Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

При организации сервисных зон (информационные стойки, регистрация, пр.) можно использовать либо стандартный конструктор, либо мобильные выставочные конструкции: с их помощью можно оформить вход, сделать информационную стойку или стенд выставки, выделить бизнес-зону и т. д.

Тема выделения функциональных зон на выставке тесно связана с проблемой навигации на выставке. Прежде всего, на выставке существует система информационных центров/стоек, где посетитель и экспонент могут получить исчерпывающую информацию о работе выставки и услугах, предоставляемых организаторами. Обычно создается несколько стоек (в зоне регистрации, на входе, в деловом центре и т. д.) для обеспечения информационной прозрачности инфраструктуры выставки.

Обязательным элементом информационного центра является экспозиционный план выставки с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно он представлен в увеличенном формате на входе и продублирован в полиграфическом исполнении, чтобы посетитель мог воспользоваться им при работе на выставке.

Указатели направления движения организуют потоки посетителей на выставке. Это могут быть короба (вариант — светящиеся короба), баннеры, постеры, элементы универсальных экспозиционных систем.

Особой зоной выставочного пространства является открытое пространство. Оно может быть продолжением экспозиции на закрытых выставочных площадях, а может представлять собой выставку на открытом воздухе.

В любом случае, открытые площадки должны быть вовлечены в общую концепцию организации выставочного пространства. Среди общих принципов, которым подчиняется организация открытых площадок, можно упомянуть следующие:

• наличие четких визуальных границ (ограда, маркировка);

• организация охраны и уборка площадки;

• структурированность экспозиции;

• наличие элементов навигации;

• соблюдение фирменного стиля в оформлении.

При организации открытого пространства в числе прочих используются баннеры и конструкции с их применением, щиты, уличные флаги, шары, летающие объекты, штендеры, элементы уличных информационных систем, шале, надувные конструкции, нестандартные рекламные элементы.

3. Способы обеспечения административных и рекламно-информационных услуг на выставке

Значительный блок услуг, предоставляемых организатором выставки, требует не столько финансовой, сколько организационной и информационной работы, и может быть обеспечен в условиях практически любой выставочной площадки.

Прежде всего, на выставочной площадке должна быть обеспечена информационная прозрачность по предлагаемым услугам. Часто посетители и экспоненты просто не знают о том, какие услуги предоставляются на выставке.

У организаторов выставки всегда есть партнеры, которые оказывают сервисные услуги по сопровождению выставочного проекта. Поэтому для достижения информационной прозрачности можно свести в единый мини-гид/справочник весь комплекс общих услуг, который обеспечивается организаторами.

FINE POINT

Структура выставочного справочника

В справочник для экспонентов и посетителей выставки можно включить информацию и контактные телефоны следующих аутсорсинговых структур:

• общая информация для участников;

• строительство и дизайн выставочных стендов;

• дополнительное оборудование;

• подключение электроэнергии, телефона, другие технические услуги;

• охрана и уборка павильона;

• страхование;

• транспортировка грузов;

• таможенные услуги;

• услуги флориста;

• размещение в гостинице;

• трансфер;

• экскурсионное обслуживание;

• вызов такси;

• обменный пункт/банк;

• химчистка;

• парикмахерская;

• почта, телеграф;

• врач выставки;

• аптека;

• общественный транспорт;

• транспорт выставки;

• скорая помощь;

• пожарная служба и др.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

При отсутствии той или иной услуги непосредственно в павильоне можно дать координаты ближайшего учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская, телеграф) — главное, чтобы посетитель или экспонент имел достоверную информацию.

Информационную прозрачность для посетителей и экспонентов обеспечивают также экспозиционные планы с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно такие планы включаются в общий путеводитель по выставке. Целесообразно указать на плане офис дирекции, бухгалтерии, информационный центр, пресс-центр, бизнес-центр, конференц-залы, рестораны/кафе, гардероб, парковки, туалеты, медпункт, склад, сувенирные киоски и т. д.

Для обеспечения ряда услуг на площадке целесообразно создание представительских офисов сервис-компаний. Это касается тех услуг, где необходимо непосредственное общение с клиентами: строительство и дизайн стендов, экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание (размещение в гостиницах, трансфер, организация экскурсий), юридические консультации, медпункт, фотоуслуги.

Важнейшие для жизнеобеспечения выставки услуги оказывает бизнес-центр выставки: ксерокопирование, телефонная и факсимильная связь, ламинирование, доступ в Интернет, работа на PC, вывод файлов на печать, передача сообщений, аренда аудиовизуальной аппаратуры.

В информационном центре выставки посетитель должен иметь возможность получить следующие услуги и консультации:

• информация обо всех видах услуг для экспонентов и посетителей;

• поиск компаний по товарным группам и по алфавитному списку;

• консультации по мероприятиям деловой программы;

• продажа каталогов, рекламной и сувенирной продукции выставки.

4. Таможенное оформление выставочных грузов и транспортно-экспедиторское обслуживание

Среди технических услуг, оказываемых организатором выставки экспонентам, в обязательном порядке присутствует таможенное оформление ввозимых из-за рубежа на период выставки грузов, а также транспортно-экспедиторское обслуживание. Для оказания этих услуг обычно приглашается специализированная компания.

Для прохождения таможенных процедур, необходимых для временного ввоза выставочных экспонатов, необходимо оформить ряд документов, перечень которых предоставят в компании. Некоторые товары для таможенного оформления требуют получения разрешения или согласования с государственными таможенными органами. Это товары двойного применения, оружие и боеприпасы, медикаменты и медицинские изделия, товары растительного и животного происхождения, радиочастотные товары, культурные и художественные ценности, изделия из драгоценных металлов и т. д. Рекламная продукция (сувениры, каталоги, пр.), предназначенная для раздачи или дарения во время выставки, оформляется в режиме окончательного ввоза.

Участнику выставки могут быть предложены также услуги по ответственному хранению выставочных экспонатов, их доставке на стенд и со стенда, погрузочно-разгрузочные работы с использованием специальной техники.

5. Организация процесса регистрации посетителей

5.1. Назначение и виды регистрации

Одной из наиболее актуальных и значимых административных услуг в рамках выставочного мероприятия, проводимого в формате b2b, является организация регистрации его посетителей.