Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов
Шрифт:
Распространены попытки реализации организациями значительных проектов BPM без должного учета всех четырех компонентов и элементов основания. Как и в случае с треногой, непрочная или отсутствующая опора приведет к провалу проекта.
В целом, все компоненты и элементы основания, на которых зиждется проект, реализуются разными людьми (или группами людей). Эти группы не всегда полноценно общаются друг с другом и не координируют свою работу. Фактически, высказывается мнение, что подразделение ИТ, бизнеса и клиенты просто говорят на разных языках. Управление проектами в организациях часто также находится на низком уровне.
Результативное выполнение всех четырех компонентов и элементов основания требует различных подходов, навыков и умений.
Симптомы
• в организации не знают, с чего начать;
• нет предполагавшегося или запланированного продвижения;
• приобретен технологический инструмент в надежде, что это решит все вопросы;
• перестроенные процессы не реализуются;
• реализуются неудовлетворительные выгоды;
• неверна причина, по которой совершенствуются процессы («так поступают все, а мы чем хуже»);
• BPM слабо влияет на организацию, возможно, поскольку масштаб внедрения слишком велик, слишком мал, или организация старается ставить слишком амбициозные цели.
Хотя, очевидно, существует много общего между организациями, акценты, которые необходимо расставить для применения этих компонентов и элементов, а также основания внедрения BPM могут различаться не только между организациями, но и в рамках одной организации. Например, много говорят о необходимости увязывать проект или программу BPM со стратегией организации. Хотя такая цель очень приветствуется, это не единственная сфера в организации, где необходима увязка. Перед тем как организация сможет взяться за совершенствование процессов, необходимо понять факторы, которые на это влияют. Пока нет полного осознания культуры и поведения персонала, использующего процессы, невозможно узнать, какие изменения будут эффективны.
Поэтому речь идет об увязке не только стратегии и процессов, но и персонала и моделей поведения. Проект BPM также зависит от измерений и управления производительностью, управления изменениями и взаимного общения. Эффективный обмен информацией и взаимосвязи между всеми уровнями организации исключительно важны для успеха проекта BPM.
На рис. 11.2 показаны упомянутые в главе 10 этапы и важнейшие неотъемлемые атрибуты общей схемы. Следует держать этот рисунок в памяти при чтении данной главы.
Результаты в организации зависят от того, насколько синхронизированы важнейшие компоненты:
• стратегическое устремление;
• стратегическая перспектива (ви дение);
• исполнение;
• ценности/культура/модели поведения;
• персонал.
Увязка стратегии, видения перспективы и проектов совершенствования процессов внутри организации даст возможность более полной реализации стратегии. В статье в июльском выпуске Harvard Business Review 2003 года, озаглавленной «What really works» {54}, авторы выделили четыре основные сферы (стратегию, исполнение, культуру и структуру) и четыре вторичные сферы (таланты, лидерство, инновации, слияния и партнерства), в которых успешно работающие организации показывают исключительное качество исполнения. Авторы исследования установили, что такие организации отличались успешным функционированием во всех четырех основных сферах и, по крайней мере, в двух из четырех вторичных. Любопытно отметить, что стратегия и исполнение – две из четырех основных сфер. «Исполнение» в этой связи определяется авторами как «разработка и поддержание операционного исполнения». Это исследование показало, что успешные организации выбирали самые важные процессы с точки зрения удовлетворения клиентских запросов и старались сделать их максимально эффективными и продуктивными. В таких организациях также были четко сформулированы показатели эффективности процессов.
Подобное увязывание необходимо
распространить на показатели производительности по всей организации. Для успеха организации необходимо, чтобы показатели производительности руководителей, менеджеров, глав коллективов и сотрудников были увязаны со стратегией и двигали организацию в том же направлении.Чтобы успешно реализовать программу совершенствования бизнес-процессов, ее необходимо направлять и контролировать целостным последовательным подходом к реализации, иначе в нее будут привнесены значительные дополнительные риски. Такой подход к реализации позволит предприятию расширить ценностное наполнение основных элементов успеха организации, если только он воплощается в каждом отдельном проекте, в идеале – в рамках программы BPM.
Теперь каждый из уровней будет рассмотрен более подробно, чтобы показать взаимосвязи между ними и продемонстрировать, как нужно применять последовательный подход по всей организации.
Общая схема внедрения BPM
Разработка проекта или программы BPM и схемы реализации проекта, которая подходит любой организации и годится во всех ситуациях, – задача чрезвычайно сложная, особенно для разных организаций. Но если организации и одинаковые, подход к внедрению BPM сильно меняется в зависимости от особенностей организации и даже внутри нее.
Наш опыт консультантов BPM и практиков внедрения дал возможность разработать такую общую схему, и мы ее применяли и дорабатывали по ходу реализации программ и проектов BPM. Схема состоит из десяти этапов. Ниже мы немного подробнее остановимся на каждом из них, а в последующих главах они рассматриваются детально. Итак, десять этапов:
1. Стратегия организации.
2. Архитектура процессов.
3. Стартовая площадка.
4. Понимание.
5. Инновации.
6. Разработка.
7. Персонал.
8. Реализация/внедрение.
9. Реализация ценности.
10. Устойчивое функционирование.
Подход организаций к способам внедрения BPM
Хотя совершенствование бизнес-процессов в большинстве организаций считается приоритетом, их подходы к BPM или реализации усовершенствования процессов разнятся в огромной степени. Поэтому для обеспечения значимого успеха проектов необходимо разработать схему или методику реализации, которые учитывали бы все возможные варианты. А это весьма непростая задача. В следующей главе предлагаются два метода выбора или инициирования проектов BPM в организации.
На рис. 11.3 представлены этапы 1 и 2 общей схемы, а на последующих рисунках показано, как эти этапы встраиваются в постепенную реализацию программы BPM во всей организации.
Проекты обычно начинаются с этапа стартовой площадки, когда на предприятии выбирается подразделение для совершенствования работы или устанавливается необходимость такой деятельности, определяется объем проекта, он утверждается и запускается (рис. 11.4). Начиная с этого момента, этапы понимания, инноваций, развития и внедрения определяют ход каждого отдельного проекта и обеспечивают согласованность схемы или подхода во всех проектах.
На заключительных этапах (рис. 11.5) группа проекта должна работать с бизнес-подразделениями, чтобы реализовать ожидаемую полезность (ценность) или выгоды проекта, сформулированные в обосновании, и обеспечить беспроблемный переход от «проектного» режима к нормальной работе (повседневному функционированию организации). Это переведет проект из «проектного» состояния в устойчивое функционирование.