Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

В частности, подумайте о таких рутинных задачах, как распечатка нескольких файлов, прикрепленных к электронному письму, сохранение корреспонденции в папках, а также перенос и извлечение информации из вашего ящика электронной почты, ежедневника и адресной книги. Кроме того, изучите все быстрые клавиши и ярлыки, предусмотренные в той программе, с которой работаете. Извлекая максимальную пользу из имеющихся в вашем распоряжении инструментов, вы можете открыть много «окон» в своем рабочем графике.

Список 3. Что вы можете сделать, чтобы отдохнуть, восстановить силы и переосмыслить действия?

Начните это упражнение с перечисления минимум двенадцати вещей, которые помогли бы вам включить в свою жизнь такие занятия, как отдых, восстановление сил и осмысление своих действий. Что расслабляющее, забавное или волнующее вы сделали за прошедшие три-шесть недель?

Помните: эта глава посвящена поддержанию оптимального темпа. Если вы намерены и впредь работать с такой же интенсивностью, необходимо взять паузу, подумать и пересмотреть свой подход к организации рабочего процесса – и это следует делать регулярно. Если вы хотите работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше, вам понадобятся вдохновение, мотивация и энергия, чтобы поддерживать такой темп на протяжении длительного времени!

Возьмите ручку, блокнот и начните составлять список.

_______________________

Идеи по поводу отдыха и снятия напряжения

• Сходить на прогулку.

• Позвонить другу.

• Покататься на велосипеде.

• Выйти на пробежку.

• Поиграть в видеоигру.

• Поиграть в гольф (или любой другой вид спорта по вашему выбору).

• Сходить в поход.

• Заняться рукоделием (вязание спицами, крючком, шитье и пр.).

• Приготовить изысканное блюдо.

• Принять ванну.

• Пойти на продуктовый рынок.

• Сделать массаж или маникюр.

• Провести время с семьей.

Я искренне надеюсь, что вы уделите этому упражнению достаточно внимания. Я сталкивался с двумя самыми распространенными реакциями на это занятие:

«Ух ты, в этом списке есть то, чего я не делал уже достаточно давно, и я просто не понимаю, как могу этим заниматься. Я знаю, что это принесло бы мне пользу, но…»

«Хорошо, я хочу, чтобы в моей жизни было больше занятий, перечисленных в этом списке. Это заставило меня осознать важность улучшения лучшего. Мне пора проанализировать все свои привычки и рутинные действия, а также использовать все те инструменты и системы, которые есть в моем распоряжении, чтобы уделять этим занятиям больше времени, энергии и внимания».

А какова ваша реакция?

Этот последний список призван повысить вашу осведомленность и заставить вас еще раз подумать над тем, что значит для вас работать эффективнее. Он поможет осознать причины желания что-то изменить в себе. Освоить новую технологию или научиться результативнее проводить встречи – этого уже недостаточно. Если вы хотите иметь возможность делать что-либо из третьего списка, вам придется лучше управлять своим временем.

Помните: ваша готовность измениться не говорит о том, что с вами или с вашими методами работы что-то не так. На самом деле многие ваши привычки в деле организации рабочего процесса, по всей видимости, уже помогли вам достичь того, что вы имеете. Однако, для того чтобы продолжить путь к поставленным целям, вам придется сделать нечто другое – изменить темп.

Теперь, когда вы решительно настроены сделать лучшее еще лучше, вы вполне готовы двигаться дальше, поэтому давайте перейдем к главе 3, посвященной улучшению методов управления временем.

Глава 3 Улучшение и время Как извлечь максимальную пользу из 1 % своего дня!

Когда у вас возникает потребность в управлении временем?

Давайте представим на минутку, что вы начинаете работать сразу после утреннего пробуждения, что бы вас ни разбудило – звонок будильника или первые лучи солнца, наполнившие комнату. Большинство людей говорят мне, что начинают думать о предстоящих делах сразу же после того, как проснулись; многие клиенты признаются, что проверяют электронную почту в телефоне еще лежа в постели и мысленно планируют предстоящий день, выполняя привычный утренний ритуал, еще до выхода из дома.

В главе 1 вы уже прочитали о том, что время – ограниченный ресурс. Если вы помните, у вас остается всего 1440 минут с настоящего момента до того же момента времени завтра. Этот период состоит из 96 сеансов по 15 минут – и за это время вы должны успеть сделать все, что, как вы считаете, вам необходимо сделать. Я фокусируюсь именно на таких отрезках времени по трем причинам:

1. Я могу представить себе, что такое 15 минут. Для меня это почти равносильно трехкилометровой пробежке или езде на велосипеде на дистанцию 6 км; примерно столько же времени у меня уходит на то, чтобы забронировать билет на самолет для своих многочисленных поездок по разным городам. Кроме того, примерно на столько же минут позже назначенного срока обычно начинается большинство встреч.

2. Пятнадцати минут вполне достаточно, чтобы сделать что-то значимое. Если на протяжении 15 минут я фокусирую внимание на какой-либо теме, я могу довольно глубоко погрузиться в нее. Воспользовавшись кое-какими идеями, представленными в главе 9, за 15 минут можно сосредоточиться на проекте или событии и запланировать действия, которые помогут продвинуть его выполнение.

3. Пятнадцать минут – это не слишком длинный промежуток времени для выполнения работы. Вместо того чтобы сказать: «Я буду заниматься этим проектом 2 часа», лучше подумайте о том, что вы сможете сделать это посредством 7–8 сеансов по 15 минут каждый. Так или иначе, вы тоже проработаете 2 часа, но, выполняя отдельные задачи на протяжении таких временных отрезков, сможете постепенно двигаться дальше, придерживаясь заранее установленного графика, который поможет вам закончить работу вовремя.

Будь то рабочий день, когда вам предстоит выполнить какие-то задачи в офисе, или выходной, когда вы планируете заняться чем-то исключительно интересным, – в любом случае количество времени, имеющееся в вашем распоряжении, ограничено. Для того чтобы вы могли в полной мере осознать ценность каждой минуты, предлагаю выполнить упражнение, которое поможет вам составить бюджет времени. В верхней части чистого листа напишите заголовок «Мое время каждый день». Затем из 96 временных отрезков по 15 минут каждый вычитайте те отрезки времени, которые ежедневно на что-то у вас уходят, например:

Сон (7 часов = 28 отрезков) – осталось 68 отрезков.

Еда (1 час = 4 отрезка) – осталось 64 отрезка.

Закончите упражнение в контексте своей жизни, перечислив другие пункты, такие как:

Поездка на работу и с работы =

Работа (встречи, пребывание в офисе, отвлекающие факторы) =

Физические упражнения =

Время отдыха с семьей (друзьями) =

Медиа (телевидение, радио, чтение, видеоигры, интернет) =

______________________________

Если вы похожи на большинство людей, с которыми я сотрудничаю, то будете очень удивлены, когда впервые выполните это упражнение. Многие считают, что берут на себя слишком много работы и пытаются потратить больше времени, чем у них есть. Например, выполнив это упражнение впервые, я понял: чтобы сделать все запланированное, мне понадобилось бы больше сотни отрезков времени продолжительностью 15 минут.

Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!