Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее
Шрифт:
Я рассказал собеседнице о своем подходе к управлению временем, который можно кратко описать так:
Я планирую свое время так, чтобы приходить на встречи за три минуты до назначенного часа, ни в коем случае не раньше. Привычка приходить на встречи намного раньше может быть столь же деструктивной, как и манера опаздывать. Кроме того, я придаю большое значение принципу ABR, что означает Always Be Ready – «Всегда будь готов».
Сформулировав эту мысль, я продолжил описывать Анне свой подход:
Сегодня утром я был в этом конференц-зале в 10:00. У меня есть система, которая позволяет мне наиболее эффективно использовать время ожидания. К тому моменту,
Теперь Анна смотрела на меня широко открытыми глазами, а на ее лице начала появляться улыбка. «И вы успели все это за каких-то 15 минут?» – спросила она.
«Да, – заверил я ее. – Подумайте об этом так: ведь это всего 1 % моего дня! Что еще я мог бы сделать сегодня? Видите ли, каждый день мы имеем в распоряжении ровно 1440 минут, чтобы выполнить поставленные задачи, и я считаю необходимым всегда быть готовым на случай, если кто-то даст мне дополнительный 1 % суток».
Следующий шаг в рамках подготовки к достижению успеха заключается в следующем: позаботиться о наличии всех требуемых для этого инструментов. Пока я ждал Анну, я успел: во-первых, подписать открытки с благодарностями; во-вторых, забронировать номер в отеле; в-третьих, отправить электронные письма и, в-четвертых, начать работу над статьей. Мне удалось сделать все это по одной причине: я уже был готов к такому повороту событий. Вспомните принцип, о котором я только что упоминал, – «Всегда будь готов». Я обучаю ему всех своих клиентов. Уверяю вас: в следующем месяце кто-нибудь непременно опоздает на встречу с вами, отменит ее или заставит вас ждать по какой-то другой причине. Когда это произойдет (что неизбежно), загляните в свой список дел и выберите что-нибудь (что угодно), над чем можно было бы поработать в это время.
Хочу вас предостеречь: когда открывается такое временн'oе окно, большинство людей, как правило, заполняют его просмотром электронной почты по телефону. Это может показаться продуктивным на тот момент, однако в долгосрочной перспективе не оказывает положительного воздействия на выполнение MIT. Разумеется, вы можете проверить почту, но подготовьтесь и к другим задачам, которые могли бы решить за «подаренное» время. В рамках такой подготовки целесообразно составить список из 20–30 мелких дел, на выполнение которых понадобится менее чем 15 минут. Затем запаситесь вспомогательными средствами и информацией, а также позаботьтесь о том, чтобы все это было у вас с собой, когда вы отправляетесь на встречу, уходите из офиса по делам или предполагаете, что у вас может появиться свободное время при каких-либо других обстоятельствах.
Иногда клиенты спрашивают, почему мы составляем списки текущих дел, рассчитанных на отрезки времени в 15, 30 и 45 минут. Вот ответ на этот вопрос: я пришел к выводу, что у меня крайне редко появляются достаточно длинные отрезки незапланированного, свободного времени. Именно поэтому я должен быть готов использовать более мелкие его фрагменты. Если на выполнение какой-то задачи понадобится не менее двух часов, то целесообразно предусмотреть это в рабочем графике. (Разумеется, попытайтесь выяснить, нет ли способа разбить ее на части.)
Почему вы придерживаетесь именно такого способа управления временем?
Почему я смог решить семь задач разного уровня приоритетности за то время, пока ждал Анну? Благодаря тому, что я называю «профиль управления временем». Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему распределяете время именно так, а не иначе? Для того чтобы научиться лучше распоряжаться им, я рекомендую начать с составления профиля управления временем. Вы тот, кто вы есть; вы делаете то, что считаете нужным, и мыслите так, как вам свойственно, опираясь при этом
на весь свой жизненный и профессиональный опыт.Для того чтобы помочь вам создать такой профиль, сначала я познакомлю вас со своим.
Мой личный профиль управления временем
На месте проведения конференции, о которой я упоминал выше, был выставочный зал с десятками корпоративных стендов. Люди, стоявшие за столиками у каждого такого стенда, пытались привлечь мое внимание, чтобы предложить мне что-то в обмен на мою визитку, а точнее говоря, чтобы получить адрес моей электронной почты. Я проходил мимо них, стараясь не встречаться ни с кем взглядом, пока не увидел то, что меня заинтересовало. В итоге я не только выслушал короткую презентацию продавца, но и охотно дал ему свой электронный адрес. Взамен же я получил нечто гораздо большее, чем приз: на меня снизошло озарение.
Сейчас я объясню вам, что имею в виду. Представьте себе стенд, у которого установлены два фотоаппарата: один на штативе, чтобы фотографировать людей, а другой на столе – чтобы снимать предметы, разложенные на нем. Я постоял в очереди, сфотографировался, а затем стал в другую очередь – к столу, где было разложено несколько круглых листов бумаги размером с тарелку. Меня попросили положить на каждый лист по одной вещи из тех, которые были у меня с собой. Предполагалось, что они расскажут о том, «кто я такой». Так посетители стенда получали возможность увидеть себя сквозь призму ответа на вопрос: «Что из того, что вы носите с собой, характеризует вас лучше всего?»
Когда я положил на стол последний, шестой предмет, я осознал, что во всех этих действиях есть нечто большее, чем то, что привлекло мое внимание изначально. Посмотрев на стол, я понял, что все эти вещи не просто характеризуют меня. Их совокупность составила то, что я называю теперь «профиль управления временем». Каждый предмет олицетворял какую-то часть того, что я собой представляю, что очень важно для меня, почему я хочу сделать лучшее еще лучше и почему стремлюсь максимально эффективно проводить каждый день.
Ниже приведен список вещей, которые были со мной в тот весенний день. Я настоятельно рекомендую вам составить свой профиль управления временем после того, как вы прочитаете описание этих предметов.
Предмет 1: чем и на чем писать. Я записываю что-то каждый день. Да, каждый. Я фиксирую свои мысли на бумаге, маркерных досках, плакатах и даже на визитных карточках. Я пришел к выводу, что, если у меня есть на чем писать, я больше склонен генерировать новые идеи, где бы ни находился. На протяжении последних нескольких лет я использую блокнот среднего размера в твердой обложке, который ношу с собой практически повсюду. (Когда я писал эту главу, он лежал раскрытым по правую сторону от моего компьютера. Когда я вспоминал о чем-то, что хотел или что мне нужно было сделать немного позже, я просто прерывался, записывал это в блокнот и снова возвращался к клавиатуре. За три часа я внес в блокнот пять пунктов.)
В конце каждого дня я записываю целую страницу своих мыслей в ежедневник, который лежит на моей ночной тумбочке. Последняя строка страницы выделена для «слова дня» – одного емкого слова, описывающего, о чем я думал, что увидел и узнал за день. У подобной практики есть один интересный аспект: за несколько недель или месяцев из этих слов формируется определенная тема. Такое слово – своего рода моментальный снимок того, чем я занимаюсь и что для меня действительно важно.
Для того чтобы быть готовым к этому, я сделал специальную карточку для записей, которая помещается в мой бумажник; на ней я могу записать что-либо в любое время, где бы я ни был. На лицевой стороне карточки написано: I.D.E.A., что, как я уже объяснял в главе 1, означает следующее: