Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
Данные по результатам осмотра конференц-залов (либо при проработке вопроса их конструирования на выставочной площадке) можно внести в анкету, которую предлагают специалисты:
Особое внимание нужно уделить обеспечению мероприятия аудиовизуальными средствами. При подготовке мероприятия важно определить, какие из средств поддержки будут необходимы докладчикам: видеопроекторы, оверхеды, эпископы и т. п.
Виды аудиовизуального оборудования
Слайд-проекторы. В ходе презентации автоматически или с помощью пульта ДУ переключает слайды в нужной последовательности.
Оверхед-проекторы. Предназначены для презентаций, подготовленных с помощью прозрачных пленок. На пленки информация может наноситься с помощью фломастеров, принтера или ксерокса. Оверхед-проекторы могут отображать видео- или компьютерное изображение при посредстве специальных жидкокристаллических
Эпископы. Предназначены для проецирования с непрозрачных поверхностей, например листов бумаги, рекламных проспектов, всевозможных графиков, рисунков, фотографий, возможностью отображения даже трехмерных объектов.
Цифровые фото- и видеокамеры. Предназначены для видеотелеконференций. Сфера применения цифровых изображений, сделанных с помощью таких видеокамер и фотоаппаратов, разнообразна (презентации, изготовление фотографий и т. д.).
Мультимедийные проекторы. Устройства, создающие на большом экране изображение, получаемое с компьютера или любого источника видеосигнала — видеокамеры, видеомагнитофона, DVD-проигрывателя.
Экраны. В любом проекционном решении необходим экран. Экраны отличаются форматом, конструкцией и типом полотна. Выбор полотна зависит от типа проекции — на отражение (фронтальная проекция) или на просвет (обратная проекция). Экраны для обратной проекции (просветные) используются в том случае, когда требуется яркое внешнее освещение, а докладчику необходимо располагаться непосредственно вблизи экрана, не создавая помех для проекции. При этом для установки проектора необходимо темное помещение позади экрана. Для просветных экранов используется полупрозрачный полимерный материал, они могут быть жесткие или эластичные. Жесткие просветные экраны применяются, в основном, в проекционных телевизорах или в проекционных кубах. Эластичные экраны натягиваются на раму и могут изготавливаться на заказ любого размера. Конструктивно экраны могут быть на штативе, на раме со стойкам настенные, рулонные, с электроприводом и без.
Большеэкранные системы отображения информации. В настоящее время большеэкранные системы отображения информации нашли применение практически в любой сфере деятельности, где приходится анализировать большие потоки информации и адресовать их широкой аудитории. С их помощью можно создавать сколь угодно большие изображения, работать в освещенном помещении и демонстрировать на экране несколько компьютерных и видеосигналов.
Наиболее распространенный тип большеэкранной системы отражения информации — видеостена. Отдельные элементы видеостены (мониторы либо проекционные кубы) объединяются в единую конструкцию, образуя сплошной экран. При этом количество задействованных элементов и, следовательно, размер видеостены ограничивается только местными условиями. Все видеостены имеют модульное строение, что удобно при установке и сервисном обслуживании. Благодаря своим конструктивным возможностям видеостены позволяют выстраивать свою конфигурацию как в одной, так и в нескольких плоскостях, формируя вокруг операторов единый панорамный экран. Еще одним преимуществом видеостен перед другими проекционными решениями является то, что они позволяют создавать большие графические экраны, не требуя больших пространств, ведь глубина видеостен составляет менее 1 м.
Плазменные панели завоевали популярность благодаря большому плоскому экрану. При размере экрана по диагонали 37, 42 и 50 дюймов плазменные панели имеют толщину всего 8 см. Плазменные панели производятся в двух вариантах: в формате 4:3 и 16:9, что позволяет использовать их не только в частных установках, но и формировать из них видеостены.
Проекторы, видеостены и плазменные панели активно используются также в организации выставочного и сценического пространства.
Источник: [8]
Качественный звук также является немаловажным элементом сопровождения деловых мероприятий. При этом необходимо учитывать ряд факторов:
• общий шумовой фон (особенно это существенно для мобильно возводимых конференц-залов);
• акустические свойства зала;
• различные ораторские навыки выступающих (даже в небольшом зале с неплохой акустикой одного оратора может быть слышно превосходно, а другой заставляет вслушиваться с большим напряжением).
Правильно подобранная и настроенная система звукоусиления поможет решить большинство этих проблем.
Системы звукоусиления
Простейшая система звукоусиления содержит следующие базовые элементы:
• проводные или радиомикрофоны;
• микшер (устройство для смешивания сигналов от нескольких источников);
• усилитель мощности;
• акустическую систему (громкоговорители).
Дополнительно системы звукоусиления могут включать различное коммутационное оборудование, управляющее оборудование и оборудование обработки звука: эквалайзеры, динамические процессоры.
Современные системы звукоусиления представлены на рынке как стационарным оборудованием, так и комбинированными мобильными звуковыми системами.
В стационарных залах проблем со звукоусилительным оборудованием, как правило, не возникает. Необходимо лишь вовремя и четко заказать все, что необходимо для мероприятия (например, сколько нужно микрофонов для участников и т. д.). Как правило, сегодня используются беспроводные микрофоны, удобные для динамичных презентаций.
Мобильные системы представляют собой универсальное оборудование, объединяющее в одном корпусе несколько приборов: например, усилитель мощности и акустическую систему или усилитель мощности, микшер и звуковой процессор. Существуют комплексы, объединяющие в себе законченные системы звуковоспроизведения с кассетной декой, CD-проигрывателем, микшером, усилителем мощности и громкоговорителем.
В мобильно возводимых залах акустические системы монтируются на штативах или с помощью специальных крепежей непосредственно на стенах или на подвесах.
Если необходимо в ходе мероприятия использовать более 8 микрофонов, эту проблему поможет решить так называемая конференц-система. Такая система состоит из блока управления и питания, пульта председателя и необходимого количества делегатских пультов.
Блок управления и питания является центральной частью системы и управляет микрофонами делегатских пультов и пультом председателя. Он обеспечивает питание всех пультов, а также внешнюю связь системы с различными источниками. Пульты делегатов позволяют активно участвовать в конференции
всем делегатам. Встроенный микрофон позволяет им обращаться к другим делегатам, а встроенный громкоговоритель — слушать выступления. Кнопка включения — выключения микрофона позволяет делегату самому управлять микрофоном. Пульт председателя имеет те же функции, что и пульт делегата, плюс клавишу приоритета, что позволяет председателю временно или окончательно прерывать любой из микрофонов делегатов и таким образом управлять конференцией. К блоку управления и питания может подключаться магнитофон для протоколирования хода дискуссии.К конференц-системе могут подключаться системы синхронного перевода речи, электронного голосования, идентификации участников по карточкам.
Источник: [9]
При подготовке мероприятия нужно не забыть позаботиться о звукозаписи/протоколирования. Звук записывается на выбранный тип носителей с применением профессиональных студийных микрофонов. Затем такая запись может быть расшифрована и соответствующим способом обработана.
При проведении международных конгрессных мероприятий необходим синхронный перевод. Стационарные залы, как правило, оборудованы системами синхронного перевода. В мобильно возводимых конференц-залах эта проблема может быть решена при помощи мобильного комплекта синхронного перевода, который включает в себя центральную коммутационную часть (пульт и кабину для переводчика-синхрониста, передающее оборудование и др.) и инфракрасные приемники и наушники для гостей. Системы синхронного перевода речи многоканальны, позволяют одновременно транслировать несколько переведенных языков.
В оснащении конференц-залов используется специальная мебель: разнообразные кафедры, столики для проекторов, шкафы для аппаратуры. При подготовке мероприятия необходимо учесть наличие и расположение этих немаловажных «помощников» докладчиков и организаторов мероприятия. Рекламные проспекты, журналы, информационные листки могут быть размещены в специальных подставках (например, Caddy).
Многим докладчикам для дополнительного иллюстративного материала могут понадобиться доски. Это могут быть флип-чарты, маркерные или копи-доски либо электронные доски, которые подключаются к компьютеру. В современных залах существуют также рельсовые системы, объединяющие все демонстрационные элементы в единую подвижную и компактную систему с помощью специального рельса.
Важную роль в создании деловой атмосферы мероприятия играет оформление зала. При оформлении зала на выставках используется рекламная продукция выставки (плакаты, флажки, шары, мобильные стенды), с тем чтобы еще раз напомнить участникам, что мероприятие проходит на территории выставочной площадки или в рамках выставки. Так же используются цветочные композиции, постеры и другие элементы оформления. Обязательно за стеной президиума должно быть размещено название мероприятия, логотип выставки — тогда при фото- и киносъемке идентификация будет более полной.
Использование новых технологий: видеоконференция
В феврале 2005 году во время выставки спортивных товаров «Ин-Спортс» компания «Спорт Коммьюникейшн Групп» провела видеоконференцию Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург.
Идея провести видеоконференцию родилась при обсуждении возможности демонстрации новых технологий с компанией Sony (профессиональное и вещательное оборудование). Оборудование, которое использовалось при проведении видеоконференции, позволяет в режиме on-line общаться представителям различных регионов при минимальных технических требованиях «на местах».
Для выставки видеоконференция стала небольшой сенсацией. Тема, которая была заявлена («Вопросы развития спортивной индустрии в регионах России»), как нельзя лучше подходила под формат: первые лица руководства спортом из Санкт-Петербурга и Екатеринбурга отвечали на вопросы из зала, находясь в своих городах.
Источник: компания «Sport Communication Group», г. Москва
2.3.3. Организационные вопросы
Для участников мероприятий конгрессной программы подготавливается специальный комплект информационных и рекламных материалов, в который могут войти:
• программа мероприятия;
• тезисы выступлений участников;
• справочный и раздаточный материал;
• рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция);
• анкета;
• ручка, блокнот/листы для записей;
• туристическая информация и др.
Участники мероприятий деловой программы обычно проходят процедуру регистрации. Предварительная регистрация практикуется в основном для крупных и международных мероприятий, а также для платных мероприятий. Регистрация участников по упрощенной форме происходит непосредственно перед началом мероприятия.
По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.
Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.
Предварительная регистрация
Существует несколько форм регистрации участников мероприятий деловой программы выставки. Более сложный путь (общепринятый в мировой практике) — это предварительное заполнение регистрационных форм, высылаемых заблаговременно в адрес оргкомитета мероприятия либо дирекции выставки. Такая регистрационная форма может включать:
• Ф.И.О.;
• научные и почетные звания;
• название организации;
• должность;
• адрес (полный и почтовый);
• координаты (тел., факс, e-mail);
• страна;
• предпочтительный рабочий язык мероприятия;
• специальные условия (диета, приспособления);
• тип участия (участник, слушатель, почетный гость);
• дата прибытия и отъезда (вид транспорта, рейс/№);
• необходимость встречи/трансфера, пункт назначения;
• выбор конфигурации участия: пленарные заседания, секции по выбору, визиты, культурная программа, участие в приемах и фуршетах и др.;
• размещение;
• даты проживания;
• отель (название либо тип/класс);
• тип номера (одноместный, двухместный, люкс);
• размер и формы оплаты, банковские реквизиты;
• санкции и процедура возмещения стоимости участия (сроки).
Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва