PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Шаг 5. Используйте бенчмаркинг при оценке качества показателей эффективности

Неотъемлемой частью стратегии закупок является определение критериев оценки в компании. В связи с этим рекомендую использовать бенчмаркинг – процесс изучения и адаптации наилучших методов и практик других предприятий. Иными словами, если вы включили в общие показатели эффективности увеличение отсрочки платежа за поставленные товары до 30 календарных дней для определенной товарной группы, то при внедрении бенчмаркинга вы должны ориентироваться на лучшие практики по условиям платежа аналогичных компаний.

Если вы работаете в компании, миссией которой является сокращение негативного воздействия на окружающую среду, – здесь критерии оценки закупочной стратегии будут устанавливаться с учетом передовых «зеленых» практик. Определяющим фактором станет наличие концепции бережливого производства, нацеленной на существенное снижение выбросов углекислого газа в атмосферу.

Шаг 6. Утвердите официальную закупочную политику в организации

Закупочная политика – официальный документ, в котором подробно прописаны общие положения, цели и задачи, принципы и обязательства в области закупочной деятельности. В идеале закупочная политика должна отражать корпоративную культуру и ценности компании.

Допустим, ваша компания не приемлет сотрудничество с поставщиками, в деятельности которых было обнаружено использование рабского труда. Тогда регламент о закупках составляется таким образом, чтобы методы и стандарты работы отражали основные корпоративные требования организации. Более того, он должен быть адаптирован в соответствии с общими целями вашего предприятия. В идеале политика закупок должна содержать руководство по добросовестной практике для всех участников процесса, а также служить средством защиты от возможных нарушений. Положения закупочной политики подлежат пересмотру в случае изменений закупочной стратегии организации.

Шаг 7. Определитесь с использованием цифровых технологий

Возможно, что еще до внедрения закупочной стратегии та или иная компания использовала определенную ERP-систему [6] , в том числе и для закупочной деятельности. В рамках внедрения стратегии закупок необходимо определиться, будет ли компания совершенствовать существующую ERP-систему или примет решение приобрести новые цифровые технологии. Оба способа приводят к повышению производительности труда и сводят к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором. Современные цифровые технологии отслеживают закупки от заявки до оплаты. Внедрение цифровой закупочной платформы следует считать приоритетом, поскольку позволяет компаниям посвящать больше времени поставщикам и стратегическим закупкам, а не административным задачам и рутинным операциям. Стратегия цифровых закупок помогает компаниям задействовать ресурсы, необходимые для повышения конкурентоспособности.

6

ERP (англ. Enterprise Resource Planning) – планирование ресурсов предприятия.

Шаг 8. Обозначьте сроки, мониторьте промежуточные и основные результаты

Любой план действий будет признан успешным при достижении результатов и соблюдении сроков его реализации. Допустим, вы разработали основные положения, утвердили показатели эффективности, обсудили с ключевыми сотрудниками базовые элементы, цели и задачи, стоящие перед командой закупщиков, определились с инструментами автоматизации и цифровизации. Проделали огромную и чрезвычайно важную работу. Но осталось сделать еще одно – обозначить сроки окончания внедрения закупочной стратегии. Процесс не может быть бесконечным. Он может занять от шести месяцев до трех лет. Почему так долго? Все зависит от размера компании, индустрии, финансовых возможностей, квалификации сотрудников, степени сопротивления изменениям и уровня корпоративной культуры. Кроме того, необходимо разработать политики и процедуры, наладить тесное взаимодействие с поставщиками и внедрить или усовершенствовать ERP-систему, учитывая при этом бюрократические проволочки. Важно помнить, что на каждом этапе оцениваются промежуточные результаты, свидетельствующие о степени прогресса закупочной стратегии. В конечном счете мониторинг основных результатов дает основание понять, насколько раскрыт потенциал закупок и достигнуты цели для устойчивого развития организации.

Несомненно, уровень зрелости компании предопределяет выбор закупочной стратегии и количество сделанных шагов на пути к ее внедрению.

Отдел закупок давно доказал свою состоятельность и действительно является конкурентным преимуществом. Прошло то время, когда компании полагались исключительно на отделы продаж и производства в рамках развития своего бизнеса. Закупочный блок в наше время способен внести существенный вклад в повышение рентабельности компании, внедрив стратегию закупок. Нацеленность на поиск инновационных решений и творческий подход способствуют разработке высокотехнологичных товаров и влияют на устойчивое развитие компании.

Стратегия закупок должна быть интегрирована в стратегию компании. Многие эксперты сходятся во мнении: лучший способ привести стратегию закупок в соответствие со стратегией компании и, таким образом, способствовать достижению корпоративных целей – полноправное членство руководителя по закупкам в структуре топ-менеджмента.

08 Оптимизация закупочной деятельности

Оптимизация в закупочной деятельности – ваша страховка от потенциальных финансовых потерь.

В наше время уже никого не удивишь словом «оптимизация». Большинство компаний тратят огромные средства на модернизацию производственных процессов, чтобы оптимизировать деятельность компании. Закупочный блок не остался в стороне и активно вовлечен в этот процесс. Эффективность закупок напрямую влияет на прибыльность компании.

Закупочный блок – больше чем просто важный элемент управления цепочкой поставок. Он играет важную стратегическую роль. В связи с этим оптимизация закупок имеет приоритетное значение для коммерческих организаций.

Как добиться оптимизации? Какие преимущества получает компания при оптимизации закупок? Как оценить результативность компании?

Для начала предлагаю определить роль отдела закупок, чтобы понять преимущества, которые предлагает оптимизация. Как вы знаете, усилия отдела закупок направлены на снижение расходов на товары и услуги, повышение их качества, непрерывный поиск надежных и квалифицированных поставщиков. Более того, отдел закупок отвечает за приобретение материалов, необходимых для производства. Он активно участвует в процессе улучшения управления запасами, что делает его ключевым игроком в увеличении прибыльности организации. Отдел снабжения выполняет широкий спектр задач – от поиска поставщиков и заключения контрактов до управления рисками и расходами. Каждый этап закупок имеет свою стоимость и ожидаемый риск. Любой сбой в закупочном процессе может иметь серьезные последствия для стабильности компании. Например, задержка поставки одной детали может привести к приостановке всего производственного цикла. Дефект в основном компоненте может повлиять на качество готового продукта, что может оказать негативное воздействие на имидж коммерческой организации со всеми вытекающими отсюда последствиями, включая сокращение выручки, утрату доверия и отток клиентов. Таким образом, оптимизация закупок становится ключевой частью стратегии компании. Она способна предотвратить возникновение проблем и рисков, которые часто имеют место и о которых следует рассказать.

Во-первых, отсутствие обратной связи внутри одного или между несколькими отделами, что приводит к недосмотру или дублированию работы.

Во-вторых, плохое отслеживание заказов, что приводит к необоснованным задержкам доставки.

В-третьих, отсутствие должного контроля за документооборотом. Ненадлежащее хранение документов (счетов-фактур, спецификаций, договоров и соглашений) приводит к потере сотрудниками большого количества времени.

В-четвертых, плохо сформулированные критерии выбора поставщиков, в результате чего продукты или услуги не соответствуют требованиям компании.

В-пятых, многочисленные заказы, размещенные без какого-либо контроля, что приводит к увеличению затрат на покупку.

Вы убедились, что неоптимизированные закупки имеют серьезные последствия с точки зрения затрат, эффективности и производства.

Какой можно сделать вывод? Прежде всего, в интересах компании инвестировать в оптимизацию закупочной деятельности, поскольку в этом случае предприятие получает ряд конкретных преимуществ.