От "конторы" до "компани"

3.4. Если совещание является повторным (регулярным) или дублирующим по одной и той же задаче (теме), то началом процесса является оглашение пунктов протокола прошлого совещания с ходом (промежуточными, конечными результатами) его исполнения.

4. Подготовка протокола

4.1. По итогам совещания – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днём проведения совещания – менеджер представляет в секретариат для утверждения генеральным директором формализованный протокол проведенного совещания, исполненный по форме «Задача – Ответственный – Срок исполнения», в котором прописаны все принятые в ходе обсуждения вопросы.

4.2. Во избежание противоречий с основными ответственными исполнителями из смежных подразделений по указанным в протоколе задачам, а также в целях соотнесения личных рабочих планов с новыми межструктурными задачами по степени приоритетности, менеджер предварительно (до передачи на утверждение генеральному директору) обязан устно согласовать со всеми ответственными исполнителями формулировки и сроки исполнения задач, указанных в протоколе.

4.3. Протокол письменно согласовывается руководителем подразделения, к которому относится менеджер (по форме: «Согласовано» - дата, подпись). Без данного согласования документ не может быть принят секретариатом к передаче на утверждение генеральному директору.

4.4. Генеральный директор утверждает распорядительный документ, который с даты подписания, если нигде не определено иначе, имеет статус внутреннего законодательного акта и является обязательным к исполнению для всех сотрудников компании.

4.5. Секретариат генерального директора обеспечивает ознакомление всех задействованных в распорядительном документе сотрудников в соответствии с действующими в компании на данный момент регламентом (электронно, либо через бумажный носитель).

5. Подготовка приказа, распоряжения или проекта решения

5.1. Приказом оформляются значимые для компании организационно-административные действия, имеющие законченную подготовительную основу и констатирующие факт.

5.2. При отсутствии необходимости предварительных консультаций с сотрудниками из смежных подразделений компании, менеджер исполняет все действия по подготовке документа (приказа, распоряжения, решения) в том же порядке, предусмотренном с п. 4.2 настоящего документа.

5.3. Контроль исполнения приказов и распоряжений так же является регламентирующим предметом настоящего Порядка.

6. Контроль исполнения распорядительных документов

6.1. Функциональный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на инициатора (менеджера), если иное не предусмотрено данным документом.

6.2. Административный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на секретариат.

6.3. С целью оперативного управления задачами секретариат заносит контрольные точки исполнения по распорядительным документам в текущий план исполнения значимых процессов по компании и осуществляет контрольный анализ исполнения задач, составляя сводный отчет по выполнению принятых решений для руководства компании на регулярной основе, не реже одного раза в неделю.

6.4. Электронная копия данного отчета направляется менеджеру, инициировавшему движение по задаче с целью обеспечения оперативного обмена информацией и взаимодействия между подразделениями.

6.5. Ход и общая динамика исполнения текущих задач и утвержденных решений является предметом анализа и принятия административно-дисциплинарных решений на уровне генерального директора, в соответствии с действующими Правилами Внутреннего трудового распорядка, если иное не делегировано генеральным директором своим заместителям или прочим руководителям функциональных направлений компании.

[1] Данные определены исходя из статистики работы с субподрядчиками за 2 года.