Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
Разработка и выполнение программы включает предварительную встречу со всеми поставщиками услуг и персоналом, который будет занят в организации программы. Разработка и выполнение программы соотносится с управлением на самой выставке — система навигации, регистрация, требования к персоналу, информационные службы — все те же самые элементы, которые обычно можно найти на выставке.
Методы презентации
«Выступающий без поддержки» — доклад, лекция, выступление без средств визуальной поддержки. Обычно используется для выражения персонального мнения, либо, напротив, сухой статистики, научной информации.
«Выступающий с поддержкой» — выступление сопровождается средствами визуальной поддержки (мультимедийный проектор, оверхед, и др.) для иллюстрации сложных технических или комплексных вопросов.
Демонстрация — выступление
Action — шутки и элементы пародии, использующиеся для снятия напряжения и усталости.
«Круглый стол» — используется для высказывания различных точек зрения по проблеме, для более полного участия аудитории в мероприятии.
Ролевая игра — эффективная тренинговая технология. Участники играют определенные тренером роли для более полного «погружения» в процесс.
Poster session — используется в основном в технических конференциях. Докладчик комментирует схемы и графики, выведенные на дисплей либо информационную доску.
Видео, мультимедиа, телевидение — активно используются как «поддерживающие» методы презентации.
Источник: [5]
Виды перерывов во время деловых мероприятий
Кофе брейк — перерыв около 15 мин., во время которого сервируются кофе, чай и сладкое.
Ланч — перерыв около 50 мин., во время которого сервируется буфет.
Обед — перерыв около 1,5 ч, во время которого сервируются горячие блюда.
Перерыв для осмотра экспозиции — время зависит от величины экспозиции.
Прием кофе/чая, ликеров и др. «благородных» крепких напитков во время рабочей сессии — используется во время небольших заседаний.
Гала-ужин — торжественное мероприятие, «венчающее» программу дня.
Источник: [6]
2.2. Реклама и информирование потенциальных участников
Информационные материалы о мероприятиях деловой программы включаются в общую рекламную кампанию выставки.
Основная информация относительно мероприятия составляет резюме программы, куда входят название, тема, все контакты и даты, вся полезная информация, сервис и пр. С этой программой работают организаторы. Информация, открытая для публики, формирует программу для посетителя. Такая программа исполняет ряд функций: во-первых, она должна дать посетителям информацию, нужную для посещения лекций, регистрации; во-вторых, это часть промоушна. Программа обычно включается в пакет прямой рассылки, чтобы подстегнуть посещаемость. Наконец, это также возможность отметить спонсоров, назвать получивших призы, и т. п. Некоторые ассоциации используют программу как рекламную возможность. Это повышает доход от мероприятия.
Практика показывает, что для успеха деловой программы общевыставочной рекламы недостаточно, хотя сами организаторы конференций и семинаров в рамках выставки часто ошибочно уверены в обратном. И проблема не в том, что плоха реклама выставки, а в том, что методы приглашения посетителей выставки и участников конгрессного мероприятия различны, а также аудитории не всегда совпадают, хотя и пересекаются. Поэтому необходимо сосредоточить усилия на привлечении участников на конкретные мероприятия, определив их целевую аудиторию и рекламно-информационные инструменты. Потенциально перспективными методами работы можно назвать следующие:
• оповещение по ведомственным информационным каналам;
• реклама и информация в специализированных и корпоративных изданиях;
• персональные приглашения (по почте, факсу, курьером);
• афиши внутри ведомств, офисов и др. вовлеченных в орбиту мероприятия структур.
Часто организаторы выпускают отдельные билеты на мероприятия, проводимые в рамках выставки, публикуют в СМИ регистрационные листы.
2.3. Выбор, оборудование и оформление помещений
2.3.1. Типы конференц-залов на выставках
На выставках существует два типа помещений, в которых проходят мероприятия деловой программы: стационарные и мобильно возводимые на время работы выставки.
Конечно, стационарные помещения имеют неоспоримые преимущества перед возводимыми конструкциями: они лучше оборудованы, имеют лучшую звукоизоляцию и т. д. Однако не всегда они присутствуют в достаточном количестве в наших выставочных комплексах, поэтому на практике организаторы выставок строят конференц-залы, VIP залы, переговорные комнаты самостоятельно.
Также в выставочной практике используется проведение мероприятий конгрессной программы вне выставочной площадки с последующим организованным посещением выставки.
Во всех трех случаях необходимо тщательное инспектирование помещений, в которых будет проходить деловая программа выставки, с тем чтобы правильно распределить проходящие во время выставки мероприятия по залам и предусмотреть необходимое оборудование и инвентарь.
FINE POINT
Размер зала, виды рассадки для различных типов мероприятий
Большое значение для успешного проведения мероприятия имеет правильный выбор размера зала:
• не должно быть ощущения пустоты, «заброшенности» участников;
• участникам не должно быть тесно;
• должна быть правильно выбрана форма рассадки участников.
Специалисты по организации конгрессных мероприятий рекомендуют следующие соотношения площади зала и количества участников мероприятий деловой программы [7]:
Необходимо продумать, какой вид рассадки участников выбрать. Ниже приводим стандартные варианты рассадки:
2.3.2. Оборудование и инвентарь
При осмотре и бронировании помещений необходимо получить ответы на следующие «главные» вопросы:
• удобно ли и «прозрачно» расположение зала для участников (система навигации);
• удобно ли расположен зал с точки зрения выставочной дирекции (близость служб, уровень шума в зале и др.);
• каким оборудованием и инвентарем располагает зал;
• какие вспомогательные службы/услуги могут быть обеспечены.
Проверить себя можно, составив детальный перечень вопросов (см. ниже «Контрольный лист»).
Контрольный лист: организация конференции
• Число участников мероприятия.
• Помещение: расположение, степень удобства.
• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.
• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.
• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.
• План помещения.
• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.
• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.
• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.
• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.
• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.
• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.
• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.
• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.
• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.
• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.
• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.
• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.
• Кофе, чай, ланч, обед.
• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.
• Пресса: пресс-релизы и мероприятия для прессы.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов
• Вид мероприятия.
• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.
• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.
• Правила, лицензии.
• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.
• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.
• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.
• Меню: расценки на все виды блюд.
• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.
• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.
• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.
• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.
• Реклама.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва