отношения к проблеме; кроме того, это могут быть речевые жанры запроса информации, побуждения к действию, речевые обороты, поддерживающие или прерывающие контакт.
Основными речевыми действиями ведущего-руководителя на совещании являются:
– призывы соблюдать регламент;
– определение порядка предоставления слова;
– промежуточное подведение итогов;
– подведение итогов в конце совещания.
Специалисты в области управления, в частности Ф. А. Кузин, утверждают, что обычно ведущий выбирает один из двух основных стилей ведения совещания: дипломатичный или авторитарный.
Дипломатичный стиль предполагает учет мнения всех участников совещания. Присутствующие убеждаются, что в принятии решения есть и их вклад.
Авторитарный стиль обычно лишает большинство участников возможности высказаться. При таком стиле только ведущий сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки для реализации решений.
Кроме роли ведущего, в рамках делового совещания выделяются коммуникативные роли других участников: выступающие с развернутыми сообщениями по теме совещания, участники, задающие им вопросы, участники, ограничивающиеся только отдельными репликами и замечаниями.
При проведении совещания ведущий имеет дело с одними и теми же типовыми моделями участников совещания. Ниже приведены основные психологические типы участников и рекомендуемые тактики (действия) по отношению к ним.
4.4. Подготовка делового совещания
В наиболее общем виде подготовка к совещанию состоит из следующих действий:
1) принятие решения о его проведении;
2) определение тематики, формирование повестки дня, определение цели совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала;
3) установление состава участников, примерного регламента работы;
4) подготовка руководителя и участников совещания.
Деловое совещание всегда проводится в назначенное время, место проведения совещания заранее определено.
Коммуникация протекает в служебном помещении – офисе, конференц-зале и т. д., иные условия делают проведение совещания менее эффективным. При организации совещания большое внимание уделяется вариантам пространственного расположения участников: