PROзакупки. Полный курс для предпринимателей
Шрифт:
Разграничение полномочий и их четкая регламентация – фундамент для практической реализации закупочной политики. Это механизм, который приводит в движение весь закупочный процесс в организации.
Прежде всего вам нужно определиться со следующими элементами.
Кто будет подписывать юридические документы в сфере закупок и, следовательно, возьмет на себя обязательства от имени компании?
Будут ли ключевые сотрудники других бизнес-подразделений участвовать в подписании документов?
Моя рекомендация – централизация права подписи в отделе закупок, чтобы, согласно корпоративной иерархии, замкнуть
во-первых, соблюдение и унификация общих стандартов внутри организации. К ним относится применение определенной юридической терминологии, коммерческих условий, принятых в компании;
во-вторых, централизация подписания договоров в сфере закупок гарантирует предприятию хранение важных документов в одном месте и эффективную коммуникацию с юридическим отделом в случае пролонгации, мониторинга и пересмотра контрактных обязательств с поставщиками.
Закрепив в политике принцип централизации и составив список уполномоченных лиц, компании следует установить уровень полномочий в рублях при подписании контрактов.
Согласно штатному расписанию в организации, вы можете зафиксировать следующие уровни полномочий в рублях.
Условный пример
1. Руководитель отдела закупок – право подписи до 1 млн руб.
2. Операционный директор / исполнительный директор – право подписи до 5 млн руб.
3. Финансовый директор – право подписи до 10 млн руб.
4. Генеральный директор – право подписи до 50 млн руб.
5. Совет директоров – свыше 50 млн руб.
Четко установленное разграничение полномочий, лиц и сумм регламентирует процесс подписания документов и устраняет бюрократическую неразбериху в закупочной деятельности.
В этом разделе определяется четкая последовательность действий сотрудников отдела закупок. Это может включать:
процедуру получения заявки на закупку с прилагаемой формой-образцом запроса;
процедуру утверждения и согласования заявки на закупку;
список уполномоченных лиц, имеющих право согласовывать заявки на закупку (в зависимости от автоматизации процессов и размера компании это могут быть руководители различных бизнес-подразделений);
сроки согласования заявки на закупку.
Организация тендеров (конкурентных торгов) – официально утвержденная процедура получения коммерческих предложений от поставщиков и подрядчиков с последующим выбором наилучшего предложения, соответствующая требованиям и условиям компании-организатора.
Для начала необходимо установить порог, при котором начинается процедура торгов. Например, сумма заявки на закупку в размере 20 000 руб. не предполагает проведения процедуры конкурентных торгов. В политике может быть четко закреплено, что организация торгов осуществляется при заявке на закупку от 100 000 руб. Разумеется, это условная сумма, и компания сама определяет свои лимиты. Более того, в закупочной политике конкретно устанавливается уполномоченный орган, имеющий право проводить тендерные процедуры. Как правило, это сотрудники службы закупок, но в случае необходимости можно оговорить в закупочном регламенте вовлечение узкоспециализированных профессионалов для комплексных проектов.
Определив правила проведения конкурентных торгов, рекомендую подробно описать механизм от запроса коммерческого предложения до оценки поставщика и его официального
утверждения.Информируйте потенциальных поставщиков о том, на какие требования необходимо обратить внимание при подготовке коммерческих предложений в рамках организации конкурентных торгов. В ведущих компаниях речь может идти об интеграции цифровых платформ между организатором тендера и поставщиками.
Для оптимизации процедуры конкурентных торгов некоторые организации вводят в закупочную политику понятие «предпочтительный поставщик» – это проверенный временем и получивший официальную аттестацию и авторизацию надежный поставщик внутри организации. Формат работы с предпочтительным поставщиком предполагает наличие нескольких поставщиков, но организация в этом случае принимает решение приобрести товары или услуги у конкретного партнера, качество и параметры которого полностью удовлетворяют бизнес-потребности. Это стратегические отношения на уровне глубокой коллаборации, при которой отпадает необходимость организовывать регулярные конкурентные торги.
Еще один способ, который следует зафиксировать в закупочной политике, – приобретение товаров и услуг у единственного поставщика.
Единственный поставщик – это сценарий, при котором для приобретения товаров и услуг доступен только один источник или поставщик. Часто это происходит в сфере закупки IT-услуг, компании которых разрабатывают уникальные программные продукты для конкретной организации.
В этом разделе рекомендую подробно описать отношение организации к нарушению этических норм и способы разрешения потенциальных конфликтов интересов.
Допустим, специалист по закупкам знает, что компания довольно часто занимается закупкой компьютерной техники и IT-фурнитуры. Его близкий родственник открывает интернет-магазин по продаже компьютерной техники и становится поставщиком компании. Это прямой конфликт интересов. Закрепите в закупочном регламенте принципы, направленные на устранение конфликта интересов.
Не занимайтесь бизнесом там, где есть конфликт интересов.
В случае наличия конфликта интересов необходимо обнародовать этот факт, а лицам, связанным с конфликтом интересов, запрещается участвовать в закупочном процессе.
Этические нормы в закупках становятся важной частью эффективной стратегии снабжения, поэтому необходимо донести соответствующую позицию компании и до ваших поставщиков. Это включает не только деловые отношения, но и вопросы, связанные с подарками и развлечениями. Нулевая толерантность к коррупции и взяткам – безусловное требование ко всем участникам закупочного процесса.
В закупочной политике раздел, посвященный работе с поставщиками, должен четко устанавливать алгоритм сотрудничества с партнерами в сфере закупок. Он способен существенно расширить стратегические возможности всей компании.
Например, российская компания продвигает курс на локализацию производства и принимает решение работать с местными поставщиками для снижения внешнеэкономических и внешнеполитических рисков, провозглашая это своей целью на следующие пять лет. Что это значит? В качестве предпочтительного поставщика в закупочной политике выступает национальный производитель или провайдер. Безусловно, это один из примеров, но он наглядно показывает, что в ваших руках находится эффективный и надежный инструмент, позволяющий достигать бизнес-целей и укреплять репутацию всей организации. Есть компании, закупочная политика которых совершенно четко устанавливает сотрудничество с определенными категориями поставщиков. Речь может идти о предприятиях среднего и малого бизнеса или предприятиях, персонал которых на 50 % состоит из людей с ограниченными возможностями.