Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее
Шрифт:
Какова ценность 1 % суток?
Недавно я летал в Нью-Йорк на встречу с управляющим партнером крупной финансовой компании Анной (это не настоящее ее имя), которая проявила интерес к программе коучинга «Как сделать лучшее еще лучше». Для того чтобы понять, сможем ли мы сотрудничать на протяжении предстоящих десяти месяцев, мне оплатили перелет в Нью-Йорк на встречу с Анной. Поездка преследовала две цели: обсудить вопрос тайм-менеджмента и найти решение некоторых серьезных проблем.
В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка,
За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)
Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».
Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.
Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».
Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.
Когда я посмотрел на часы, на них было 10:03. Я подождал еще немного. В 10:05 вернулся ассистент Ани, извинился и сказал, что ей необходимо еще 15 минут, прежде чем мы сможем начать встречу. «Вы не против подождать здесь еще немного?» – спросил он. Я ответил: «Нет, не против», – и решил провести за это время один эксперимент. Я знал, что могу многое сделать за 1 % суток, поэтому выставил
таймер мобильного телефона и сосредоточенно поработал следующие 15 минут – и получил удивительный результат.Вот что я успел сделать:
1. Подписал от руки открытку с благодарностью, конверт для которой приготовил несколько минут назад.
2. Просмотрел свой график на следующие три недели.
3. Позвонил в отель, чтобы забронировать номер для предстоящей поездки.
4. Позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину.
5. Прослушал сообщения голосовой почты.
6. Отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и в свой офис.
7. Сделал в ежедневнике набросок ментальной карты для статьи, которую писал тогда для Training Magazine, хотя до ее публикации оставалось еще несколько недель.
Когда около 10:20 Анна наконец пришла на встречу, у меня на лице сияла широкая улыбка. Я сделал кое-что важное; более того, это означало, что вечером у меня будет чуть больше времени для романа, который я начал читать в самолете.
«У меня к вам один вопрос, – сказал я Анне после того, как мы сели за стол в конференц-зале. – Как часто люди, с которыми вы работаете, опаздывают на встречи на 15 минут?»
Обратите внимание: мы с Анной общались на предыдущей неделе лишь по электронной почте; это была наша первая встреча воочию. Я знал, что рискую, сразу же поднимая этот вопрос, но мне нужно было перейти к той теме, которую она намеревалась со мной обсудить, – теме управления временем. Я не хотел тратить зря ее время.
«Да постоянно! – воскликнула она. – Такое ощущение, что целыми днями я только и делаю, что перехожу от одной встречи к другой, причем каждая начинается и заканчивается намного позже, чем предыдущая. Я ежедневно распечатываю свой график, и он выглядит так, будто кто-то играет в “Тетрис”»!
Затем Анна задала типичный вопрос, который ставят мне практически все клиенты: «Так вы действительно поможете мне высвободить время?»
Я медленно кивнул, давая понять, что разобрался в ситуации, а затем сделал достаточно длинную паузу, прежде чем заговорить. Я знал, что собираюсь обсудить с Анной то же, о чем идет речь в первых двух главах книги: как управлять собой, своими мыслями, действиями и обязанностями. Кроме того, я планировал со временем объяснить ей важность поддержания оптимального темпа и опасность попыток взваливать на себя слишком много дел, выполнять их слишком быстро и хвататься за все понемногу.
Я хотел, чтобы Анна поняла: я знаю, что она имеет в виду, и отношусь к этому очень серьезно. И лишь затем заговорил об управлении временем, объяснив ей, почему многим людям это дается с таким трудом. Я показал Анне список того, что сделал за те 15 минут свободного времени, которые она невольно мне подарила, опоздав на встречу.
Управлять временем – значит делать нечто большее, чем следить за стрелками часов. Когда мы управляем временем, мы управляем сферами внимания и ответственности, отражаем попытки окружающих помешать нам, прислушиваемся к внутреннему диалогу и генерируем самые разные идеи. Между тем нас сдерживают определенные факторы, негативно сказывающиеся на нашей продуктивности.
Поначалу эта мысль очень озадачила Анну (хотя впоследствии она говорила, что мои слова произвели на нее большое впечатление). Когда-то давно я понял, что окружающие постоянно дарят мне дополнительное время. Встречи начинаются с опозданием, рейсы самолетов отменяются или откладываются. Такое бывает. В зависимости от того, какая выпадет неделя, я могу рассчитывать на 10–20 дополнительных отрезков по 15 минут. Поэтому я заранее готовлюсь на случай, если это действительно произойдет.
Много лет назад я придумал фразу: «Если вы станете ждать, пока у вас появится время понять, что вы будете делать, когда у вас появится время, вы всегда будете позади». Разве это не соответствует истине?