PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

В-пятых, рассмотреть текущие и будущие задачи отдела закупок. После осуществления преобразований функционал отдела закупок также должен трансформироваться. Закупщики должны быть максимально сфокусированы на задачах, представляющих наибольшую пользу и ценность для всей компании, а задачи с низкой ценностью должны быть делегированы, автоматизированы или переданы на аутсорсинг.

В-шестых, по моим наблюдениям во время работы в закупках, одна из причин, по которой компании инициируют закупочную трансформацию, – внедрение прозрачной системы показателей эффективности.

В-седьмых, подготовить список ожидаемых результатов, которые вы рассчитываете получить по итогам трансформации. Преобразование системы снабжения – дорогостоящая и ресурсоемкая процедура. Вы должны быть уверены в улучшении результатов деятельности отделов закупок после преобразований.

Мы рассмотрели области, на которые необходимо обратить внимание при принятии решения о внедрении трансформации закупок.

Теперь перейдем к этапам, которые необходимо пройти компании в ходе трансформации закупочной деятельности. Это пошаговое руководство – оно универсально и подойдет для любой компании независимо от размера или отрасли. При правильном подходе вы сможете преобразовать закупочный блок в функцию высоких стандартов.

Шаг 1. Определитесь с масштабами трансформации системы закупок

Вы должны определить степень планируемой трансформации. Будут ли это точечные нововведения или же глубокие изменения всей системы? Насколько сильно изменится ваша организационная структура? Какие технологии вы собираетесь использовать? Убедитесь, что масштабы трансформации закупок соответствуют ожиданиям высшего руководства и нет предпосылок, что проект преобразования завершится, едва начавшись. Поддержка топ-менеджмента – залог успеха ваших начинаний.

Шаг 2. Проанализируйте навыки, компетенции и уровень квалификации ваших сотрудников

Начните с оценки опыта, протестируйте общую эрудицию и наличие знаний из области юриспруденции, логистики и ВЭД, проверьте уровень владения иностранным языком, уточните наличие высшего образования, ученой степени и профессиональных сертификатов повышения квалификации. Задокументируйте основные результаты каждого сотрудника. Как правило, аттестация отвечает на следующие вопросы.

 Соответствует ли подготовка и потенциал сотрудника отдела закупок занимаемой должности?

 Есть ли причины оставить сотрудника на текущем рабочем месте?

 Имеют ли смысл обучение и повышение квалификации конкретного сотрудника?

Шаг 3. После завершения аттестации проведите анализ проблемных зон и разработайте дорожную карту – план трансформации

Расставьте приоритеты первых шагов по трансформации в вашем плане в зависимости от прилагаемых усилий и планируемого воздействия на бизнес-процессы. Начните с малых задач, чтобы с пониманием постепенно войти в полномасштабный процесс преобразований. Например, закрепите товарные категории за каждым сотрудником, распишите их обязанности, убедитесь, что все согласны со своей зоной ответственности.

Шаг 4. Развивайте отношения с ключевыми сотрудниками и руководством компании

Представьте план действий по трансформации руководству, обсудите все предполагаемые преимущества изменений в организационной структуре или политике компании, сообщите о потенциальных препятствиях и безотлагательно решите возникающие проблемы, чтобы позже не столкнуться с возможными отказами и пересмотром решений. Проанализируйте свой план преобразования системы закупок с ключевыми руководителями, чтобы заручиться поддержкой и обеспечить согласованность действий в рамках компании.

Шаг 5. Установите уровень первоначальных ожиданий в отделе закупок для внутренних клиентов

На начальном этапе преобразований следует избегать чрезмерных обещаний, так как вы можете потерять доверие и поддержку, которые необходимы для успеха трансформационного процесса. Руководство компании должно быть проинформировано, что в начале преобразований возможно небольшое естественное снижение результативности закупочного блока, прежде чем показатели его эффективности начнут демонстрировать значительный рост. Согласуйте сроки преобразований, которыми будете руководствоваться в процессе работы. Это придаст уверенности вам и вашим коллегам.

Шаг 6. Определите ключевые показатели производительности

Ключевые показатели необходимы для оценки эффективности результатов трансформации и их сравнения с первоначально поставленными целями. В качестве примера рассмотрим показатель условий оплаты. Допустим, на данный момент показатель по условиям оплаты в вашей компании составляет 90/10, то есть 90 % поставщиков работают на условиях предоплаты и 10 % – на условиях отсрочки платежа за поставленный товар. Целевым результатом по итогам трансформации должно стать изменение соотношения этого показателя на 10/90, то есть процесс трансформации должен в итоге привести к тому, что 10 % поставщиков будут работать на условиях предоплаты, а 90 % – на условиях отсрочки платежа. То есть предпринимаемые отделом закупок меры в рамках трансформационных процессов и стратегии развития компании должны постепенно привести данное процентное соотношение в соответствие с новым индикатором. Безусловно, общее количество поставщиков, с которыми сотрудничает компания по мере своего развития, будет меняться, но соотношение по данному показателю эффективности должно оставаться на заданном уровне.

Шаг 7. Определите степень закупочной централизации в рамках начатых преобразований

Не забывайте, что полностью централизованные закупочные подразделения – не всегда правильное решение. Учитывайте географические особенности и потребности бизнес-подразделений, а также сложность закупаемых товаров и услуг, прежде чем принимать окончательное решение об организационной структуре.

Шаг 8. Разработайте стандартные, оптимальные и доступные для понимания политики, процедуры и регламенты

Подробная и понятная для всех документация необходима для выживания вашего процесса трансформации. Без официально утвержденных документов все ваши усилия могут быть сведены к нулю, поскольку старые организационные привычки и устоявшиеся традиции могут вернуться. Привлекайте ключевых авторитетных сотрудников к совершенствованию процессов, чтобы избежать конфронтации и отказа от преобразования. Формализуйте процесс трансформации. В политиках должно быть четко указано, кто в компании уполномочен одобрять распределение средств и какие процедуры должны быть для этого выполнены. Ограничьте количество авторизованных лиц и установите четкие лимиты расходов, чтобы уменьшить количество нестандартных покупок.

Шаг 9. Постоянно пересматривайте, уточняйте и фиксируйте цели и результаты

Совместно с ключевыми заинтересованными сторонами проводите регулярную сверку изначально планируемых результатов с текущими результатами процесса трансформации – в первый год каждые два месяца и далее не реже двух раз в год, чтобы обеспечить постоянный мониторинг достигнутых результатов.

Таким образом, мы можем убедиться, что реализация многоуровневой модели трансформации системы снабжения – серьезный вызов для компании. Это обусловлено тем, что глубокие преобразования в закупочной деятельности требуют детального планирования сроков внедрения новых систем и технологий, существенных изменений в процедурах и процессах, а также разработки новой организационной структуры и надежного управления. Без должной координации и проектирования перечисленных выше действий трансформация обречена на провал. Важно понимать, что поступательный и наиболее эффективный путь трансформации начинается с комплексной оценки текущего состояния закупочной деятельности, поскольку это обеспечит не только эффективную трансформацию закупок, но и высокий уровень удовлетворенности внутренних и внешних клиентов компании.