Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
1.2. Протокольные мероприятия
К протокольным мероприятиям относятся церемонии официального открытия и закрытия выставки, посещения официальных лиц, церемонии награждения участников выставок.
Церемония официального открытия — это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ особенно если в ней принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.
Участниками церемонии открытия могут быть члены Оргкомитета выставки, представители
Во время работы выставки проходит также большое количество других официальных мероприятий: визиты официальных лиц (которые могут не совпадать с открытием выставки), посещения выставки делегациями (из-за рубежа, из регионов и субъектов РФ, научно-исследовательских учреждений, ассоциаций).
Почетных гостей выставки, отдельно приглашаемых дирекцией, в западной выставочной практике называют «мультипликаторами», так как они способны многократно увеличивать PR эффект выставочного мероприятия. Отношения с ними должны носить долговременный характер, что требует соответствующего менеджмента. Для их комфортного пребывания на выставке предоставляют:
• доступ в VIP и бизнес-зоны выставочного оператора;
• приглашение на специальные мероприятия (в т. ч. проводимые экспонентами во время выставки);
• преимущественное распределение мест и отношение во время церемонии открытия и приеме для экспонентов;
• управление трансферами и размещением в отеле;
• предоставление машины с водителем во время выставок;
• персональная развлекательная программа;
• персональная опека службой протокола;
• определенные выставкой рекламные средства и подарки.
В пред- или послевыставочный период связь с VIP персонами не должна прерываться: ее можно поддерживать с помощью персональных писем от руководства, приглашений из другие мероприятия выставочной программы, оказания содействия в установлении деловых контактов.
1.3. Профессиональные «цеховые» мероприятия
Можно выделить несколько видов профессиональных мероприятий, которые могут быть проведены на площадке выставки:
Совещание — «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно включение в орбиту выставки отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
Заседание профессионального клуба, объединения, союза — важный инструмент привлечения целевой аудитории на выставку.
Специальные показы и демонстрации — используются для демонстрации комплексных технологических и иных процессов, новинок в различных отраслях. Этот тип мероприятий имеет смешанную презентационно-деловую структуру. Организация подобных мероприятий чрезвычайно важна на выставке, так как при этом достигаются сразу несколько целей:
• демонстрация новинок для специалистов отрасли (привлечение целевой аудитории);
• PR
выставки (обычно это зрелищные динамичные мероприятия, поэтому они привлекают большое количество представителей СМИ, и особенно телевидения;• имиджевая реклама выставки.
Такие мероприятия могут проходить как на выставочной площадке или возле нее на открытых площадях, так и носить выездной характер. В последнем случае важной составляющей их успеха является организация транспорта и система оповещения аудитории.
Джинсовый hand-made
Уникальное шоу состоялось в августе 2005 года в рамках Международной выставки городской моды «Джинсы». Демонстрация под названием «Джинсовый hand-made» было организована дирекцией выставки с участием российских дизайнеров и стилистов.
В режиме реального времени на глазах у зрителей дизайнеры с помощью различных приемов (роспись, аппликация, художественный destroy и др.) превратили обычные джинсы в эксклюзивные. В шоу приняли участие самые модные дизайнеры: Ольга Комиссарова, Татьяна Сударьянто, Алина Асси, Ira Krupski, Kate Frankfurt, MaiNaim, Ольга Деффи, Вероника Лазарева, Павел Элайон, Canochki.
«Джинсовый hand-made» вызвал большой интерес у посетителей и гостей выставки и получил широкий резонанс в СМИ.
Источник: компания «Джинс Экспо», г. Москва
1.4. Конкурсные мероприятия
Важной составляющей выставок являются профессиональные конкурсы. Их организаторами выступают отраслевые ведомства, профессиональные ассоциации и объединения организаторы выставки, экспоненты. На практике обычно реализуется схема, когда организационную часть конкурса берут на себя организаторы выставки, а профессиональную (экспертная оценка, формирование комиссии) — субъекты отраслевого рынка.
Для проведения конкурсов заблаговременно формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией.
Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).
Различают несколько видов конкурсов:
• дегустационные конкурсы;
• отраслевые конкурсы;
• конкурсно-презентационные мероприятия (конкурсные показы коллекций одежды, конкурсы парикмахерского искусства, конкурсы красоты);
• конкурсы, организуемые дирекцией выставки (потребительские конкурсы, конкурсы «Лучший стенд» и другие).
1.5. Презентационные программы и специальные проекты
В рамках выставки традиционно проходит множество презентационных программ различного характера. Цель специальных проектов в рамках выставки: насытить экспозицию презентационными и иными шоу-программами, направленными на максимальное увеличение рекламных возможностей экспонентов в условиях концентрации в определенном месте и времени заинтересованной целевой аудитории (от контрагентов до рядовых посетителей выставки), а также способствовать имиджевой рекламе выставки.